Mit Office 365 zur dynamischen Terminverwaltung in der Cloud

Das Kölner Unternehmen Holthausen migriert auf Microsoft Office 365. Für die zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit und Einsatzplanung zwischen den Bürokräften und den Monteuren setzt der Mittelständler seit Anfang 2012 erstmalig auf eine nahtlos integrierte IT-Landschaft.

Kam bei der Holthausen GmbH zuletzt ein Mix aus Google Apps und anderen Diensten zum Einsatz, konnte diese Lösung im Zuge der Modernisierung ihrer IT-Landschaft die notwendigen Anforderungen nicht leisten. Die bei der Umstellung auf die neue Version der ERP-Lösung „PDS Abacus“ geforderte Interoperabilität und die Synchronisation von Termin- und Auftragsplanung mit den Monteuren im Außendienst fehlten. 

Abhilfe schafft die Integration der Microsoft Exchange Online Lösung im Rahmen der Microsoft Office 365 Suite. Direkt mobil in die Arbeitsprozesse im Unternehmen eingebunden, erhalten die Außendienstmitarbeiter alle relevanten Daten in Echtzeit über den Outlook-Terminkalender direkt auf ihre mobilen Endgeräte.

Mix aus Google Apps und anderen Diensten: nicht integrierbar - nicht zukunftsfähig
Für die 40 Mitarbeiter und Monteure des Heizungs- und Sanitärdienstleisters ist bei ihrem mobilen Einsatz die Einbindung in die zentrale Auftrags- und Terminverwaltung von besonderer Bedeutung. „Aufgrund des Fehlens von Schnittstellen zwischen den Systemen mussten wir bisher Termine über den Kalender im Unternehmen pflegen und kurzfristige Änderungen telefonisch an die Monteure vor Ort weiterleiten“, erklärt Bastian Winter, Geschäftsführer der Holthausen GmbH.

„Das war zweckmäßig aber leider umständlich und statisch.“ Die Arbeitsprozesse des Unternehmens mit 30-jähriger Erfahrung wurden zunehmend erschwert und genügten nicht mehr den wachsenden Anforderungen von Kunden und Mitarbeitern.

Die Notwendigkeit der Modernisierung der bestehenden IT-Landschaft wurde erkannt und ein Update auf die neue Version des ERP-Systems „PDS Abacus“ - speziell für Handwerksbetriebe - sollte der zeitraubenden Verwaltung ein Ende setzen. „Allerdings war eine Anbindung der ERP-Software, dem digitalen Kalender und den mobilen Geräten unserer Mitarbeiter mit den vorhandenen Lösungen nicht zu erreichen“, kommentiert Bastian Winter.

„Ohne diese Integration und die Möglichkeit, Daten und Kommunikation zwischen der Unternehmenszentrale und den Monteuren im Außendienst zu synchronisieren, waren Google Apps und andere Dienste für uns keine zukunftsfähige Lösung.“

Interoperabilität für nahtlose Anbindung in bestehende IT-Landschaft
Mit der nun eingesetzten Exchange Online Lösung aus Microsoft Office 365 gelingt dem mittelständischen Dienstleister diese zentrale Anbindung der Außendienstmitarbeiter. Grundlage bilden die „Push“-Dienste für die Monteure unterwegs nebst der Integration in die bereits vorhandene ERP-Lösung. „Einheitliche Standards und die Offenheit der Schnittstellen der Microsoft-Lösungen bilden genau diese Grundlage der Interoperabilität und ermöglichen somit die nahtlose Anbindung in die bestehende IT-Landschaft“, sagt Andreas Urban, Leiter der Open Source Strategie bei Microsoft Deutschland.

Mithilfe der Integration in Microsoft Outlook lassen sich die Daten von Aufträgen, Terminen und Kundenhistorie fortan einfach zwischen dem ERP-System und den mobilen Geräten der Monteure austauschen und verwalten. „Der Einsatz von Office 365 bedeutet für uns einen zusätzlichen Wettbewerbsvorteil und für unsere Kunden erhöhen wir das Tempo beim Service. Wir sind beim Rohrbruch schneller vor Ort und unsere Mitarbeiter erhalten unterwegs direkt die wichtigsten Informationen. Das bedeutet für uns eine große Erleichterung für unsere internen Prozesse, eine enorme Verbesserung unserer Kommunikation und höhere Kundenzufriedenheit“, freut sich Bastian Winter.

Darüber hinaus wurde durch die Integration erstmalig eine nahtlos integrierte IT Umgebung im Bereich der eingesetzten Groupware-Lösung geschaffen. Dafür arbeitete die Holthausen GmbH mit dem Microsoft-Gold und Cloud Accelerate-Partner, der Großbecker & Nordt Bürotechnik Handels GmbH zusammen. „Ein modern denkendes Unternehmen wie die Holthausen GmbH profitiert enorm von einer innovativen Cloud-Lösung, wie sie jetzt mit Microsoft Office 365 zum Einsatz kommt“, erklärt Marcus Großbecker, Geschäftsführer, Großbecker & Nordt Bürotechnik Handels GmbH.

„Neben Standardisierung und Vereinfachung der IT-Struktur konnten wir für die Holthausen GmbH die Grundlage für die stetige Anpassung ihrer IT-Infrastruktur an Wachstum und sich ändernden Anforderungen schaffen. Dies alles mit minimalen Investitionskosten und geringer Vorlaufzeit. Somit bleibt auch die Liquidität des Unternehmens erhalten, um das weitere Wachstum finanzieren zu können.“

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