Acht Tipps zur erfolgreichen Einführung von UC

Unified Communications zielt auf eine Zusammenführung von bislang getrennten Kommunikations- kanälen in einer einheitlichen Benutzeroberfläche. Entscheidend für eine erfolgreiche Einführung ist das Zusammenspiel von Organisation, Technologie und Mitarbeiterakzeptanz.

Unternehmen jeder Größenordnung agieren heute in einem Umfeld, das einen sehr großen Koordinations- und Kommunikationsbedarf erfordert. Alle unternehmenskritischen Geschäftsprozesse sind auf eine optimale Kommunikation angewiesen - das reicht vom Einkauf über die Materialwirtschaft in der Produktion und das Marketing bis zum Vertrieb. Der Einkauf beispielsweise wünscht ein direkte und schnelle Abstimmung mit Lieferanten oder auch eine schnellere Reaktionsfähigkeit. Der Vertrieb verfolgt das Ziel einer Erhöhung der Kundenzufriedenheit, verbunden mit einer schnelleren Auftragsabwicklung. Um diese strategischen Vorgaben umzusetzen, spielt effiziente Kommunikation eine zentrale Rolle.

Das Ziel von Unified Communications (UC): Eine Vereinheitlichung der heute noch üblichen Vielzahl von Endgeräten und Kommunikationskanälen unter einer gemeinsamen Benutzeroberfläche, um damit die Effizienz in den Geschäfts- und Kommunikationsprozessen zu steigern. In acht Tipps hat Damovo, ein führenden Integrations- und Servicepartner für UC-Lösungen, die wichtigsten Aspekte für erfolgreiche UC-Projekte zusammengefasst.

1. Vorstand oder Geschäftsleitung eines Unternehmens müssen die Einführung von Unified Communications vorbehaltlos unterstützen. Das verdeutlicht die strategische Reichweite einer UC-Lösung.

2. Die oberste Führungsebene und die Fachbereichsleiter sollten mit gutem Beispiel vorangehen und wo immer möglich die neuen Technologien und Funktionalitäten wie Webkonferenzen, Desktop und Application Sharing oder Präsenzanzeige im Alltag nutzen.

3. Wo vorhanden, gilt es den Betriebsrat so früh wie möglich einzubinden. Als Multiplikatoren können dessen Mitglieder sehr viel zu einem Gelingen des UC-Projekts beitragen.

4. Von Beginn an kommt es darauf an, dass sich in den ausgewählten Kernprozessen bereits nach wenigen Monaten sichtbare Verbesserungen einstellen (Quick Wins). Das erleichtert die Überzeugungsarbeit bei der Übertragung auf weitere Geschäftsprozesse und Fachabteilungen.

5. Die IT-Verantwortlichen müssen bereits in der Konzeptions- und Design-Phase prüfen, ob die vorhandene Infrastruktur dem erhöhten Sprach- und Datenaufkommen gewachsen ist. Bereits an dieser Stelle ist ein Check der gültigen IT-Security-Richtlinien angebracht. Steigt beispielsweise die Zahl der mobilen User, sind möglicherweise Nachbesserungen notwendig.

6. Technisch betrachtet entscheidet sich der Erfolg eines Projekts an den Schnittstellen von UC zu den anderen in die Geschäftsprozesse involvierten Programmen und Systemen: E-Mail, Instant Messaging, betriebswirtschaftliche Standardsoftware, CRM-Applikationen, TK-Anlagen etc.

7. Wo es darum geht, die Arbeitsbeziehungen zu Lieferanten und Kunden zu verbessern, lässt sich dies recht effektiv mit der Einrichtung von Webportalen erreichen. Unterbrechungen in den Logistikprozessen können so weit schneller behoben werden. Auf einer eigens eingerichteten Webseite erhalten Kunden bei Anfragen zu Preisen, Verfügbarkeit von Produkten oder im Servicefall sofort Antworten auf ihre Fragen. Damit verbessert sich die Reaktionsgeschwindigkeit eines Unternehmens.

8. Die dauerhafte Wirkung hängt ganz wesentlich von der kontinuierlichen Verbesserung der Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ab. Je mehr sich die Mitarbeiter mit den zusätzlichen Möglichkeiten vertraut machen und sie auch ohne allzu enge Restriktionen nutzen können, umso stärker steigt die Akzeptanz. Im Idealfall kommen dann von den Mitarbeitern Vorschläge für Verbesserungen und zusätzliche Funktionen.

"Bei der Umsetzung in individuelle Lösungen sind Unternehmen wie Damovo als Integrations- und Servicepartner für Unified-Communications-Lösungen gefragt. Denn in einem konkreten Projekt kommt es unter anderem darauf an, die Kommunikationsmedien so mit organisatorischen Maßnahmen zu verzahnen, dass die Geschäftsprozesse optimal unterstützt werden und die Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten den Nutzen direkt im Geschäftalltag erfahren", sagt Carl Mühlner, Geschäftsführer von Damovo in Düsseldorf. "Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist es wichtig, Geschäfts- und Kommunikationsprozesse auf den Prüfstand zu stellen und mit Hilfe von Technologien für mehr Effizienz zu sorgen; UC liefert dafür sehr gut geeignete Werkzeuge."

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