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Virtuell weltweit unterwegs

Im Zeitalter von Wirtschaftskrise, Klimawandel und Schweinegrippe gibt es zunehmend Argumente für virtuelle Meetings als Ersatz für Geschäftsreisen. Die leistungsfähige Technik dafür ist da. Video-, Web- oder Telefonkonferenzen bieten heute echte Alternativen.

Wann sich welche Lösungen lohnen, ist allerdings der Betrachtung wert
Im Juli 2008 demonstrierte der britische Umweltminister, dass es auch anders geht: Er hielt seine Hauptrede auf dem Klimagipfel in Sydney via Videokonferenz und reiste dazu nicht aus London an. Ein Exempel mit programmatischem Signal: 60 Stunden Reisezeit und 6,2 Tonnen CO2-Belastung sparte diese Aktion ein, hieß es. Eine Studie der European Telecommuni- cations Network Operators Association (ETNO) zusammen mit WWF (World Wide Fund For Nature) hat solchen Klimanutzen bereits vor Jahren hochgerechnet: Würden zum Beispiel 5 bis 30 Prozent der Geschäftsreisen in Europa durch Videokonferenzen ersetzt, ließen sich 5,59 bis 33,53 Millionen Tonnen CO2 einsparen.

Studie: 20 Prozent weniger Reisekosten durch Videokonferenzen
Auch der Effekt für das Travel Management ist groß: Im Rahmen eines Online-Panels des internationalen Service-Providers Easynet Global Services und des IMWF Instituts für Management- und Wirtschaftsforschung wurden im Jahr 2008 europaweit 716 geschäfts- reisende Fach- und Führungskräfte befragt - mit interessanten Ergebnissen. So betrachteten die Befragten 19 Prozent des Zeitaufwands für eine Geschäftsreise als Verschwendung. Lediglich 55 Prozent der gesamten Reisezeit ließe sich im Durchschnitt für effektives Arbeiten nutzen. Dennoch seien Geschäftsreisen aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken. Darum wäre die Kombination mit Videokonferenzen die optimale Lösung.

Durch deren Einsatz können sich Einsparungen von mehr als 20 Prozent der Reisekosten ergeben, schätzten mehr als die Hälfte der Befragten. Daneben wurden schnellere Reaktionszeiten und Entscheidungsfindungen sowie die überregionale Erreichbarkeit als wichtigste Vorteile von Videokonferenzen genannt. Bemerkenswert am Standort Deutschland: Beim Einsatzzweck von Videokonferenzen rangieren dort Teambesprechungen an erster Stelle und nicht - wie europaweit - Geschäftsführersitzungen. Virtuelle Meetings haben ihren exklusiven Anstrich hierzulande also schon abgestreift und werden vor allem zu Projektbesprechungen, Sitzungen und Tagungen mit Kunden sowie Krisensitzungen und Schulungen anberaumt.

Videokonferenzen: Von der Low-Cost- zur Full-Service-Lösung
Für Unternehmen gibt es immer mehr Möglichkeiten, eine passende Form dieser Videokommunikation zu finden. Die Vielzahl der verschiedenen Systeme und Angebote lässt sich in drei grundsätzliche Kategorien unterscheiden:  

  • Desktopbasierte Systeme:
    Einfache, selbstorganisierte Videokonferenzen mit Zusammenschaltung weniger Teilnehmer lassen sich heute schon über einen PC anhand einer Software, Webkameras, Headset bzw. Lautsprecher und Internetzugang durchführen. Der Kostenaufwand dafür ist relativ gering, jedoch ist für die Systemadministration, technische Steuerung und das Troubleshooting selbst zu sorgen.
  • Professionelle Videokonferenzsysteme:
    Diese selbstorganisierten Videokonferenzen werden in einem separaten Raum mit speziellen Geräten durchgeführt. Inzwischen ist dies auch in High-Definition-Qualität möglich. Auch hier sind Administration, technische Steuerung und Troubleshooting selbst sicherzustellen.
  • Rundum-Service Videokonferenzsysteme (HD-Qualität):
    Die lebensechte Übertragung per Video und Ton findet in einem separaten Raum mit speziellen Geräten statt. Dazu gehört ein Dienstleister, der einen Rundum-Service zur Videokonferenz liefert (inklusive Concierge-Service für Terminplanung, Support und Monitoring).

In allen Fällen dieser ISDN- oder IP-basierten Techniken lassen sich zeitgleich Präsentationen über den Bildschirm vorführen, Dateien gemeinsam bearbeiten, Videosequenzen live einspielen und die gesamte Konferenz aufzeichnen. Manche Anbieter bieten komplett ausgestattete Videokonferenzstudios vielerorts und auch zur kurzzeitigen Miete als 24-Stunden-Service an. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass die Durchführung der Konferenz in professionellen Händen liegt. So lassen sich gegebenenfalls auch Firmenstandorte länderübergreifend zusammenschalten, ohne dass dort technisches Equipment anzuschaffen ist.

Selbst Regie führen oder Service beauftragen?
Der vor allem kostengünstige Charme einer selbstorganisierten Videokonferenz-Lösung verblasst oft angesichts der vielen technischen Tücken und dem dafür nötigen Spezial-Know-how. Hier wird auch die professionelle IT-Abteilung eines Unternehmens auf die Probe gestellt. Die passende Übertragungsbandbreite, das optimale und standortübergreifende Zusammenspiel von Geräten, Software und Sicherheitseinrichtungen (Firewall), die Zuverlässigkeit des Systems samt sofortigem Troubleshooting während einer Live-Konferenz - diese Dinge gilt es sicherzustellen. Sonst kann die Anwendung nicht nur im Unternehmen leicht an Akzeptanz verlieren und die oftmals angestrebte positive Außendarstellung misslingen. Gerade wer sich ein Videokonferenzsystem selbst anschafft, setzt damit hohe Investitionen aufs Spiel.

Denn auch wenn eine Videokonferenz heute Spektakuläres bieten kann, haben professionelle Systeme ihren Preis. Kosten einfache Videokonferenz-Software lediglich drei- bis vierstellige Beträge, so können leistungsfähige Gruppenkonferenzlösungen über 20.000 Euro und sogenannte Telepräsenzsysteme in HD-Qualität 300.000 Euro erreichen, dann meist inklusive separatem Konferenzraum und Full-Service. Professionelle Anbieter stellen für Unternehmen deshalb ein individuelles Rechenszenario auf, wann sich welches Videokonferenzsystem jeweils bezahlt macht (etwa durch Reduzierung von Geschäftsreisen); oft wird dabei auch die Verminderung von CO2-Emissionen einbezogen. Unterm Strich lässt sich darum schlussfolgern: Wer über Business-Videokonferenzlösungen nachdenkt, sollte sich beraten lassen.

Oft eine Alternative: Telefon- und Webkonferenzen
Die Vorteile der Videokommunikation werden in der Geschäftswelt zunehmend gesehen: Laut Easynet-Studie setzt bereits über ein Viertel der Befragten professionelle Videokonferenz-Systeme ein oder plant sie einzusetzen. Noch häufiger kommen in der Praxis jedoch Telefon- oder Webkonferenzen zum Einsatz. Den Grund dafür nennt Jo-achim Hamburger, Group Travel Manager bei Electrolux, einem der führenden internationalen Hersteller von Haushaltgeräten: „Oft ist eine Visualisierung der Konferenzteilnehmer unnötig - vor allem, wenn sie sich bereits kennen. Allein im Travel Management konferieren wir deshalb vier- bis fünfmal pro Woche auch länderübergreifend über Telefon und Web, das genügt für kürzere Besprechungen und den Austausch von Informationen und Dateien."

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