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Video Conferencing wird bis 2016 zum bevorzugten Kommunikationstool im Geschäftsleben

Laut einer aktuellen Studie von Polycom und Redshift Research mit 1.205 Business Entscheidern in zwölf Ländern wird Video Conferencing zum Standard in der Geschäftskommunikation.

76 Prozent der Befragten geben an, dass sie Video Lösungen bereits bei der Arbeit verwenden. 56 Prozent der Nutzer von Video Conferencing nehmen mindestens einmal pro Woche an einem Video Meeting teil. 96 Prozent der Manager und Führungskräfte sind der Ansicht, dass Video Conferencing Unternehmen dabei hilft, Distanzen und kulturelle Barrieren zu überwinden und so die Produktivität verbessern. Die Audio Qualität – die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen – ist laut der Umfrage die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches Video Meeting.

Redshift Research führte die Studie “Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends” mit 1.200 Business Entscheidern im Auftrag von Polycom durch. Sie belegt, dass Video Conferencing wesentlich zur Verbesserung der Team-Zusammenarbeit beiträgt und hilft, die physischen und kulturellen Distanzen zwischen entfernten Kollegen zu überwinden.

Video Conferencing wird im Geschäftsleben allgegenwärtig
Die Studie zeigt, dass Video weltweit im Geschäftsalltag mehr und mehr allgegenwärtig wird. Auf die Frage, welche Kommunikationsmethode sie momentan bevorzugt einsetzen, nennen die Befragten Video Conferencing an dritter Stelle mit 47 Prozent hinter E-Mail (89 Prozent) und Telefon/Conference Calls (64 Prozent).

Die gleichen Befragten sehen Video in drei Jahren als bevorzugtes Kommunikations-Tool (52 Prozent), gefolgt von E-Mail (51 Prozent) und Telefon/Konferenz-Calls (37 Prozent). Diejenigen, die Video Conferencing heute einsetzen, sehen folgende drei größte Vorteile des Tools: Bessere Zusammenarbeit mit global verteilten Kollegen (54 Prozent), mehr Klarheit bei den diskutierten Themen (45 Prozent) und effizientere Meetings (44 Prozent).

Über drei Viertel der befragten Entscheider (76 Prozent) setzen Videokonferenz bereits im Arbeitsleben ein. 56 Prozent der Video Anwender nehmen mindestens einmal pro Woche an einem Videomeeting teil. In Brasilien, Indien und Singapur schnellt dieser Wert signifikant nach oben: Hier setzen mehr als zwei Drittel der Befragten Video Conferencing mindestens einmal pro Woche ein.

Die Studie zeigt auch, dass 83 Prozent aller Befragten und knapp 90 Prozent der Befragten zwischen 20 und 40 bereits jetzt zuhause Consumer Videolösungen nutzen. Fast die Hälfte aller Befragten nutzt Video Conferencing zuhause mindestens einmal pro Woche.

„Die Nutzung von Video Conferencing zuhause wird immer beliebter, speziell bei der jungen Generation, die jetzt ins Berufsleben einsteigt. Dadurch steigt auch die Präferenz für und Akzeptanz von Video Collaboration am Arbeitsplatz”, sagt Jim Kruger, EVP und Chief Marketing Officer bei Polycom. „Damit die Nutzung von Video im Büro genau so populär wird wie die Nutzung zuhause, gibt es mehrere Voraussetzungen: Die Handhabung muss einfach und die Verbindung qualitativ hochwertig sein. Außerdem sollte die Sicherheit auf Enterprise-Niveau garantiert werden.

Zudem müssen die Teilnehmer bereit sein, kulturelle Unterschiede zu akzeptieren und sich diesen anzupassen, wenn sie mit Menschen aus anderen Kulturkreisen kommunizieren. Wir erleben, wie Unternehmen weltweit tagtäglich mit Video Collaboration Distanzen überwinden, die Produktivität erhöhen, das Engagement der Mitarbeiter verbessern, Produkteinführungszeit verkürzen und helfen, Leben zu retten.”

Die Studie zeigt außerdem, dass Laptops und Desktops die bevorzugten Geräte für Business Video Conferencing sind (für 75 Prozent der Befragten), gefolgt von Konferenzräumen (für 48 Prozent) und mobilen Geräten (für 42 Prozent). Video Conferencing verbreitet sich immer mehr. Während in drei Jahren Laptops und Desktops immer noch die bevorzugten Geräte für Videokonferenzen sein werden (für 72 Prozent), wird die Nutzung von mobilen Endgeräten und Konferenzräumen auf 55 bzw. 51 Prozent steigen.

Empfehlungen für ideale Videokonferenzumgebungen
Die Studie enthält wichtige Erkenntnisse von Anwendern von Video Conferencing dazu, welches Verhalten ein ideales Video Meeting ausmacht und was Entscheider als störend empfinden.

Die Befragten bewerteten die folgenden drei Kriterien als die wichtigsten für ein ideales Video Meeting:

  • Die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen (68 Prozent)
  • Technologie, die einfach und anwenderfreundlich ist (60 Prozent)
  • Guter Blickkontakt mit den Kollegen / jeder Teilnehmer sollte gut zu sehen sein (58 Prozent)

Die Dinge, die während eines Video Meetings am meisten stören und daher vermieden werden sollten, sind laut Angabe der Befragten, die Video Conferencing nutzen, folgende:

  • Klingeln eines Mobiltelefons während des Meetings (58 Prozent)
  • Teilnehmer, die sich von unpassenden Orten aus einwählen  (52 Prozent)
  • Teilnehmer, die nebenher mit anderen Dingen beschäftigt sind oder abgelenkt wirken  (51 Prozent)
  • Störungen im Hintergrund, beispielsweise durch Kollegen, Musik, laute Geräusche (50 Prozent)

Was in einem Land als störend empfunden wird, ist in einem anderen egal
Die Polycom Studie beleuchtet die unterschiedlichen Meinungen der Nutzer von Video Collaboration in verschiedenen Ländern. Aktivitäten im Zusammenhang mit Video Collaboration, die in einem Land stören, werden in einem anderen akzeptiert.

  • Das Aussehen ist von Bedeutung. Auf die Frage, ob es störend ist, wenn Teilnehmer einer Videokonferenz keine Business-Kleidung tragen, führen Singapur, Polen und Indien bei den Antworten mit “Ja” (26, 23 und 29 Prozent). Am Ende der Liste bewegen sich hier Großbritannien, Russland und die Niederlande. Hier finden es nur 10 Prozent der Befragten oder noch weniger störend, wenn in Videokonferenzen keine Business-Kleidung getragen wird.
  • APAC sieht Video als kritisches Tool für die internationale Kommunikation. In der Region Asia-Pacific (APAC) ist der Einsatz von Video Conferencing für die internationale Kommunikation zwischen Kollegen in verschiedenen Ländern am wichtigsten (65 Prozent) während den Austausch per Video mit Kollegen im eigenen Land 57 Prozent pflegen. 
  • Neukundengewinnung. Indien führt, wenn es um den Einsatz von Video Conferencing für die Gewinnung von neuen Kunden geht. 60 Prozent der Befragten gaben hier an, Video Conferencing dafür einzusetzen, gefolgt von Russland und Brasilien mit 49 bzw. 44 Prozent. Weltweit nutzen 38 Prozent der Befragten Video für die Neukundenakquise.
  • Vorstellungsgespräche per Video. Die USA führen hier die Liste an: 32 Prozent der Befragten, die Video Conferencing nutzen, setzen das Tool für Bewerbungsgespräche ein, gefolgt von APAC mit 28 Prozent.
  • Flexibles Arbeiten. Die meisten Befragten in der EMEA-Region nutzen die Technologie, um sich mit Kollegen länderübergreifend auszutauschen. An zweiter Stelle steht hier der Einsatz von Video Conferencing, um flexible Arbeitsumgebungen zu ermöglichen.

Berufsbedingte Unterschiede:
Video Conferencing ist über mobile Geräte oder Laptops praktisch für alle Mitarbeiter verfügbar. Bei der Umfrage zeigte sich, dass Video-Anwender in verschiedenen Funktionen innerhalb eines Unternehmens Video auf leicht unterschiedliche Art nutzen, um Distanzen zu überwinden:

  • CEOs und Gründer gaben an, dass sie Video Conferencing hauptsächlich für flexibles Arbeiten sowie Meetings zwischen Büros bzw. für lokale Meetings (jeweils 50 Prozent) nutzen, gefolgt von internationalen Meetings (46 Prozent), New Business/Sales und Firmen- bzw. Abteilungs-Meetings (jeweils 39 Prozent).
  • In einer durchschnittlichen Woche nutzt die Marketing-Abteilung Video Conferencing am häufigsten (64 Prozent nutzen Video mindestens wöchentlich), gefolgt von IT/Engineering und der Abteilung für Betriebsanlagen (62 Prozent nutzen Video mindestens wöchentlich). Wenn es um die tägliche Nutzung von Video im Arbeitsleben geht, sind allerdings Mitarbeiter in der Personalabteilung die Poweruser (hier geben 32 Prozent an, Video Conferencing täglich zu nutzen), gefolgt von Vertriebsmitarbeitern (28 Prozent geben hier an, Video Conferencing täglich zu nutzen).
  • In den Bereichen IT/Engineering und Produktion/Logistik wird Video Collaboration am häufigsten für interne Meetings genutzt. Jeweils 61 und 58 Prozent der Befragten geben an, dass sie Video nutzen oder nutzen würden, um intern mit ihren Kollegen von Angesicht zu Angesicht zusammenzuarbeiten. Tatsächlich zeigt die Studie, dass Mitarbeiter in diesen zwei Funktionen Video Collaboration mehr für internationale als für lokale Video Meetings innerhalb des eigenen Landes nutzen.

Alle Befragten nutzen Video Conferencing unabhängig von ihrer Rolle hauptsächlich für Meetings mit anderen Büros im Inland, gefolgt von Meetings mit anderen Büros im Ausland. Die überwältigende Mehrheit der Befragten gibt an, dass es bei der Nutzung von Video Conferencing wichtig ist, zu versuchen, die Kulturen anderer Länder zu verstehen (97 Prozent). 89 Prozent wünscht sich die Einführung von Verhaltensregeln, damit sie geschäftliches Video Conferencing noch besser nutzen können.

Damit Unternehmen besser mit diesen Unterschieden umgehen und die effektivere Nutzung von Video Conferencing vorantreiben können, stellt Polycom den Polycom Guide to Collaborating Across Borders vor – einen aufschlussreichen Leitfaden, der den Lesern dabei helfen soll, die Besonderheiten des Geschäftslebens weltweit zu verstehen.

Dieser Guide ist eine Quelle für Entscheider in Unternehmen egal in welcher Funktion – von der IT über die HR bis zum C-Level – die zeigt, wie Video Conferencing dabei hilft, Distanzen zu überwinden und Ziele schneller und effizienter zu erreichen. Mehr darüber, wie Unternehmen und Mitarbeiter Video nutzen, um Distanzen zu überwinden finden Sie unter: www.polycom.com/defydistance

Über die Studie
Die Studie “Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends” wurde von Redshift Research im Auftrag von Polycom, Inc. durchgeführt. Die Daten wurden unter 1.205 Business Entscheidern aus vier wichtigen Regionen und zwölf Ländern erhoben:

EMEA (UK, Frankreich, Deutschland, Russland, Polen und Benelux); Südamerika (Brasilien), USA und APAC (Indien, Singapur und Australien). Alle Befragungen wurden zwischen 25. August und 9. September 2013 durchgeführt. Die Umfrage definierte Manager, Direktoren oder Inhaber mit Entscheidungsvollmacht im Unternehmen als “Business Entscheider”.

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