International agierender IT-Dienstleister GAB Enterprise IT Solutions GmbH schaltet seine eigenen Server ab, um sich mit Microsoft Office 365 gegen Ausfälle der Kommunikationsinfrastruktur zu wappnen.
Ein Blitzeinschlag legte im Sommer 2011 die ITK-Infrastruktur der GAB Enterprise IT Solutions teilweise lahm. Ohne E-Mail, Telefon, Kalender und Adressbuch stand das Herz des Microsoft Partners kurzzeitig still, da die Kommunikation der weltweit tätigen Außendienstmitarbeiter erheblich eingeschränkt wurde. Diese Blaupause war für den IT-Dienstleister das letzte Zünglein an der Waage, Teile seiner Infrastruktur in die Microsoft Cloud zu verlagern.
Seitdem profitiert das Unternehmen in zweierlei Hinsicht. Zum einen ermöglicht Office 365 mit den Lösungen SharePoint Online, Exchange Online, Lync Online und Office Web Apps den IT-Beratern die verlässliche, effiziente und produktive Zusammenarbeit. Zum anderen spart das Unternehmen mit Office 365 mehr als 50.000 Euro innerhalb der nächsten fünf Jahre, während es sich gleichzeitig ein neues Geschäftsfeld eröffnet und Cloud-Projekte bei Kunden nach dem eigenem Vorbild implementiert.
50.000 Euro mehr in der Tasche
Eigentlich hatte die GAB Enterprise IT Solutions GmbH schon länger mit der Microsoft-Cloud geliebäugelt, um etwa die Plattform als Machbarkeitsnachweis für künftige Projekte zu nutzen. „Doch erst der Blitzeinschlag gab der Idee den notwendigen Schub“, erinnert sich Harald Ehrl, Geschäftsführer der GAB. „Unser Unternehmenssitz befindet sich in einer ländlichen Region. Strom- und damit IT-Ausfälle können aufgrund der lokalen Gegebenheiten vorkommen und den Geschäftsbetrieb empfindlich stören.“
Insgesamt wanderten sieben lokale Server in die Microsoft-Cloud. Auf ihnen waren unter anderem Exchange Server 2010, SharePoint Server 2010, Backup- und Sicherheitssysteme sowie verschiedene andere Anwendungen installiert. Die Migration auf Office 365 verlief dabei problemlos. Bereits nach vier Wochen war der Großteil des Projekts abgeschlossen.
Mit dem Wechsel in die Microsoft-Cloud spart die GAB allein im Exchange-Umfeld in den kommenden fünf Jahren mehr als 50.000 Euro. So entfallen beispielsweise Abschreibungen, Personalkosten sowie Stromkosten für Betrieb und Kühlung. Die Nutzungsgebühren für Office 365 schlagen hingegen je nach Paket lediglich mit 7,25 bis 20,75 Euro pro Nutzer und Monat zu Buche. „Es gibt keine versteckten Kosten. Wir können alle Rechnungspositionen sofort als Betriebsausgaben verbuchen“, erklärt Ehrl.
Mit Office 365 zur höchsten Sicherheitsstufe
Die Online-Services von Office 365 lassen sich flexibel skalieren und jederzeit problemlos um zusätzliche Funktionen erweitern. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass die Mitarbeiter der GAB stets mit der neuesten Technologie arbeiten. Das Sicherheitsniveau ist dabei ausgesprochen hoch. Mit einer Verfügbarkeitsgarantie von 99,9 Prozent setzt Microsoft bei seinen Rechenzentren einen Standard, der bei lokalen Installationen kaum zu erreichen ist.
„Die Microsoft-Cloud befreit Unternehmen von Routinetätigkeiten. Statt mit viel Aufwand ein im Ergebnis suboptimales Sicherheitsniveau zu erreichen, ist es besser, freie Kapazitäten für zukunftsorientierte, strategische Planungen zu nutzen“, betont Florian Müller, Produkt Manager Office 365 bei der Microsoft Deutschland GmbH. Hinzu kommen substanzielle rechtliche Verpflichtungen zum Datenschutz: So können Office 365-Nutzer die EU-Standardvertragsklauseln („EU Model Clauses“) in Kombination mit der Erklärung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) ihrem Office 365-Vertrag hinzufügen.
Sich mit Office 365 ein neues Geschäftsfeld eröffnen
Die Erfahrungen aus dem internen Projekt nutzt der IT-Dienstleister inzwischen auch für den Ausbau des eigenen Geschäfts: So unterstützt die GAB Organisationen bei der Migration ihrer ITK-Systeme in die Cloud. „Mittlerweile betreuen wir bereits zehn Cloud-Projekte mit 500 bis 1.000 Anwender – und jeden Monat kommen zwei bis drei weitere hinzu“, unterstreicht Harald Ehrl.
Bei der Wasserversorgung Bayerischer Wald migrierte die GAB zum Beispiel nicht nur die Messaging-Infrastruktur, sondern setzte auch SharePoint Online als sichere, stabile Plattform für Kundendienste auf. Seitdem freut sich die Körperschaft des öffentlichen Rechts über signifikante Kosteneinsparungen und kann ihren Kunden einen professionellen, webbasierten Service anbieten.