Die Digitalisierungswelle erfasst nahezu jedes Unternehmen. Vielfach herrscht aber Unklarheit hinsichtlich der richtigen Durchführung digitaler Projekte. Hilfestellung gibt ein "Zehn-Schritte-Leitfaden" von Consol. Consol empfiehlt dabei eine iterative Vorgehensweise.
1. Ermittlung des Optimierungsbedarfs
Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um Probleme zu lösen oder vorhandene Potenziale auszuschöpfen. Ein Brainstorming quer durch die Firma ist ein guter Ansatz, um völlig losgelöst von der Machbarkeit zunächst Ideen zu sammeln. Aktuell fokussieren Unternehmen viel zu selten auf den eigenen Optimierungsbedarf, stattdessen lassen sie sich von vagen Versprechen von Herstellern und Beratern leiten.
2. Durchführung einer Inventur
Die Digitalisierung bedeutet nicht, alles neu aufzusetzen. Sie bedeutet gerade auch, alles gut zu vernetzen, was schon digital vorhanden ist. Zunächst sind also die digitalen Lösungen zu ermitteln, die im Unternehmen vorhanden sind und verwendet werden. Das heißt, die Hauptaufgabe besteht darin, die vorhandenen digitalen Inseln zu vernetzen und ihre gemeinsame Leistungsfähigkeit zu nutzen. Folglich ist auch der Einsatz völlig neuer Hilfsmittel nicht der erste Schritt, sondern eine Maßnahme, um Lücken zu füllen oder nicht-adäquate Technik zu ersetzen.
3. Einbindung der Mitarbeiter
Was hilft die beste Technik, wenn deren Nutzung im Unternehmen abgelehnt wird? Für den Erfolg von Digitalisierungsprojekten spielt die Technik deshalb nur eine untergeordnete Rolle, zu 95% entscheidet darüber der Mensch. Folglich müssen alle betroffenen Mitarbeiter informiert und eingebunden werden. Sie können dann auch als Multiplikatoren fungieren.
4. Priorisierung
Zunächst sollten die am leichtesten zu erreichenden Ziele ermittelt werden. Wenn ein Teilprojekt erfolgreich umgesetzt wurde, ist meist der Wille am stärksten, auch die komplexeren Themen anzugehen. Nichts ist motivierender als ein Erfolg, um auch eventuell bestehende interne Widerstände im Unternehmen zu reduzieren.
5. Schrittweises Vorgehen
Ein schrittweiser Ansatz ist immer besser als ein "Big Bang". Wenn ein erster Schritt definiert und erfolgreich umgesetzt ist, kann das nächste Ziel aufgegriffen werden. Dabei darf nicht außer Acht gelassen werden, dass die einzelnen Projekte keine Silos werden dürfen, sondern später eine Rolle im großen Konzert der Digitalisierung spielen müssen. Das heißt, ein Unternehmen muss sich immer über die möglichen nächsten Schritte Gedanken machen, um Projekteinzelergebnisse miteinander verknüpfen zu können.
6. Nutzung von Standards
Verbreitet ist die Einschätzung, dass Standards langweilig sind, individuelle Projekte mit den besten und neuesten Technologien hingegen spannend. Dies führt allerdings oft dazu, dass kein problemloser Datenaustausch zwischen verschiedenen Projektlösungen gewährleistet ist. Deshalb sollte von Anfang an darauf geachtet werden, dass Standards genutzt werden – sowohl hinsichtlich der Schnittstellen als auch der methodischen Verfahren.
7. Nutzung von Partner-Know-how
Bei Digitalisierungsprojekten sollten Unternehmen auch die Unterstützung externer Partner einholen. Dafür sprechen zwei Gründe: Zum einen ist die Zeit bis zum ersten Erfolg viel kürzer, wenn Experten mit ins Boot geholt werden, und zum anderen erhält man mit der externen Perspektive zusätzlichen Input. Wichtig dabei ist, dass der Begriff Partner in diesem Zusammenhang "Digitalisierungsexperte" bedeutet und nicht Technologielieferant.
8. Zielgerichtetes Vorgehen
Prinzipiell besteht die Gefahr, dass sich Projekte zu "wilden Experimentierfeldern" entwickeln, wenn kontinuierlich neue Ideen und Änderungen einfließen. Es ist zwar richtig, in einem ersten Schritt Ideen zu sammeln, aber die Umsetzung sollte dann gesondert und zielgerichtet erfolgen, das heißt, ein Unternehmen sollte sich auf das jeweils Mach- und Messbare konzentrieren.
9. Modulare Ideenumsetzung
Es empfiehlt sich, Ideen modular umzusetzen, um sie dann rollend verändern oder aktualisieren zu können – mit einem Monolithen ist dies nicht so leicht möglich. Microservices und Container sind heute dafür die Begriffe, Modularität ist der Begriff, der die Zeiten überdauert. Wie bei allen Produkten ist es auch bei Softwarelösungen sinnvoll, wiederverwertbare und einzeln austauschbare Komponenten zu verwenden, um eine einfache Wartung und kontinuierliche Verbesserungsfähigkeit für die Zukunft sicherzustellen.
10. Kontinuierliche Veränderung
Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess. Veränderungen von außen und Erkenntnisse von innen bergen neue Potenziale. Gemäß den DevOps-Prinzipien sollte ein Unternehmen regelmäßige Feedback-Treffen aller Beteiligten durchführen und bereit sein, das neu Realisierte zu verändern, falls es erforderlich ist. Ein kontinuierlicher Lernprozess bedeutet auch permanentes Hinterfragen und Anpassen von Gewohntem oder Bewährtem.
"Kaum ein Unternehmen kann heute die Digitalisierungswelle ignorieren. Allerdings bringt jede digitale Transformation etliche Herausforderungen mit sich", betont Henning von Kielpinski, Leiter Business Development bei Consol Software in München. "Mit unseren ‚Zehn Schritten’ wollen wir Unternehmen einen Leitfaden an die Hand geben, der sie bei der Umsetzung erster Projekte unterstützt."