Wenn Unternehmen damit beginnen, RPA einzusetzen, starten sie dabei meist mit einigen wenigen Prozessen. Ihr volles Potenzial entfaltet diese Technologie aber erst dann, wenn sie im großen Maßstab zum Einsatz kommt, sprich: für möglichst viele Prozesse, Bereiche und Standorte genutzt wird.
Deshalb sollten Unternehmen von vornherein darauf achten, eine skalierbare RPA-Umgebung zu schaffen. Sonst kann die sukzessive Ausweitung der Automatisierung schnell zu einem komplexen Unterfangen geraten, das nur noch schwer zu beherrschen ist und viele Potenziale ungenutzt lässt. UiPath erläutert, wie Unternehmen eine solche Umgebung realisieren können.
1. Skalierbare Software-Roboter einsetzen.
Das A und O ist die Skalierbarkeit der Software-Roboter selbst. Es sollten Roboter eingesetzt werden, die in der Lage sind, mehrere und unterschiedliche Prozesse auszuführen. Dann können Unternehmen ihnen nach und nach immer mehr Prozesse übertragen und müssen nicht für jede Automatisierung einen neuen Roboter anlegen. So lässt sich das Repertoire mit weniger Aufwand von zunächst einigen wenigen auf mehrere hundert oder tausend Automatisierungen ausbauen.
2. Alle Mitarbeiter mit Robotern ausstatten.
Unternehmen sollten sich nicht darauf beschränken, Software-Roboter nur auf Servern zu installieren, wo sie im Hintergrund klassische Back-Office-Aufgaben der Personalverwaltung, der Finanzbuchhaltung oder der IT-Administration automatisiert ausführen. Praktisch jeder Mitarbeiter hat es in seinem Arbeitsalltag mit repetitiven und simplen Aufgaben zu tun, die sich ebenfalls mit RPA automatisieren lassen. Deshalb ist es ratsam, auch die Endgeräte der Mitarbeiter mit Software-Robotern auszustatten.
3. Einfache Automatisierung unterstützen.
Damit die Mitarbeiter ihre persönlichen Roboter unkompliziert einsetzen können, brauchen sie ein einfach nutzbares Automatisierungstool. Sie sollten die Möglichkeit haben, jederzeit auf eigene Faust Routinetätigkeiten an die Roboter zu übertragen. Das geht am besten, wenn sie die Abläufe, die sie automatisieren möchten, per Drag-and-Drop zusammenbauen können, ohne dafür Programmierkenntnisse zu benötigen.
4. Zentrale Administration einrichten.
Zur effizienten Verwaltung und Wartung der automatisierten Prozesse sollte die IT-Abteilung mit einer zentralen Management-Konsole ausgestattet werden. Dann hat sie die Möglichkeit, Updates von Prozessen oder Prozess-Sequenzen in sämtliche betroffene Automatisierungen einzuspielen. Ändert etwa ein ERP-Hersteller das Login-Verfahren seines Systems, kann das Auswirkungen auf die Software-Roboter von tausenden Mitarbeiter-Endgeräten haben. Ohne zentrale Konsole müssten alle notwendigen Aktualisierungen manuell vorgenommen werden.
5. Globale Governance aufsetzen.
Das zentrale RPA-Management sollte zudem eine globale Governance sicherstellen. Die Mitarbeiter benötigen die Möglichkeit, die von ihnen automatisierten Prozesse an ein zentrales „Center of Exellence“ zu übergeben, das sie dann überprüft und gegebenenfalls optimiert, dafür sorgt, dass sie nicht mehr verändert werden können, und sie anschließend allen interessierten Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung stellt. So kann die IT neue Automatisierungen effizient im Unternehmen verteilen und dabei Wildwuchs verhindern sowie eine durchgängig hohe Qualität sicherstellen.
„Unternehmen sollten RPA von Anfang an groß denken. Sonst stoßen sie beim Ausrollen der Technologie ganz schnell an Grenzen und laufen Gefahr, dadurch Chancen zu verschenken“, sagt Walter Obermeier, Managing Director bei UiPath in München. „Enterprise-taugliche RPA-Plattformen wie UiPath, die mit ihren Software-Robotern und Tools von Grund auf für Wachstum ausgelegt sind, können Unternehmen optimal beim Aufbau einer skalierbaren RPA-Umgebung unterstützen.“