Gerade in der Textilindustrie sind globale Lieferketten die Regel, kurze Innovationszyklen Standard und personalisierte Kundenbeziehungen erfolgskritisch. Das macht intelligentes Informationsmanagement neben der Planung der Geschäftsressourcen (ERP) zu einem zentralen Differenzierungsmerkmal – und damit zu einem der wichtigsten Ansatzpunkte für die Digitalisierung.
Im schwäbischen Modeunternehmen Marc Cain begann man damit bereits 2006. Seither kamen ständig neue Prozesse und Anwendungsbereiche dazu. „Der Einstieg in das Dokumentenmanagement bei Marc Cain erfolgte zunächst mit Blick auf die späte Archivierung“, erzählt Jürgen Bort Account Manager von Optimal Systems, und meint damit die revisionssichere Ablage von Dokumenten, die das Unternehmen oft noch in Papierform erreichen.
„Danach kam die durchgängige Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses dazu“, berichtet IT-Systemingenieur Veit Bausch, der das Projekt auf Seiten von Marc Cain seit Ende 2011 leitet. Was er beschreibt, ist typisch für viele Projektverläufe: Mit der Nutzung wachsen die Wünsche an die Funktionen, die die Lösung erfüllen soll.
Intelligente Lösung
So wurde Zug um Zug die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung mithilfe der mächtigen enaio Workflow-Engine ausgebaut, die dezentral in Fachabteilungen organisierte Beschaffungsprozesse und Freigaben abbildet, dokumentiert und Teile der Rechnungserfassung automatisiert. Außerdem wurde das Auslesen der Dokumenteninhalte durch Einbindung einer Optical Character Recognition (OCR) Erkennung vereinfacht:
Sie erfasst die in einem PDF oder Scan enthaltenen Daten und macht sie für die weitere Verarbeitung verfüg- und suchbar – das reduziert beispielsweise den Aufwand für Stammdatenpflege, die Suche nach Informationen oder die Zahlungsabwicklung.
Darüber hinaus deckt die ECM-Lösung von Optimal Systems die E-Mail-Archivierung mit Lotus Notes und die Office-Integration für rund 200 Clients ab. Außerdem ermöglicht enaio über eine Schnittstelle den Datenaustausch mit dem bei Marc Cain eingesetzten ERP-System sowie die Erfassung von Lieferscheinen und Retourenbelegen aus dem Webshop.
Perspektivisch setzt sich Veit Bausch gerade mit dem Thema Vertragsmanagement auseinander: „Wir archivieren Verträge mit Lieferanten, Händlern und Personal zwar schon von Anfang an. Das Potenzial von enaio ist damit aber noch lange nicht ausgereizt“, betont der IT-Systemingenieur.
Noch viel Entwicklung möglich
Auch in vielen anderen Bereichen sieht Bausch noch werthaltige Chancen: „Die ECM-Lösung ist eine wichtige Basis unserer Digitalisierungsstrategie.“ Dank der Offenheit des Systems für den Abruf von Daten aus verschiedensten Fremdapplikationen setzt Marc Cain deshalb auch im Jahr 15 nach Einführung seiner ECM Lösung konsequent weiter auf enaio.
Die Strategie, das große Ziel Digitalisierung etappenweise mit steter Begleitung durch den Hersteller zu verfolgen, ist für Marc Cain bisher voll aufgegangen. Projekte wie die digitale Rechnungsbearbeitung konnten so nicht nur reibungsfrei umgesetzt werden, genießen hohe Akzeptanz und sparen bis heute viel Zeit und Ressourcen. Allerdings brauche es auch immer Key User, die neue Initiativen vorantreiben, damit die Digitalisierung weiter voranschreitet.
Immerhin: Kleinere Projekte setzt Bausch längst in Eigenregie um. „Wenn sich im Haus die Anforderung nach neuen Strukturen, Dokumententypen oder Masken ergibt, kann selbst ein normaler Admin das auch ohne größere Schulung selbst erledigen – dank der intuitiven Oberfläche und flexiblen Tools, die enaio bietet.“ Und wo er an seine Grenzen stößt, steht ihm der Support des Herstellers prompt zur Seite, lobt Bausch.
Digitalisierung ohne Fallstricke
Für Jürgen Bort von Optimal Systems ist Marc Cain daher ein gutes Beispiel für eine gut gelingende Digitalisierungsstrategie. „Ich sehe oft, dass ein Unternehmen innerhalb von drei Monaten „digitalisiert“ werden soll. In der Zeit kann man zwar eine Lösung installieren – aber es wird unterschätzt, wie viel mehr Zeit das Unternehmen für die Umstellung der Prozesse braucht.“
So entstünden die Hürden und Fallstricke, von denen viele Unternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung berichten. „Solche Reibungsverluste kann man sich weitgehend ersparen, wenn man sich an eine Roadmap mit Etappenzielen hält, und die gewählte Lösung entsprechend flexibel, modular und skalierbar ist – wie im Fall von Marc Cain und enaio.“