Ein gutes Jahr nach einem oft hektischen und teils improvisierten Umzug ins Homeoffice stehen viele Unternehmen und Organisationen heute vor einer neuen Herausforderung. Denn im Frühjahr 2020 waren die Prioritäten aufgrund der gebotenen Eile eindeutig: In erster Linie ging es darum, überhaupt eine funktionierende Lösung zu realisieren. Sowohl die Kosten als auch die Sicherheit standen häufig erst an zweiter Stelle.
Dabei werden insbesondere die direkten und indirekten Kosten, die rund um die Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen entstehen, nach wie vor deutlich unterschätzt. Denn mit der schnellen Installation eines VPN-Clients ist es keinesfalls getan. Dies gilt ganz besonders, wenn es um eine Infrastruktur geht, die auch den zukünftig erwarteten, hybriden Arbeitsmodellen mit einer Mischung aus Homeoffice und Präsenzarbeit im Büro gerecht werden soll.
Die Experten von becom haben die folgenden vier wichtige Kostenfaktoren bei der Nutzung von Homeoffice-Lösungen zusammengestellt:
- Kosten für Softwarelizenzen und eventuell erforderliche Hardware
Der erste Kostenblock umfasst den Kauf von Hardware und Softwarelizenzen. Je nachdem, welche Geräte bereits im Unternehmen vorhanden sind, kann hier auch die Anschaffung erforderlicher Notebooks erhebliche Investitionen erfordern, zumal sich die Hardwarepreise aufgrund der Nachfragesituation weiterhin auf hohem Niveau bewegen.
Und auch die Kaufpreise für Lizenzen, etwa für VPN-Lösungen, sollten nicht unterschätzt werden. Gelegentlich wird hier fälschlicherweise von nahezu kostenfreien VPN-Tools für die private Nutzung ausgegangen. Eine professionelle Nutzung solcher Lösungen in Unternehmen oder Organisationen ist aber schon allein aus Sicherheitsgründen vielfach nicht möglich.
- Aufwand für Installation und Konfiguration
Mit der Anschaffung der notwendigen Hard- und Software alleine ist es nicht getan. Je nach Lösungsansatz sind teilweise umfangreiche Installations- und Konfigurationsarbeiten erforderlich. Im Rahmen einer ehrlichen Kostenkalkulation sollten diese unbedingt berücksichtigt werden. Denn entweder muss hier ein externer IT-Dienstleister beauftragt und bezahlt werden – oder aber, interne IT-Mitarbeiter werden über einen längeren Zeitraum eingebunden und sind nicht für andere Tätigkeiten verfügbar.
Gerne „vergessen“ wird hier übrigens auch die Installation und Einrichtung der Clients. Abhängig von der Stückzahl und vom Automatisierungsgrad kann dies gerade bei einem heterogenen „Geräte-Mix“ erheblichen Aufwand bedeuten. Auch Routing und Firewall im Unternehmen zudem müssen häufig angepasst werden.
- Kein Anschluss unter dieser Nummer? Kostenfaktor Telefonie
Es mag auf den ersten Blick überraschen, doch auch der Themenkomplex Telefonie sollte bei einer realistischen Betrachtung der Homeoffice-Kosten berücksichtigt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn noch keine Cloud-Telefonie genutzt wird. Zusätzliche Software-Clients oder Rufumleitungen bleiben meist ein Notbehelf. In vielen Fällen entstehen hier vor allem indirekte Kosten durch Produktivitätsverluste:
Mitarbeiter sind unter Umständen nicht unter ihrer gewohnten Durchwahl und zu den gewohnten Zeiten erreichbar oder nutzen ihre private Festnetz- oder Mobilfunknummer, die jedoch nur bedingt an Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten weitergeben werden kann. Viele Abläufe, die sonst mit einem kurzen Telefonat erledigt werden könnten, werden dadurch komplexer und zeitaufwendiger.
- Produktivitätsverluste durch eingeschränkte Arbeitsmöglichkeiten
Ein wichtiger Kostenfaktor ist auch die Frage, ob Beschäftigte auf ihrem Rechner im Homeoffice vollständigen Zugriff auf wichtige Anwendungen und Daten haben. Nicht immer ist dies gegeben, da manche Lösungen aus Lizenz- und damit wiederum Kostengründen nicht auf den entsprechenden PCs nutzbar sind.
In der Praxis führt dies dann typischerweise zum Anruf beim Kollegen vor Ort: „Schick mir doch bitte mal die Datei XY, ich komme da vom Homeoffice aus nicht dran“. Was normalerweise mit wenigen Klicks erreicht wäre, bremst nun gleich zwei Mitarbeiter vorübergehend aus.
„Die Kostenbetrachtung rund ums Homeoffice ist unserer Erfahrung nach häufig stark verkürzt Einfach nur die Anschaffungskosten von VPN-Clients zu berücksichtigen, reicht beispielsweise bei weitem nicht und kann mittel- bis langfristig zu unangenehmen Überraschungen führen“, erklärt Ralf Becker, Geschäftsführer der becom Systemhaus GmbH & CO. KG.
„Wir empfehlen Unternehmen und Organisationen daher, sich vor der dauerhaften Einführung einer Homeoffice-Lösung kompetent beraten zu lassen. Inzwischen sind am Markt auch nahezu schlüsselfertige Systeme verfügbar, die sehr schnell einsetzbar sind und den Installations- und Konfigurationsaufwand massiv reduzieren können.“