Als „Meilenstein der Digitalisierung des Notariats“ bezeichnet die Bundesnotarkammer die erste Online-Gründung einer GmbH, die am 1. August 2022 vorgenommen wurde. Neben der GmbH-Gründung sind nun auch Anmeldungen zum Handels- und Genossenschaftsregister digital möglich.
Für die Konzeption und Neuentwicklung der zentralen Fachanwendung zur Umsetzung von Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht hat die Bundesnotarkammer adesso beauftragt. Die von adesso entwickelte Lösung ist eine ergänzende Option zum persönlichen Termin beim Notar vor Ort.
Gesellschaftsrechtliche Vorgänge wie Bestellungen zum Geschäftsführer oder die Änderung der Geschäftsadresse können ab sofort auch einfach und bequem online erledigt werden. adesso hat die Anwendung im Rahmen eines dreijährigen Softwareentwicklungsprojekts im Auftrag der Bundesnotarkammer erstellt.
Die Anwendung besteht aus einem webbasierten System für die Notarseite und auf Bürgerseite aus einer Webanwendung und einer kostenfreien Smartphone-App, die unter der Bezeichnung „Notar“ in den App-Stores für Android und iOS erhältlich ist.
Das System erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit. Beurkundungen und Beglaubigungen können online über das Videokonferenzsystem der Bundesnotarkammer ohne Präsenztermine im Notarbüro vorgenommen werden.
In der Videokonferenz kann der Notar Dokumente zur Verfügung stellen, diese verlesen und die Klienten für eine elektronische Unterschrift („Fernsignatur“), gesichert durch ein Signaturzertifikat, autorisieren.
Auch der Notar signiert die Urkunde elektronisch und dokumentiert sie im Elektronischen Urkundenarchiv. Alle dazu erforderlichen Daten liegen verschlüsselt auf Servern ausschließlich in Deutschland, um auch beim digitalen Verfahren die Vertraulichkeit uneingeschränkt zu wahren.
Die Beteiligten werden anhand eines elektronischen Identitätsnachweises der höchsten Sicherheitsstufe identifiziert. Dazu müssen sich die Mandanten mittels „eID“-Funktion des elektronischen Personalausweises (nPA) über ein von adesso entwickeltes QR-Code-Verfahren registrieren.
Anschließend können alle relevanten Daten und Dokumente mit dem Notar ausgetauscht werden. Zudem prüft das System, ob das Ausweisdokument gefälscht oder gestohlen wurde, um Unternehmensgründungen unter falscher Identität zu verhindern.
Für Notarassessor Martin Thelen, Pressesprecher der Bundesnotarkammer, stellt das Projekt einen Meilenstein bei der Digitalisierung des Notariats dar: „Die Notarinnen und Notare treiben die Digitalisierung aktiv und mit großem Einsatz voran. Neben dem notariellen Online-Verfahren hat die Bundesnotarkammer mit dem Elektronischen Urkundenarchiv bereits zwei große Digitalisierungsprojekte in diesem Jahr erfolgreich umgesetzt.“
Jens Spitczok von Brisinski leitet bei adesso den Geschäftsbereich Öffentliche Verwaltung und beschreibt die Besonderheit des Projekts: „Wir freuen uns über den erfolgreichen Start der neuen Online-Verfahren bei der Bundesnotarkammer.“
„Für adesso war die Anbindung der geschaffenen Lösung an die Bestands- und Umsysteme im Notarwesen mit Integration moderner Sicherheitsmechanismen wie eID zur elektronischen Fernsignatur und moderner Videokonferenztechnik ein besonderes Highlight.“
Im kommenden Jahr wird das notarielle Online-Verfahren mit Unterstützung von adesso nochmals erweitert: Ab dem 1. August 2023 werden auch Sachgründungen einer GmbH, Änderungen eines GmbH-Gesellschaftsvertrags und Anmeldungen zum Vereinsregister online möglich sein. Darüber hinaus wurde adesso von der Bundesnotarkammer auch mit der weiteren Betreuung des notariellen Online-Verfahrens betraut.