Die Brückner-Werke KG, seit Jahrzehnten führender Anbieter von Convenience-Produkten für Lebensmittelhersteller und Großverbraucher, hat auf der Suche nach mehr Convenience – sprich: weniger Aufwand, höherer Effizienz – im Bereich Rechnungsbearbeitung enaio von Optimal Systems entdeckt.
Zur Brückner-Gruppe, die deutschlandweit an vier Standorten mit über 200 Mitarbeitern vertreten ist, zählen neben der Brückner-Werke KG auch die Deutsche Nährmittel Gesellschaft Farmland Food Service KG und die Farmgold-Vertriebs GmbH.
Das stellt die Gruppe auch vor einige administrative Herausforderungen. Lösungen sieht das Traditionsunternehmen in der digitalen Transformation und setzt dabei auf ein flexibles und ausbaufähiges ECM-System von Optimal Systems. Den Einstieg in die Nutzung machte die Brückner-Werke KG da, wo der „Schuh am meisten gedrückt hat“ – der digitalen Rechnungsbearbeitung.
Weniger Aufwand, kürzere Wege
Die analoge Verarbeitung der Eingangsrechnungen erfolgte bis dato an den jeweiligen Standorten der Brückner-Gruppe, nach der Prüfung wurden die Rechnungen per Post zur Verwaltung in Hamburg geschickt, wo die komplette Buchhaltung samt Zahlung und Ablage gemacht wurde.
„Mit knapp 18.000 Rechnungen jährlich war das ein immenser Verwaltungsaufwand“, erinnert sich Thuy Quynh Nguyen, Finanzbuchhalterin der Brückner-Werke KG. „Als während der Corona-Pandemie eine Sendung mit etwa 100 Rechnungen verloren ging, gab es bei uns in der Buchhaltung einen großen Aufschrei“, berichtet Nguyen weiter.
In der Folge wurde beschlossen, diesen „Papierkrieg“ endgültig zu beenden. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sollten Wege verkürzt und der enorme Zeit- und Arbeitsaufwand reduziert werden. „Wir haben uns auf die Suche nach einem DMS gemacht, das unseren Anforderungen entspricht“, so Nguyen.
Wichtigstes Kriterium war dabei, die bereits genutzten Finanzbuchhaltungs (FiBu)- und Enterprise Resource Planning (ERP)- Systeme problemlos integrieren zu können. Über die Frage nach den entsprechenden Schnittstellen fand die Brückner-Werke KG schließlich mit der ECM-Suite enaio von Optimal Systems eine passgenaue Lösung.
Rechnungsverarbeitung im Flow – jederzeit und überall
Für den Bereich Kostenrechnung an den vier Standorten der Brückner-Gruppe wurde eine Kreditorenakte mit Rechnungseingangsworkflow implementiert. Darüber hinaus wurde ein (digitaler) Schrank zur Archivierung von Buchhaltungsbelegen etabliert und alle Eingangsrechnungen zur Langzeitarchivierung in iCas eingebunden.
„Durch die Digitalisierung konnten wir die Ablage fast komplett abschaffen und den Arbeitsaufwand insbesondere bei der Verteilung um gut 90 Prozent reduzieren“, berichtet Nguyen. „Die Zuständigkeiten sind jetzt im Kreditorenstamm hinterlegt und enaio verteilt die Rechnungen automatisch“. So geht auch nichts mehr verloren und jeder kann auf „seine“ Rechnungen zugreifen – zu jeder Zeit und an jedem Standort.
Anpassungsfähig: Schnittstellen und Customized Features
Für die Brückner-Werke KG war einerseits die reibungslose Arbeit mit passenden Schnittstellen – wie zu eGecko und iCas – ein entscheidendes Kriterium für die Wahl von enaio, andererseits die Anpassung einiger Funktionen an die speziellen Bedürfnisse der Buchhaltung, insbesondere im Hinblick auf die Buchung von Auslandsrechnungen.
Investition in die Zukunft
Durch die intensive Zusammenarbeit konnte enaio an allen Standorten der Gruppe innerhalb von nur sechs Monaten implementiert werden. Der bedarfsgerechte, digitale Rechnungseingangsprozess reduziert unternehmensweit aber nicht nur Zeit- und Arbeitsaufwand, sondern auch die Kosten.
„Die vorherigen Kosten mit dem papierlastigen Rechnungseingangsprozess betrugen 105.000 Euro jährlich“, berichtet Nguyen. „Unseren Einsparungshochrechnungen zufolge können wir diese Kosten durch die Digitalisierung um 70.000 Euro verringern.“ Die Investition in enaio wird sich demzufolge innerhalb von zwei Jahren amortisieren.
ECM als digitale Transformationsplattform
Die Brückner-Werke KG arbeitet bereits seit sieben Jahren an der digitalen Transformation des Unternehmens. Besonderes Augenmerk liegt hierbei auf der Nachhaltigkeit dieser Entwicklung. Im Hinblick auf das ECM von Optimal Systems heißt das: „Das System an sich hat uns überzeugt. Es ist unsere Vision nach und nach auch andere Fachabteilungen anzubinden.“, meint Nguyen.
Denn das Feedback der User in der Verwaltung ist grundsätzlich positiv – nach einer gewissen Eingewöhnungsphase freuen sich die Anwender über die enorme Arbeitserleichterung durch die digitale Rechnungsverarbeitung. Als nächste Schritte mit enaio plant die Brückner-Gruppe die Anbindung an das ERP-System GUS und die Einführung von gelenkten Dokumenten im Qualitätsmanagement. Weitere Optionen sind im Gespräch.