Fax-Kommunikation anzubieten, bleibt weiterhin ein absolutes Muss.Viele Unternehmen sind jedoch bestrebt, ein- und ausgehende Faxe in die Geschäftsprozesse, ja sogar über SprachPortal unmittelbar in die Geschäftsprozesse einzubinden.
Da die heutige Fax-Handhabung oft zeit- und arbeitsintensiv, und damit auch fehleranfällig ist, steht die nahtlose Fax-Integration bei vielen mittelständigen Unternehmen auf der IT-Projektliste. Die gewünschte Fax-Handhabung soll vor allem schneller, einfacher, sicherer und automatischer werden.
Das Flintec Fax ist in das als SprachPortal genutzte Flintec Sprachdialogsystem integriert. Zur Codierung bzw. Decodierung werden "Shared Fax Ressource" (8 pro 30 Kanäle, unabhängig von Voice-Ressourcen) genutzt. Die Fax-Ressourcen können jederzeit mit jedem Telefon-Kanal des Sprachdialogsystems (S2M über Dialogic DM3 Interface-Board mit 30, 60 oder 120 Kanälen) dynamisch genutzt werden. Pro Chassis sind bis zu 512 Fax-Ressourcen gleichzeitig nutzbar.
Darüber hinaus stellt das Sprachdialogsystem selbst fest, ob ein Anruf eine Sprach- oder eine Fax-Verbindung ist. Diese Möglichkeit ist besonders interessant für den ServiceDesk mit einer einzigen Zugangsnummer (ITIL: single point of contact). Bei Nutzung des steuerbaren Flintec S2M-Umschalters kann ein Flintec Sprachdialogsystem (ob nun für Fax oder/und Sprache) ausfallgeschützt vor eine TK-Anlage gesetzt werden.
Eingehende Fax-Dokumente werden in eine TIF-Datei empfangen und ausgehende Fax-Dokumente werden aus einer TIF-Datei versendet. Elementare Fax-Empfang/Versand-Informationen sind ANI (Absender-FaxNr), DNIS (Ziel-FaxNr) und Zeitpunkt (Datum, Uhrzeit). Als organisatorische Standardfunktion wird eMail genutzt, um empfangene TIF-Dateien an ein Ziel zu senden. Die eMail-Zieladresse leitet sich aus der DNIS ab. Beispiel: Durchwahl -200 geht an Bestellannahme(at)xx.de. Optional können TIF-Dateien vor der Weiterleitung in PDF-Dateien konvertiert werden.
Die betroffenen Fachabteilungen (z.B. Bestellannahmen) arbeiten aufgrund der nahtlosen Integration von Flintec Fax in die Geschäftsprozesse geordneter und effizienter. Die schnelle und zuverlässige Erreichbarkeit ist von besonderem Interesse für die Kunden.