Der WebEx Knigge fuer Online-Meetings

Verspätet, keine Ahnung von der Technik oder einfach nur weggedriftet: Auch bei virtuellen Meetings können Teilnehmer im Fettnäpfchen landen. Webkonferenz-Spezialist WebEx erklärt die zehn wichtigsten Benimmregeln.

Bei Webkonferenzen kommunizieren die Teilnehmer zwar nur virtuell miteinander; das wappnet sie aber keineswegs davor, einen schlechten Eindruck bei ihren Geschäftspartnern zu hinterlassen. Wer denkt, es gäbe keine Etikette, weil man sich ja sowieso nicht persönlich sieht, hat sich geirrt. Ob bei Online-Meetings, Web-Präsentationen oder Internetschulungen, angemessenes Benehmen und Verhalten sind genauso wichtig wie bei Face-to-Face-Meetings.

Der 10-Punkte-WebEx-Knigge: 

  • Pünktlich sein:
    Wichtigstes Gebot ist wie überall im Business-Alltag die Pünktlichkeit. Unpünktlich zu sein, gilt nicht nur in Deutschland als grobe Unhöflichkeit, da man jemandem etwas stiehlt, das man nicht mehr zurückgeben kann: Zeit. Wenn sich die Verspätung nicht vermeiden lässt, sollten Geschäftspartner rechtzeitig benachrichtigt werden. So können sie die Wartezeit wenigstens noch effektiv nutzen.
  • Technik kennen:
    Bevor man eine Webkonferenz startet oder an einer teilnimmt, sollte sichergestellt sein, dass man sich auch wirklich mit der Technik auskennt. Nichts ist peinlicher, wenn man als Gastgeber oder Moderator eines Online-Meetings ständig rumfriemelt, wahllos Fenster auf dem Desktop öffnet etc. Ähnlich störend ist es, zu spät in ein Meeting zu kommen, weil man die Technik nicht kennt. Vor der ersten Webkonferenz ist es daher äußerst sinnvoll, wenn Gastgeber beziehungsweise Moderatoren an einer kostenlosen Schulung teilnehmen, wie sie auch von WebEx angeboten wird.
  • Webkonferenzen ohne Webcam - auf die Stimme achten:
    Bei einem virtuellen Meeting ohne Webcam gibt es keine Körpersprache und Mimik. Daher sollten sich Teilnehmer ihre Formulierungen gut überlegen, um nicht missverstanden zu werden. Lächeln hilft, auch am Telefon - man hört es.
  • Webkonferenzen mit Webcam - auf Kleidung und Gesten achten:
    Wenn man seine Geschäftspartner sehen kann, sollte man Business-Kleidung wählen, zumindest in den Körperzonen, die von der Webcam erfasst werden. Beim Sprechen Gesten vermeiden, die von anderen Kulturen missverstanden werden könnten. Zudem sollte die Kamera so eingestellt sein, dass man direkt in die Linse schaut. So fühlen sich die anderen Teilnehmer auch persönlich angesprochen. Sinnvoll ist auch, einen geeigneten Hintergrund zu wählen, und dass das Licht stimmt. Fotokopierende Praktikanten im Hintergrund sind nicht unbedingt ein geeignetes Motiv.
  • Mit Namen melden:
    Wer sich in einem Online-Meeting zu Wort meldet, sollte seinen Namen nennen. Für andere Teilnehmer ist es schier unmöglich, Beiträge allein aufgrund der Stimme zuzuordnen.
  • Andere ausreden lassen:
    Ausreden lassen gilt in Deutschland als eine der wichtigsten Benimmregeln. Endlose Monologe können jedoch mit Zwischenfragen unterbrochen werden. Am höflichsten unterbricht man jemanden mit einer geschlossenen Frage zum Thema. Wichtige Fragen können auch parallel per integriertem Chatpanel besprochen werden. Falls für das Fragen und Antworten keine Zeit mehr bleibt, besteht zudem die Möglichkeit, offene Fragen noch nach dem Meeting schriftlich zu beantworten.
  • Nicht in den Hörer oder das Headset schnaufen:
    Jedes Schnaufen und Räuspern wird lautstark übertragen, nicht nur bei Headsets mit Mikro direkt vor dem Mund. Auch Telefone übertragen solche Störgeräusche. Daher den Stummschalter am Telefon betätigen, während andere präsentieren oder vortragen.
  • Teilnehmer vorstellen:
    Gastgeber sollten die Teilnehmer zu Beginn einer Webkonferenz kurz vorstellen. Das schafft Awareness, schließlich interagiert man ja nicht persönlich. Auf der integrierten Teilnehmerliste sind alle Namen sichtbar. Dadurch kann man einzelne Teilnehmer auch persönlich adressieren.
  • Digitales Wegdriften vermeiden:
    Zwar ist es schwer, die so genannten "Digital Drifters" - also die Teilnehmer, die wegdriften - in einem Online-Meeting zu ermitteln. Trotzdem lassen sich die Drifter sehr schnell durch das Einstreuen von Feedback-Möglichkeiten entlarven. Das kann peinlich für den Überführten werden und zeugt nicht gerade von einer professionellen Einstellung. Vorsicht ist allemal geboten: Der Gastgeber erkennt mitunter, wer sich anderen Dingen widmet und beispielsweise nebenher im Internet surft. Er sieht zwar nicht explizit die Inhalte, aber er ist in der Lage, entsprechend zu reagieren, wenn die Aufmerksamkeit der Teilnehmer sinkt. Tipp für Gastgeber/Moderatoren: Meetings, Schulungen oder Präsentationen so interaktiv und spannend gestalten (mit Umfragen, Kommentarwerkzeugen, Chat etc.), dass die Teilnehmer auch aktiv einbezogen werden und nicht so schnell zum Multitasking übergehen.
  • Aufräumen vor dem Desktop-Sharing:
    Wer in einem Online-Meeting seinen Desktop mit den anderen Teilnehmern teilt, sollte sicher stellen, dass der PC-Schreibtisch sauber und aufgeräumt ist. Unordentliche, unübersichtliche Desktops gehören nicht in ein professionelles Meeting.

Bei WebEx-Webkonferenzen können sich beliebig viele Teilnehmer beliebig vieler Unternehmen auf der ganzen Welt zu einem Online-Meeting treffen. Einzige Voraussetzung: sie brauchen einen PC oder ein Notebook mit Internetzugang. Dann können sie in Echtzeit via Web gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Anwendungen nutzen und Vorträge halten. Die begleitenden Gespäche werden über eine Telefonkonferenzschaltung geführt; mit einer Webcam können sich die Teilnehmer sehen.