Vor allem mittelständische Unternehmen suchen deshalb verstärkt nach Alternativen. Der IT-Dienstleister und Groupware-Experte Metaways nennt sieben Schlüsselkriterien, auf die sie dabei achten sollten.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine Groupware, die nicht von allen Beteiligten genutzt wird, ist wertlos. Die Bedienung der Software muss deshalb einfach und intuitiv sein, so dass jeder damit arbeiten kann und auch will. Das darf nicht nur für Power-User, sondern muss auch für die Durchschnitts-Anwender gelten.
- Anpassbarkeit: Unternehmen sollten die Möglichkeit haben, die Software ohne aufwändige Projekte an ihre individuellen Anforderungen anzupassen. Dazu gehört beispielsweise, zusätzliche Felder im Adressbuch anzulegen oder über eine Berechtigungssteuerung festzulegen, welche Benutzergruppen welche Felder verwenden dürfen.
- Erweiterbarkeit: Eine Groupware ist ein zentrales System, mit dem praktisch das ganze Unternehmen arbeitet. Bei Bedarf sollte es sich deshalb einfach um zusätzliche, für das Unternehmen wesentliche Aspekte erweitern lassen, beispielsweise CRM oder Zeiterfassung.
- Ausbalancierte Strukturen: Die Groupware muss Ausgewogenheit zwischen Unternehmensvorgaben und individuellen Freiheiten der Mitarbeiter ermöglichen. Das lässt sich etwa erreichen, indem das Unternehmen vorgibt, in welchen Adressbüchern die unterschiedlichen Kontakte organisiert werden, und die Benutzer gleichzeitig die Möglichkeit haben, zum Beispiel eigene Aufgabenlisten anzulegen.
- BYOD-Unterstützung: Die Software sollte der zunehmenden Verschmelzung von Berufs- und Privatleben Rechnung tragen. So kann sie verhindern, dass die Nutzer auf ihren "Bring your own Device"-Geräten eine zusätzliche, unter Umständen unsichere Software für ihre privaten Termine nutzen. Dazu muss es etwa möglich sein, private Termine in der Groupware anzulegen, ohne dass diese für andere Anwender sichtbar werden.
- Interoperabilität: Die Lösung sollte sich einfach in vorhandene IT-Infrastrukturen einfügen lassen, so dass keine weiteren Investitionen nötig sind. Dazu muss die Groupware offen gegenüber Serverbetriebssystemen, Datenbanken, Authentifikationssystemen oder Web Services sein.
- Plattformunabhängigkeit: Die Systemlandschaft in den Unternehmen wird immer größer und diversifizierter. Eine webbasierte Groupware lässt sich im Browser nutzen und kann damit plattformunabhängig verwendet werden – sei es unter Windows, Mac oder Linux, auf Desktop-PCs, Notebooks, Smartphones oder Tablets.
"Suchen Unternehmen eine Alternative zu Microsoft Exchange, bietet ihnen der Markt zahlreiche Möglichkeiten. Diese sollten aber genau unter die Lupe genommen werden", sagt Cornelius Weiss, Team Leader Software Engineering bei Metaways in Hamburg.
"Es empfiehlt sich, auch Open-Source-Lösungen in Betracht zu ziehen. Da bei quelloffener Software keine Abhängigkeit von einem Hersteller besteht, kann sie einen echten Mehrwert bieten. Individuelle Erweiterungen an der Groupware beispielsweise können dann von einem IT-Dienstleister vor Ort durchgeführt werden."