WebEx: Sicher wie die Bank von England

Web Collaboration im Finanzwesen - Banken können wichtige Meetings auch virtuell abhalten. Mit Webkonferenzen kommunizieren sie sicher und effizient mit Kunden und Mitarbeitern. Außerdem sparen sie sich langwierige und teure Reisen.

Bankraub, sagte der berühmte Dramatiker Berthold Brecht einmal, ist eine Initiative von Dilettanten. Wahre Profis würden eine Bank gründen. Egal, wie man dazu steht: Profis müssen Banker tatsächlich sein. Sie tragen nicht nur die Verantwortung für die Wertanlagen ihrer Kunden, sondern müssen auch noch für die Wettbewerbsfähigkeit ihres Kreditinstituts auf dem Markt sorgen. Entscheidend sind dabei vor allem schnelle und effiziente Entscheidungs- und Abstimmungsprozesse auf allen Ebenen, und die setzen eine effektive Kommunikation voraus.

Unterstützung dabei versprechen neue Internet-Technologien wie Webkonferenzen, mit denen Finanzmanager Meetings via Internet abhalten können. Der Vorteil dabei: Da sich solche Online-Meetings auch ad-hoc ansetzen lassen, verkürzen sich die Entscheidungsprozesse. Bei Kundenberatungen etwa lassen sich wenn nötig Experten für individuelle Kundenanfragen schnell und unkompliziert zu einer laufenden Session hinzuschalten. Darüber hinaus können Banken Webkonferenzen für Internet-basierende Beratungen und kostengünstige Live-Online-Schulungen der Mitarbeiter einsetzen. Webkonferenzen sind also eine gute Alternative zu Meetings, die nicht unbedingt face-to-face stattfinden müssen. So sinken auch die Reisekosten drastisch.  

Banken noch zurückhaltend bei Webkonferenzen
Trotz der offensichtlichen Vorteile sind entsprechende Webkonferenzsysteme noch nicht allzu sehr verbreitet. Im deutschen Bankensektor stehen sie noch am Anfang. An der Bedienung kann es nicht liegen, denn die ist denkbar einfach: Alles, was benötigt wird, um eine Webkonferenz zu starten, oder an einer teilzunehmen, ist ein PC mit Browser und Internetzugang. Alles Weitere stellen Provider wie Cisco WebEx zur Verfügung, denn Web Conferencing wird in der Regel als Software as a Service (SaaS) on demand bereit gestellt. Da der Anbieter die gesamte Infrastruktur stellt, brauchen sich die Kunden nicht um Installation und Administration kümmern. Sie organisieren lediglich das Meeting und laden die Teilnehmer per E-Mail ein. Durch die Integration in Mail-Systeme wie Lotus Notes und Microsoft Outlook tragen sich die Einladungen sogar automatisch in den Kalender ein.

Zum Onlinetreffen gelangen Anwender dann mit wenigen Mausklicks direkt aus ihrem Mail-Programm. Anschließend können beliebig viele Teilnehmer beliebig vieler Banken gemeinsam an Anwendungen arbeiten, Projekte besprechen oder Präsentationen abhalten. Die Sprachkommunikation läuft parallel über eine Telefon-Konferenzschaltung. Um die Interaktivität zu steigern, können Anwender auch Webcams einsetzen. Damit sind sie in der Lage, sich in der Konferenz zu sehen.

Sicher ist sicher
Eigentlich ist es verständlich, dass Banken hinsichtlich des Einsatzes von Webkonferenzen zögern. Einerseits könnten Kunden den persönlichen Kontakt bevorzugen, andererseits geht es ja um hochsensible Daten und deren möglichen Kontrollverlust. Bei manchen Webkonferenz-Lösungen ist diese Angst nicht ganz unbegründet. Schließlich müssen hier alle notwendigen – und oft auch unternehmenskritische – Daten für ein Online-Meeting erst auf einen Server hochgeladen werden, damit alle Teilnehmer darauf zugreifen können. Die Gefahr von Datendiebstahl ist dabei besonders groß, da die Informationen im öffentlichen Internet liegen und potenziell zum Abschuss freigegeben sind.

Anders sieht es dagegen bei Webkonferenz-Lösungen aus, bei denen die Daten nicht auf einem Server gespeichert werden: Daten werden vielmehr in Echtzeit zwischen den PCs der Teilnehmer ausgetauscht, vergleichbar der Sprachübermittlung beim Telefonieren. Bei solchen Online-Meetings fungiert der PC gewissermaßen als Aktenkoffer: der Gastgeber schaltet einfach seinen Arbeitsplatz frei, und alle Teilnehmer können ihm folgen und mit ihm arbeiten. Unerwünschte Zaungäste kann der Host aus dem Meeting entfernen, sofern sie sich überhaupt einhacken können.

Für die nötige Sicherheit sorgen auch Standards wie Advanced Encryption Standard (AES), 128 Bit und SSL (Secure Socket Layer), über die Meeting-Inhalte verschlüsselt werden. Diese Verfahren werden weltweit beim Online-Banking verwendet und gelten als sehr sicher. Finanzinstitute, die ganz sicher gehen wollen, sollten auch auf entsprechende Siegel achten. Zu den wichtigsten zählt die so genannte WebTrust-Zertifizierung des American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) und des Canadian Institute of Chartered Accountants (CICA). Um das WebTrust-Zertifikat zu erhalten, müssen Webkonferenz-Lösungen bestimmte Richtlinien bei der Übertragung von Daten via Internet und E-Commerce erfüllen. Die Berechtigung für WebTrust wird jedes Jahr aufs Neue überprüft. Mit dem SAS-70 Type II-Audit (Statement on Auditing Standards) überprüft die AICPA zudem regelmäßig, ob Kundendaten angemessen und vertraulich behandelt werden.

Online-Banken als Vorreiter
Während klassische Banken noch Zurückhaltung üben, nehmen Online-Banken beim Einsatz von Webkonferenzen eine Vorreiterrolle ein. Online-Meetings können den persönlichen Kontakt zwar nie ersetzen, aber gerade für weltweite Innenmeetings und Tagungen sowie für so genannte Webtouch-Beratungen sind sie die ideale Lösung. Bei der Webtouch-Beratung etwa sehen sich Bankberater und Kunde am jeweils eigenen PC-Monitor Angebote zu Kreditprodukten an oder erörtern live Fragen zur Kreditvergabe. Der Vorteil solcher Webberatungen ist, dass Verträge schneller abgeschlossen werden können und die Umsätze pro Berater besser messbar sind.

Über Programmierschnittstellen (APIs) lassen sich Webkonferenzen zudem systematisch mit anderen wichtigen bankeigenen IT-Systemen verknüpfen. Dadurch sind Banken beispielsweise in der Lage, die während einer Online-Session besprochenen Inhalte direkt in die CRM-Datenbank zu übertragen, so dass etwa der Vertrieb entsprechend reagieren und die die passende Finanzdienstleistungen anbieten kann. Das wiederum zeichnet die Profis gegenüber den Dilettanten aus.