Cloudlösung macht Enterprise Content Management interessant für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Sha-Peau-Lösung von BCT wurde vor kurzem offiziell für Microsoft Windows Azure zertifiziert.
Sha-Peau ist eine Produktlinie mit benutzerfreundlichen ECM-Add-ons als Ergänzung für Microsoft SharePoint. Sha-Peau ergänzt SharePoint mit zusätzlichen ECM-Funktionalitäten wie Input-, Dokumenten- und Workflow-Management und Lösungen für die automatische Post- und Rechnungsverarbeitung. Mit der Zertifizierung für Windows Azure erfüllt die Software alle Voraussetzungen, um über die Cloud-Computing-Plattform von Microsoft angeboten werden zu können.
“Umfassende Dokumentenmanagement-Systeme sind aufgrund der hohen Investitionskosten und Kosten für die Verwaltung und Pflege für kleine und mittelständische Unternehmen oft nicht so interessant. Durch die Einführung von SharePoint hat Microsoft das digitale Arbeiten auch für kleinere Unternehmen bezahlbar gemacht”, erzählt Jos Bischoff, Geschäftsführer bei BCT. “Wir haben die Standard-Funktionalität von SharePoint mit umfassenden Funktionalitäten für das Dokumenten- und Workflow-Management ergänzt, mit denen die Benutzer von SharePoint ihre Arbeitsprozesse noch besser in den Griff bekommen. Sha-Peau basiert auf SharePoint-Anwendungen, die die täglichen Arbeiten der Benutzer erheblich erleichtern. Darüber hinaus kann Sha-Peau je nach Bedarf in die bereits vorhandenen ERP- oder Finanzsysteme integriert werden.”
Die Verknüpfung von Sha-Peau mit Windows Azure war ein logischer Schritt für BCT: “Da Sha-Peau insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde, ist es selbstverständlich, dass wir das Produkt auch in der Cloud anbieten”, erläutert Robert Wijn, Manager Microsoft Practice bei BCT. Innerhalb Windows Azure werden Microsoft-Produkte online angeboten. Es können jedoch auch Softwareprodukte von Dritten zur Verfügung gestellt werden. Endverbraucher können ihre Daten mit Windows Azure sicher und verschlüsselt bereitstellen, da Microsoft unterschiedliche Datenzentren verwendet und regelmäßig Back-Ups durchführt. Bei Windows Azure zahlt der Nutzer zudem nicht pro Server, sondern nur für die genutzte Kapazität. Das kann für kleine und mittelständische Unternehmen aus finanzieller Hinsicht eine attraktive Lösung sein.
Mit den Produkten von Sha-Peau laufen wichtige Unternehmensprozesse schneller und effizienter. Sha-Peau Digital Mailroom hilft beispielsweise bei der Digitalisierung und Weiterleitung der eingehenden Korrespondenz. Mit Sha-Peau-Workflow werden Unternehmensprozesse optimal verwaltet. Sha-Peau Invoice automatisiert die Verarbeitung der eingehenden Rechnungen. Alle Rechnungen werden digitalisiert und im richtigen Ordner in SharePoint gespeichert. Im Anschluss daran beginnt der Workflow. Auf der Grundlage von wichtigen Metadaten und Regeln werden die Rechnungen automatisch an die dafür zuständige Person weitergeleitet. Die Rechnungsinformationen können in der Cloud überall über einen Webbrowser eingesehen werden und Rechnungen und relatierte Dokumente können direkt über das ERP-System aufgerufen werden.
“Microsoft SharePoint wurde in den letzten Jahren als Portal und insbesondere als Collaboration-Tool bei kleinen und mittelständischen Unternehmen immer beliebter. Durch die zusätzliche Funktionalität von Sha-Peau kann auf der Grundlage von sowohl Microsoft SharePoint als auch Windows Azure der Schritt zum ECM in der Cloud nicht nur für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, sondern auch für strukturierte dokumentbezogene Prozesse gemacht werden”, laut Aussage Herr Jos Bischoff.