Mit seinem Urteil vom 14. Mai 2019 zwingt der Europäische Gerichtshof (EuGH) die Unternehmen in der EU, Arbeitszeiten und Pausen ihrer Angestellten künftig systematisch zu erfassen. Die Mitgliedsstaaten der EU sind angewiesen, entsprechende Gesetze dafür zu schaffen. Nur so sei nachweislich überprüfbar, ob Arbeitszeiten nicht überschritten und Ruhezeiten eingehalten werden.
Für die klassischen Arbeitsabläufe, bei denen die Angestellten morgens in die Fabrik oder das Büro kommen, abends wieder nach Hause gehen und ihren Arbeitsplatz dazwischen für eine Mittagspause verlassen, ist dieses Urteil unproblematisch. Business-Software-Lösungen wie ERP-Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern, sich an- und abzumelden und erlauben es den Unternehmen damit, die Arbeits- und Ruhezeiten unkompliziert aufzuzeichnen.
Komplizierter wird es allerdings bei vielen Abläufen, die typisch für die moderne Arbeitswelt sind. So ist es heute etwa keine Seltenheit mehr, dass Mitarbeiter im Urlaub am Strand ihre beruflichen E-Mails checken und beantworten; oder am Wochenende einen kreativen Einfall für ein aktuelles Projekt haben und diesen gleich in die Tat umsetzen wollen; oder mitten in der Nacht den Anruf eines wichtigen Geschäftspartners aus Übersee entgegenehmen.
Zettelwirtschaft oder aufwändige und fehlerbehaftete Nacherfassungen brauchen Unternehmen in solchen Fällen nach Ansicht von IFS aber nicht zu befürchten. Der weltweit agierende Anbieter von Business Sofware erläutert, wie moderne Technologien dabei helfen können, auch solche Szenarien im Sinne des EuGH mit wenig Aufwand sicher zu erfassen.
- Mobilgeräte
In den genannten Fällen verfügen die Mitarbeiter meist über keinen Zugang zum Unternehmensnetzwerk und unter Umständen auch über keinen Internetzugang. Mobilgeräte können dann als zentrales Speichermedien fungieren. Sie zeichnen die Arbeitszeiten auf und übertragen sie an die Unternehmenssysteme, sobald wieder eine Verbindung dazu vorhanden ist.
- Mobile Apps
Die einfachste Möglichkeit zur Erfassung der Arbeitszeiten und gegebenenfalls Pausen durch die Mitarbeiter bieten dabei natürlich mobile Apps der Zeiterfassungssysteme. Dort können sie sich dann an- beziehungsweise abmelden, wenn sie E-Mails checken oder zu Hause an einem Projekt weiterarbeiten.
- Digitale Assistenten
Weiter vereinfachen lässt sich die Zeiterfassung durch die Mitarbeiter dabei, wenn sich diese Apps durch digitale Assistenten wie Siri oder Alexa bedienen lassen. Dann müssen die Nutzer nicht einmal einen Button betätigen, sondern können die Erfassung einfach per Sprachbefehl starten und beenden.
- Künstliche Intelligenz
Im Falle von beruflichen Telefonaten außerhalb der eigentlichen Arbeitszeiten lässt sich die Zeiterfassung durch intelligente Algorithmen automatisieren. Sie sind in der Lage, anhand der Telefonnummer in Kombination mit einer Analyse der Schlüsselwörter des Gesprächs zu erkennen, ob es sich um ein berufliches Telefonat handelt und zeichnen seine Dauer dann automatisch auf.
- Telemetrie
Für die Erfassung von Arbeitszeiten bei auswärtigen Terminen lassen sich die Telemetrie-Daten von Smartphones oder sogar von Connected Cars nutzen. Mit ihrer Hilfe können die Fahrzeiten, etwa von Service-Technikern oder Vertriebs-Mitarbeitern, automatisch ermittelt und aufgezeichnet werden.
„Die technologischen Möglichkeiten, um das Zeiterfassungsurteil des Europäischen Gerichtshofs unkompliziert umzusetzen, sind vorhanden“, sagt Steve Treagust, Global Industry Director for Finance, HCM & Strategy bei IFS. „Unternehmen sollten sich jetzt an ihre IT-Partner wenden um gemeinsam mit ihnen ihre spezifischen Prozesse zur Erfassung, zum Reporting und zur Kontrolle der relevanten Daten umzusetzen.“.