Viele Unternehmen zögern noch eine Vielzahl von eher alltäglichen Prozessen an Künstliche Intelligenz (KI) abzugeben. Dabei ist KI ein echtes Arbeitstier ist, und zwar ein sehr effektives. Unternehmen, die ihre Denkweise ändern, werden bald entdecken, dass KI ihnen einen Wettbewerbsvorteil in Bereichen verschaffen kann, über die sie zuvor kaum einen Gedanken verschwendet haben. Ein Beispiel ist die Rechnungsbearbeitung.
Die Bearbeitung von Rechnungen ist eine zeitraubende und sich wiederholende Aufgabe. Außerdem ist sie anfällig für Fehler. Das erfordert nicht selten eine manuelle Überprüfung und erneute Bearbeitung. Zum Beispiel, wenn Rechnung und Bestellung nicht übereinstimmen oder weil Rechnungen falsch codiert wurden. Kreditorenbuchhaltungsteams verbringen derzeit etwa ein Viertel ihrer Zeit mit der Suche und Korrektur von Fehlern.
Die Engpässe, die durch diese stark manuellen Prozesse entstehen, können auch im weiteren Verlauf zu Problemen führen. Experten schätzen, dass die Bearbeitung einer Rechnung durchschnittlich 9 Euro kostet und acht Tage in Anspruch nimmt. Das ist nicht nur ein hoher Kostenfaktor für Unternehmen, es kann auch zu Reibungen mit Lieferanten führen, wenn sich Verzögerungen bei der Bearbeitung in verspäteten Zahlungen niederschlagen.
Viele Unternehmen betrachten dies als unvermeidbare Kosten des Geschäftsbetriebs. Andere wiederum wollen den Prozess vollständig automatisieren. Keiner der beiden Ansätze ist richtig. Unternehmen müssen die richtige Balance zwischen Mensch und Maschine finden und sicherstellen, dass sich beide ergänzen, damit die Automatisierung nicht auf Kosten der Genauigkeit geht.
KI wie einen Mitarbeiter anlernen
Es heißt, man solle immer versuchen, Leute einzustellen, die schlauer sind als man selbst, aber das bedeutet nicht, dass man sie gleich am ersten Tag zum Geschäftsführer macht. Mit künstlicher Intelligenz verhält es sich genauso. Die Technologie ist schlau, aber es ist wie bei einem rohen Talent: Es muss gefördert werden, bevor es im sensiblen Finanzbereich und der Rechnungsbearbeitung eingesetzt werden kann.
„Unternehmen sollten daher schrittweise anfangen und der Technologie beibringen häufige Fehler zu erkennen. Eine perfekte "Roboter"-Aufgabe für KI ist der Zeilenabgleich zwischen Rechnung und Bestellung oder die Eingabe der richtigen Codierung. Diese Aufgaben sind von der KI leicht zu erlernen, da es viele "gute" Beispiele gibt.
In den ersten ein oder zwei Monaten braucht es einen Mitarbeiter, der die KI überprüft und sicherstellt, dass sie alles richtig macht. Aber nach drei Monaten mit null Fehlern kann die Technologie die Aufgabe vollständig übernehmen,“ erklärt Lloyd Humphreys, Principal Product Manager for Data and Analytics bei Tradeshift.
Die Kontrolle behalten
Natürlich setzt das alles voraus, dass man keine Fehler zulässt. Aber viele Unternehmen ziehen es vielleicht vor, ihrer KI ein wenig mehr zu vertrauen und sie direkt innerhalb sorgfältig kalibrierter Parameter zu nutzen. Die neuesten Technologien ermöglichen es den Anwendern, verschiedene Toleranzen einzustellen, sodass sie entscheiden können, ob die KI konservativ arbeitet - sie fragt immer ab und markiert Posten, bei denen sie unsicher ist - oder ob sie relativ freie Hand hat oder irgendwo dazwischen.
KI ist der einzige Mitarbeiter mit einem unstillbaren Appetit auf jede Arbeit und jede Menge Daten. Der Schlüssel ist, die Kontrolle zu behalten. Unternehmen sollten der Technologie klar definierte Aufgaben zuteilen, die im Rahmen ihrer Möglichkeiten liegen, und sicherstellen, dass die Folgen eines Fehlers nicht katastrophal sind.
Unternehmen, die diesen einfachen Ansatz befolgen, profitieren von einer Vielzahl von Vorteilen. Automatisierung kann die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung um 80 Prozent senken. In einigen Fällen reduziert der Einsatz von KI manuelle Eingriffe um bis zu 99,5 Prozent.
Vorteile ausschöpfen
Aber die Vorteile hören damit nicht auf. Die Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, lange eingefahrene, aber ineffiziente Geschäftsprozesse neu zu gestalten. Durch die Verwendung von Kontext und Hinweisen aus historischen Daten ist es möglich, das KI den Genehmigungsprozess für bestimmte wiederkehrende Transaktionen eines vertrauenswürdigen Anbieters vollständig übernimmt.
„KI kann auch für die Sicherheit eingesetzt werden. Sie ist in der Lage große Datenmengen zu analysieren, woraus sich Empfehlungen für die Zukunft ableiten lassen. Das gilt für Sicherheitsmaßnahmen genauso wie für Lieferantenzahlungen. Mithilfe von KI können Unternehmen zum Beispiel die Partner identifizieren und belohnen, die frühzeitig zahlen und somit den Cashflow stabilisieren,“ so Humphreys weiter.
Dies sind nur einige der taktischen Vorteile, die richtig eingesetzte KI vollbringt. Ihr größter Wert besteht jedoch darin, wenn sie sich wiederholende Prozesse automatisiert und fehlerfrei übernimmt. Denn dann können sich Mitarbeiter auf wertschaffende, qualifiziertere Arbeiten konzentrieren.