Webkonferenzen gehören mittlerweile zum Alltag, denn virtuelle Meetings sind überaus flexibel und effizient. In der Praxis verläuft jedoch nicht jede Webkonferenz erfolgreich. Die nachstehenden Tipps von Cisco WebEx zeigen, wie man Online-Meetings erfolgreich gestaltet.
Technik: Vor dem Start einer Webkonferenz sollten sich alle Teilnehmer mit der Technik vertraut machen. Das gesamte Equipment, die Software oder die Webcam müssen vorher ausprobiert werden, etwa in einer Test-Konferenz.
Weniger ist mehr: Die Zahl der Teilnehmer sollte auf sechs bis sieben, die Dauer einer Webkonferenz auf 90 Minuten begrenzt sein. Mehr ist manchmal nicht zu vermeiden, geht aber immer zu Lasten der Produktivität.
Verfügbarkeit: Beim Ansetzen von Webkonferenzen sollte der Einladende auf Zeitzonen und lokale Feiertage achten.
Ruhige Umgebung: Webkonferenzen sollten in einer ruhigen Umgebung stattfinden - Hintergrundgeräusche sind störend und irritierend; sie fallen vor Ort viel weniger auf als bei den via Web verbundenen Partnern.
Materialien: Alle für eine Webkonferenz benötigen Materialien - beispielsweise Bilder, Videos oder Texte - sollten vorher zusammengestellt werden.
Programm: Der Moderator sollte eine klare Agenda verwenden und während der Session immer wieder darauf Bezug nehmen.
Konzentration: Wenn man in einer Webkonferenz ohne Webcam die Partner nicht sehen kann, sollte man sich während der Session trotzdem nicht mit anderen Dingen beschäftigen, beispielsweise E-Mails bearbeiten. Auch halblaute Gespräche nebenbei stören.
Mit Namen melden: Wer sich in einem Online-Meeting ohne Webcam zu Wort meldet, sollte seinen Namen nennen. Andere Teilnehmer können Beiträge meist nicht aufgrund der Stimme zuordnen.
Teilnahme: Der Moderator sollte während einer Session in regelmäßigen Abständen bei allen Teilnehmern nach Beiträgen oder Meinungen fragen. Auf diese Weise kann er verhindern, dass einzelne Teilnehmer "abdriften".
Kommunizieren statt monologisieren: Endlose Monologe führen unweigerlich dazu, dass die übrigen Teilnehmer sich gedanklich ausklinken. Hier muss der Moderator rechtzeitig eingreifen und gegensteuern.
Präsentationen: Die Grundregeln für Präsentationen müssen in Webkonferenzen besonders streng eingehalten werden:
Möglichst wenig Text auf einer Folie - maximal sechs Bullet-Points - Große, klare Schrifttypen - Klare und deutlich visualisierte Strukturierung der Gliederungsebenen - Nummerierte Folien - Kein unruhiger Hintergrund und keine aufwändigen Randgrafiken - Keine komplexen Animationen
Getränke: Kaffeetassen, Teetassen und Gläser dürfen nicht neben dem Mikrofon platziert werden, weil Klappern und Klirren die Webkonferenz stören können.
