Damit verschenkt die Unternehmensleitung nicht nur die Zeit ihrer Mitarbeiter, sondern auch wichtige Ressourcen. Das sind Ergebnisse der europaweiten Studie "Face to Phase: Die Konvergenz von Geschäftsreisen und Virtual Meetings", die vom internationalen Service Provider Easynet Global Services in Zusammenarbeit mit dem IMWF Institut für Management- und Wirtschaftsforschung durchgeführt wurde.
Europas Manager als Aushilfsplaner: In acht von zehn Fällen sind es die Mitarbeiter der Fachbereiche, die Videokonferenzen buchen und zu ihnen einladen müssen. Auch den Verbindungsaufbau und die Bedienung der Systeme übernehmen in 45 Prozent der Fälle Manager oder Assistenten, die nicht für diese technischen Aufgaben geschult sind. Unter den sich daraus ergebenden Belastungen und den technischen Problemen bei der Bedienung leidet die Akzeptanz von Videokonferenzen. Mögliche Kosteneinsparungen virtueller Besprechungen durch eine Reduzierung von Geschäftsreisen und daraus resultierende Umwelteffekte werden verschenkt. Darüber hinaus wird qualifiziertes Fachpersonal mit der Lösung technischer Fallstricke gebunden.
Mit dieser Do-It-Yourself-Politik mutet die Unternehmensführung nicht nur ihren Managern viel zu, sondern überlastet oftmals auch in die hauseigene IT: In der Hälfte der Unternehmen werden der Verbindungsaufbau und die Gerätebetreuung bei Videokonferenzen in die Verantwortung der internen IT-Abteilungen delegiert, ohne dass dorf häufig das notwendige Fachwissen vorhanden ist oder aufgebaut wird. Spezialisierte Dienstleister werden häufig erst bei technischen Störungen hinzugezogen - und auch dann nur in jedem fünften Fall.
"Die Rechnung der Betriebe geht oft nicht auf", sagt Diethelm Siebuhr, Geschäftsführer Central Europe von Easynet Global Services. "Die Kosten für einen externen Dienstleister betragen nur einen Bruchteil von dem, was interne IT oder sogar Manager an Arbeitszeit an die technischen Tücken von Videokonferenzen verschwenden. Weiterhin kann durch eine verbesserte Akzeptanz die Nutzung der Systeme deutlich erhöht, weitere Reisekosten eingespart und ein ROI noch schneller erzielt werden." Professionelle Hilfe gibt es mit sogenannten Full-Service-Lösungen, bei denen ein Dienstleister die virtuellen Konferenzen und ihre Teilnehmer rundum betreut und für die gesamte Abwicklung, technischen Feinheiten und möglichen Probleme zuständig ist. Für diesen Service ist in Deutschland ein Drittel der Verantwortlichen offen, die noch keine Videokonferenzen nutzen.
Hintergrundinformationen:
Die Studie "Face to Phase: Die Konvergenz von Geschäftsreisen und Virtual Meetings"stellt die Ergebnisse einer Online-Panel-Befragung dar, die im Auftrag von der Easynet GmbH in Kooperation mit dem IMWF Institut für Management- und Wirtschaftsforschung durchgeführt wurde. Im Oktober und November 2008 wurden Fach- und Führungskräfte zur Bedeutung von Geschäftsreisen sowie zum Einsatz von Videokonferenzen befragt. 716 Manager aus Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Italien, Spanien, den Niederlanden, Belgien und der Schweiz nahmen an der Studie teil. Die Befragungen wurden in der jeweiligen Landessprache durchgeführt.