Im Unterschied zur Produktion sind die Arbeitsabläufe im Büro lange Zeit recht stabil geblieben. Schreibmaschine, Karteikasten, Aktenordner und Zeichenbrett waren im 20. Jahrhundert lange die prägenden Arbeitsmittel. Die IT hat diese herkömmliche Arbeitswelt innerhalb weniger Jahre komplett umgekrempelt. Heute bewegen sich die Arbeitsabläufe in enger Fühlung mit den jeweiligen IT-Prozessen, und die für Generationen vertrauten Arbeitsmittel sind mittlerweile schon so gut wie vergessen. Dabei hat die nächste Phase der Umgestaltung der Arbeits- und Berufsweltbereits begonnen und auch diesmal wird kaum ein Stein auf dem anderen bleiben.
Die klassische IT – Server im Keller, Bildschirm beziehungsweise Computer auf dem Tisch – hat die Produktivität der Büroarbeitsplätze deutlich gesteigert. Dem sind ganze Berufsbilder zum Opfer gefallen, denn wer eine Textverarbeitung halbwegs beherrscht, braucht kein Schreibbüro mehr. Der Einzug des Web in die Unternehmen brachte zunächst einen weiteren Produktivitätsschub, weil die Kommunikationsmöglichkeiten enorm erweitert wurden: Unternehmen können auf diese Weise viel schneller mit ihren Lieferanten und Kunden in Verbindung treten und dadurch auch die externen Prozesse beschleunigen. Gleichzeitig erweiterte sich der Radius dieser Prozesse, denn mit der Verfügbarkeit breitbandiger Internetzugänge ließ sich der ganze Globus in die Arbeitsprozesse einbinden. Mitarbeiter sind damit auch dann erreichbar, wenn sie gar nicht anwesend sind,sondern sich beispielsweise bei einem Kunden oder in einer auswärtigen Niederlassung aufhalten. Umgekehrt sind Mitarbeiter, die überall erreichbar sind, auch flexibler einsetzbar. Mit dem an jedem Ort verfügbaren Internetanschluss waren die technischen Voraussetzungen für die Auflösung des herkömmlichen Büros geschaffen.
Mobile Arbeitsplätze
Heute gibt es in etlichen Unternehmen bereits weniger Schreibtische als Mitarbeiter. Wer als Vertriebsingenieur, Consultant oder Kundenberater ohnehin mehr Zeit außerHaus als im Büro verbringt, der erledigt seine Arbeit normalerweise am Notebookunterwegs. Ist man einmal vorübergehend im Haus, so kann man sich für diese Zeit den Schreibtisch mit mehreren gleichfalls mobilen Kollegen teilen. Ob In-House oder unterwegs, die entscheidenden Arbeitsmittel stehen immer zur Verfügung, weil man sich an jedem Ort via Internet ins Unternehmensnetz einklinken kann. Die Flexibilität dieser Arbeitsweise lässt sich auch für interne Mitarbeiter nutzen. In einigen Unternehmen haben die Mitarbeiter keinen festen Schreitisch, sondern neben einem mobilen Computer einen Container mit ihren sonstigen Utensilien. Beides nehmen sie mit, wenn sie sich irgendwo im Gebäude einer temporären Arbeitsgruppe anschließen.
Wobei diese Form der Mobilität fast schon wieder ein wenig anachronistisch wirkt, weil sich die Arbeitsgruppe der Zukunft gar nicht mehr über die physische Anwesenheit an diesem oder jenem Ort definiert, sondern primär funktionell. Das Team der Zukunft ist virtuell – Mitglieder von Arbeits- oder Projektgruppen kennen sich oft nur übers Web oder arbeiten ausschließlich im Web zusammen. Insbesondere durch die Globalisierung sind diese Unternehmens Communities heute weit verstreut. Traditionelle Kommunikationsformen wie Mitarbeiterversammlungen oder Arbeitsbesprechungen lassen sich in diesem Szenario oft nicht mehr oder nur mit sehr hohem Aufwand organisieren, sie wandern dann automatisch ins Web. Entsprechend verändern sich auch die restlichen Arbeitsmittel: Dokumente, Projektberichte, Reports usw. sind meist ausschließlich in digitaler Form verfügbar, weil nur so alle Mitarbeiter auf sie zugreifen können.
Dabei nutzen die virtuellen Communities zunehmend die Möglichkeit des Web 2.0. Tatsächlich bilden ja – ähnlichwie im privaten Leben, das hier den Takt vorgibt – auch die Mitarbeiter eines Unternehmens, aber auch die Kunden und Geschäftspartner, spezifische Communities, die dementsprechend auch die Methoden des Web 2.0 nutzen können: Diskussionsforen, Blogs, Chat-Rooms usw. Die Vorteile dieser neuen Methoden für Unternehmen liegen auf der Hand, denn die Kommunikation lässt sich so schnell, flexibel und effizient organisieren und durchführen. Auf diese Weise können zum Beispiel Serviceprobleme viel schneller als mit herkömmlichen Methoden gelöst werden.
Da die Software im Web 2.0 im On-Demand-Verfahren zur Verfügung gestellt wird, benötigt man keine aufwändigen Applikationen und auch keinen eigenen Support. Änderungen in der Software lassen sich so ohne Roll-Out-Prozedur in kürzester Zeit umsetzen. Insbesondere aber ist das Web 2.0 überall verfügbar, jeder kann sich problemlos von jedem Web-fähigen Endgerät an jedem Ort der Welt einloggen und findet dort die gewünschte Plattform mitseinen jeweiligen privaten Inhalten vor.
Arbeit in virtuellen Teams
Virtuelle Gruppen erlauben neue, schnell wechselnde Funktionszusammenhänge, die völlig unabhängig von räumlichen Aspekten sind. Damit wird auch der Begriff des"Arbeitsplatzes" neu definiert – er verliert nach und nach seine räumliche Dimension. Dies hat große Veränderungen in der gesamten Arbeitswelt zur Folge. Noch immer bewegen sich jeden Tag riesige Ströme von Menschen durch das Land, weil über 30 Millionen Berufstätige einen räumlich definierten Arbeitsplatz aufsuchen. 17 Prozent davon legen, nach Angaben des Statistischen Bundesamtes, täglich mehr als 50 Kilometer zurück, 5 Prozent mehr als 100 Kilometer – ein Verhalten, dass eigentlich nicht mehr zu den aktuellen technischen Möglichkeiten passt: Der Mitarbeiter fährt beispielsweise 25 Kilometer von Freising nach München, um dort in einem virtuellen Team mit Kollegen in Kalifornien und Singapur zusammenzuarbeiten – das wäre natürlich ebenso gut von Freising aus möglich.
Lange Zeit war dies insofern eine technische Notwendigkeit, als die für die Arbeitsprozesse benötigten Arbeitsmittel nur am Arbeitsplatz verfügbar sein konnten. Insbesondere aber war die intensive Kommunikation mit Kollegen, Kunden usw. nur im direkten Kontakt möglich. Die Menschen mussten daher ihren Arbeits-und Kommunikationsmitteln folgen. Die negativen Auswirkungen des Pendlerwesens sind bekannt, sie reichen von einem enormen Zeitverlust über Kosten bis zu den gesamtgesellschaftlichen Folgen für Infrastruktur und Umwelt.
Die modernen Kommunikationstechnologien haben die Voraussetzung geschaffen, um die enge Verbindung zwischen Arbeitsprozessen und einem bestimmten Ort zu beenden; Arbeits- und Kommunikationsmittel sind daher heute in der Lage, den Menschen zu folgen. Die heute vielfach beklagte Störung der "Work-Life-Balance" ist invielen Fällen eine Folge langer und ineffizienter Wege zur Arbeit. Denn gerade bei den Stunden, die Tag für Tag in Bussen und Bahnen oder im Stau verbracht werden, haben die Betroffenen das Gefühl, dass diese Zeit ganz und gar sinnlos vergeudet wird. In zahlreichen Unternehmen hat sich daher das Home Office als moderne Form des Arbeitsplatzes etabliert. Die Mitarbeiter können dort auf alle Funktionen zugreifen und alle Ressourcen des Unternehmens nutzen und sie können vor allem uneingeschränkt an den Kommunikationsprozessen teilhaben.
Für diese neue Organisation der Arbeit stehen die erforderlichen Technologien heute zwar bereit, einsetzbare Lösungen sind aber erst im Entstehen. Dabei ist es beispielsweise nicht möglich die Techniken der Web 2.0 1:1 zu adaptieren, weil Unternehmen spezielle Anforderungen bei der Sicherheit und der Verfügbarkeit haben. Umgekehrt sind Anwendungen, die professionellen Ansprüchen genügen, meist noch ganz auf klassische Kommunikationsformen ausgerichtet. Für virtuelle Business-Communities braucht man jedoch mehr als E-Mail und Telefon. So schaffen zum Beispiel Web-Konferenzen eine Kommunikationsplattform, die ein Zusammenarbeiten in Echtzeit erlaubt. Virtuelle Teams können hier ihre Arbeitsmittel und Dokumente gemeinsam nutzen, Diskussionen führen und Dateien schnell von einem zum anderen Rechner bewegen. Außerdem kann im Rahmen des Remote Desktop Sharing die Kontrolle über einen Arbeitsplatz temporär an eine andere Station übergeben werden, so dass die Teilnehmer unabhängig vom Ort gemeinsam in beliebigen Anwendungenarbeiten können. Diese Techniken werden künftig weiter ausgebaut, so dass die virtuellen Communities über ein Art permanenter Web-Konferenz mit allen Ressourcen in unternehmensweite Workflows nahtlos eingebunden sind.
Dennoch werden auch in Zukunft viele Arbeitsprozesse übrig bleiben, die einen genuin räumlichen Aspekt aufweisen und die sich deswegen auch nicht in die virtuelle Welt verlagern lassen. Daher wird es immer konventionelle Arbeitsplätze mit einer festen Position im realen Raum geben – das Berufsbild der Bäckereifachverkäuferin wird sich nicht ins Virtuelle verlagern lassen und auch das Abendessen mit einen Geschäftspartner wird nicht virtuell stattfinden. Dennoch wird sich die Arbeitswelt durch diese Technologien stark verändern, weil die Prozesse so einfach effizienter organisiert werden können. Wenn damit zugleich die Umwelt entlastet wird, weil sich die Menschen weniger oft physisch durch die Landschaft bewegen müssen, umso besser.