Das Smart Office ist ein von digitalen Technologien durchzogenes Büro, das die Produktivität, das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigert. Zugleich bietet es eine Vielzahl an Möglichkeiten, den Energieverbrauch zu senken und die Umwelt zu entlasten – was Unternehmen nicht nur bei ihren Nachhaltigkeitsinitiativen unterstützt, sondern auch zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann.
NTT beschreibt nachfolgend, wie ein smartes Büro die Nachhaltigkeitsbilanz verbessern kann:
- Daten erleichtern nachhaltige Entscheidungen
Ein Smart Office liefert über Sensoren detaillierte Daten zum Energie- und Wasserverbrauch im Büro – und das in Echtzeit. Erst mit diesen Daten können Unternehmen beispielsweise Geräte oder Bereiche mit besonders hohem Stromverbrauch identifizieren und Optimierungspotenziale erkennen. Je granularer die Datenerfassung erfolgt, desto zielgerichteter lassen sich Maßnahmen zur Senkung des Verbrauchs umsetzen.
Idealerweise ermitteln die Geräte ihren Stromverbrauch selbst, wie es bei vielen Netzwerkgeräten der Fall ist. Wo das nicht möglich ist, helfen unter anderem smarte Steckdosen oder eine Messung mit Kabelklemmen direkt am Stromkreis. - Intelligentes An- und Ausschalten spart Strom
Sensoren sind in der Lage zu erkennen, ob ein Arbeitsplatz oder Raum tatsächlich genutzt wird – sei es anhand von Bewegungen oder kleinen Erschütterungen am Tisch. Mithilfe dieser Informationen lassen sich Arbeitsplätze, Räume und Bürobereiche gezielt stromlos schalten, wenn sie nicht belegt sind. Geräte im Stand-by verbrauchen dann keinen Strom mehr.
Erst wenn sich jemand an einen Tisch setzt oder einen Raum betritt, erwacht die Technik wieder zum Leben. Haben Unternehmen Zugriff auf die Gebäudetechnik, können sie auch die Heizung und Beleuchtung automatisch an- und ausschalten, was noch größere Einsparungen ermöglicht. - Hybrid-Arbeit senkt die Emissionen im Straßenverkehr
Mit modernen Lösungen für Kommunikation und Kollaboration ist ein Smart Office optimal für die reibungslose Zusammenarbeit von räumlich getrennten Teams ausgelegt. Dadurch können Unternehmen ihren Mitarbeitenden leicht flexible Arbeitsmodelle anbieten, ohne dass die Produktivität darunter leidet.
Arbeiten die Mitarbeitenden dann teilweise im Homeoffice, fallen viele Pendelfahrten weg und die CO2-Emissionen im Straßenverkehr sinken. Diese indirekten Emissionen durch die Arbeitswege zählen übrigens zu den Scope-3-Emissionen, die viele Unternehmen gerne in ihre Nachhaltigkeitsberichte aufnehmen, um ihre Bemühungen für umweltbewusstes Handeln zu unterstreichen. - Digitale Technik verringert den Papierverbrauch
Die digitale Zusammenarbeit räumlich getrennter Teams ist zudem ein entscheidender Schritt in Richtung papierloses Büro. Statt Dokumente auszudrucken und auf Papier herumzureichen oder abzuheften, können Mitarbeitende von überall aus auf Dokumente zugreifen und gemeinsam an ihnen arbeiten.
Selbst die Registrierung von Besuchern im Smart Office ist problemlos digital möglich – über ein Kiosksystem können die Gäste sogar selbst einchecken. Wichtige Informationen wie eine Veranstaltungsagenda oder den Weg zum Meeting-Raum laden sie sich via QR-Code oder NFC aufs Smartphone. - Shared Desks reduzieren den Energiebedarf
In der neuen Arbeitswelt mit ihren flexiblen Arbeitsmodellen benötigen Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz. Das erlaubt es Unternehmen, ihre Büroflächen anders zu gestalten und beispielsweise Co-Working Spaces, Projekträume und Silent Rooms für konzentrierte Einzelarbeit einzurichten. Mitarbeitende können vorab von überall aus, aber auch spontan vor Ort einen Arbeitsplatz oder einen Raum buchen.
In der Regel werden durch das Desk Sharing insgesamt weniger Arbeitsplätze benötigt – und somit auch weniger Bürofläche. Unternehmen müssen also kleinere Flächen als bisher beheizen und beleuchten. - Belegungsinformationen erlauben smarte Reinigung
Wissen Unternehmen, welche Arbeitsplätze und Räume benutzt wurden und welche nicht, können sie die Reinigungsintervalle anpassen. Die Bürobereiche, die tatsächlich belegt waren, werden wie gewohnt gereinigt. Leerstehende Bereiche müssen hingegen nicht ganz so regelmäßig gereinigt werden.
Das spart unter anderem Strom, Wasser und Reinigungsmittel. Darüber hinaus lassen sich dank der Belegungsinformationen auch Saugroboter erst dann losschicken, wenn ein Bürobereich wirklich leer ist, sodass niemand gestört wird.
„Dem Smart Office gehört fraglos die Zukunft. Es ist nicht nur die Basis für New Work und eine engagiert arbeitende Belegschaft, sondern auch für mehr Nachhaltigkeit“, betont Kai Grunwitz, CEO Germany und Regional Leader DACH NTT Ltd.
„Gestalten Unternehmen ihre klassischen Büroumgebungen zu smarten Büros um, können sie ihrer Verantwortung für die Umwelt leichter gerecht werden und darüber hinaus signifikante Kosteneinsparungen erzielen. Der geringere Ressourcenverbrauch eines Smart Office macht sich schnell in sinkenden Ausgaben unter anderem für Strom, Wärme und Wasser bemerkbar.“