Wie sieht unser Arbeitsalltag von morgen aus? So ganz eindeutig kann diese Frage wohl niemand beantworten. Sicher ist jedoch, dass die Art und Weise, wie wir zukünftig arbeiten, softwaregetrieben sein wird. Groupware ist seit über 30 Jahren ein definierender Faktor im Arbeitsalltag und gekommen, um zu bleiben. Welche Trends und Entwicklungen sich 2024 im Bereich kollaborativer Software durchsetzen werden, analysiert Groupware-Pionier grommunio.
1. Flexibler durch Open Source
Der Mythos, dass nur proprietäre Software sicher und leistungsstark sei, ist zum Glück mittlerweile überwunden. Zwar existiert nach wie vor eine Garde konservativer Manager, die eher zum Bezahlprodukt greifen, doch Open-Source-Software (OSS) kommt immer mehr in der Mitte der Geschäftswelt an. Im kommenden Jahr wird sich auch und insbesondere quelloffene Groupware weiter emanzipieren und Unternehmen helfen, ihre Abhängigkeiten zu großen Software-Konzernen abzubauen.
Zu den immensen Vorteilen gehören einerseits die Flexibilität und die oftmals starke Community, andererseits aber auch die Planungssicherheit: Aktuell plant zum Beispiel Microsoft, seine API-Sammlung Exchange Web Services abzuschalten und durch Microsoft Graph zu ersetzen. Unternehmen, die sich vollends auf diese Technologie stützen, wissen nicht, was die Zukunft – auch im Hinblick auf Lizenzgebühren – bringen wird. Viele werden sich daher nach kosteneffizienten Open-Source-Alternativen umsehen.
2. Datensicherheit und Datenhoheit
Auch 2024 werden Unternehmen sich mit den Themen Datensicherheit und Datenhoheit befassen müssen. Sie mögen zwar in der öffentlichen Wahrnehmung in den Hintergrund getreten sein, werden aber gerade wegen dem aktuell größeren Hype um künstliche Intelligenz wichtiger denn je: Der geschützte und finanziell kalkulierbare Zugang zu den eignen Daten ist für Unternehmen zentral, um ihre Zukunft zu sichern.
Datenmissbrauch und mangelnde Transparenz von Big-Tech-Konzernen – vor allem vor dem Hintergrund politischer Umwälzungen und legislativer Unschärfen zwischen den USA und Europa – verlangen nach neuen und unabhängigen Lösungen. Generelle Security- oder Passkey-Probleme mancher proprietärer Lösungen sowie deren Abgreifen von Passwörtern stehen einem sicheren Zugang diametral entgegen. Unternehmen sollten sich daher eine Groupware suchen, bei der Datenschutz, -hoheit und -souveränität sowie die Autonomie der Kunden im Vordergrund stehen.
3. Kollektive Kollaborationsplattformen
Klassische Groupware umfasst ein E-Mail-Programm, geteilte Terminkalender und Adressbücher, gemeinsame To-do-Listen und Dokumentenablagen. Moderne Varianten bieten deutlich mehr: von Chat und Instant Messaging über Videotelefonie und kollaborative Live-Bearbeitung von Dokumenten bis hin zu interaktiven Whiteboards. Der Phantasie sind kaum Grenzen gesetzt. Auch in Zukunft wird Groupware immer mehr zu Kollaborations- und Kommunikationsplattformen avancieren, die kollektiv und aus einem Guss alles für die Zusammenarbeit bereitstellen.
4. Hybrid Work wie im Büro
Das Zeitalter der hybriden Arbeitsmodelle ist angebrochen – wäre aber ohne kollaborative Software undenkbar. Groupware war und ist ein Enabler für die Zusammenarbeit im Unternehmen, egal wo die Mitarbeitenden tätig sind. Immer wichtiger und ein klarer Trend ist Groupware, die auf dem Laptop oder Desktop genau das gleiche Look and Feel bietet, wie auf dem Tablet oder dem Mobiltelefon – und sich nahtlos über alle Plattformen und Geräte hinweg synchronisieren lässt.
5. Immersives Arbeiten
Videocalls und Telefonate werden auch in Zukunft nicht komplett verschwinden, sondern sich eher zu immersivem Arbeiten weiterentwickeln. Augmented Reality und Virtual Reality sind die Technologien, die aller Voraussicht nach 2024 erste Schritte aus ihren jeweiligen Nischen auch in die Groupware und damit in die Mitte der Arbeitswelt machen. Vorstellbar sind zum Beispiel virtuelle Meetingräume mit Avataren. Immersives Arbeiten hat jedoch nicht nur etwas mit Gamification und einer schönen Abwechslung zu drögen Videotelefonaten zu tun. Es steigert nachweislich das Engagement sowie das Teamwork und verbessert die Employee Experience.
6. KI als Freund und Helfer
Nie war der Hype um künstliche Intelligenz größer als aktuell. Das liegt insbesondere daran, dass KI keine Spielerei mehr ist, sondern echten Mehrwert bietet. Auch in Groupware wird die Technologie in Zukunft sehr viel bewirken: Zum Beispiel könnte sie während Videocalls automatisch Untertitel einblenden und so für Inklusion Hörgeschädigter sorgen. Auch eine Direktübersetzung des Gesagten hilft, etwa um internationalen Teams die Zusammenarbeit zu erleichtern. Im Hinblick auf die Dokumentensuche hat sich Natural Language Processing bewährt, also die Verarbeitung natürlicher Sprache.
Auf diese Weise können Teammitglieder in eigenen Worten nach bestimmten Informationen suchen, die die KI ihnen prompt bereitstellt. Das gibt es schon, wird aber im kommenden Jahr an Performanz zulegen. Und auch beim Schreiben von Mails können digitale Helfer Wunder wirken, wie ChatGPT, DeepL Write und Co. eindrucksvoll beweisen – auch sie werden im kommenden Jahr in Groupwares nativ auftauchen.
„Unsere moderne, globalisierte und hochvernetzte Arbeitswelt basiert auf klassischer Groupware“, erklärt Norbert Lambing, CEO und Gründer von grommunio. „Jedoch sind wir noch lange nicht am Ende der Funktionalitätsfahnenstange angekommen - im Gegenteil. Wir werden enorme Sprünge in den Fähigkeiten der Software sehen. Aktuelle Technologien wie KI, Virtual Reality und Augmented Reality revolutionieren die Art und Weise, wie wir arbeiten. Gleichwohl wird sich Open-Source-Software immer weiter durchsetzen: Die Zeiten, in denen die zuweilen kostenintensive Abhängigkeit von Software-Konzernen obligatorisch war, sind damit dann zum Glück vorbei.“