Exterro kündigt eine neue Lösung für die Dateninventarisierung an. Exterro Smart Data Inventory unterstützt Unternehmen bei Aufbau, Überwachung und Aufrechterhaltung eines zuverlässigen Datenschutzprogrammes. Basis dafür ist ein einziges smartes und dynamisches Inventar aller eigenen sowie externen Datensätze, -bestände und Verarbeitungsprozesse.
Um ein effektives Datenschutz- und Governance-Programm zu erstellen, müssen Unternehmen in der Lage sein, sich schnell ein Echtzeitbild ihrer intern vorhandenen Daten zu verschaffen, aber auch den Datentransfer mit anderen Akteuren im Blick zu behalten.
Angesichts riesiger Datenmengen haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, ein genaues und aktuelles Inventar zu führen, das aber erforderlich ist, um die komplexen globalen Vorschriften einzuhalten.
Exterro Smart Data Inventory macht Compliance schneller möglich, weil die Software in kurzer Zeit Verarbeitungsprozesse erfasst, Redundanzen vermeidet, automatisch risikoreiche Verarbeitungen erkennt und eine integrierte Technologie zur Datenerkennung verwendet.
Eine umfassende Dateninventur gilt als der erste und wichtigste Schritt beim Aufbau eines zuverlässigen Datenschutz- und Data-Governance-Programms. Es ist auch der kostspieligste und zeitaufwändigste, weil Experten bei manueller Ausführung Monate dafür brauchen.
Zudem ist das Ergebnis nach Projektende häufig ungenau oder schon veraltet, obwohl Unternehmen mehrere Hunderttausend Euro darin investieren.
Einige der wichtigsten Vorteile von Exterro Smart Data Inventory:
- Beschleunigte Compliance
Durch die Integration in Exterro Data Discovery verkürzt Exterro Smart Data Inventory die Zeit bis zur Einhaltung globaler Datenschutzbestimmungen. Mitarbeiter konfigurieren je nach Verordnung automatische Trigger, um den Datenschutz, die Sicherheit oder andere interne Richtlinien des Unternehmens durchzusetzen und zu kontrollieren.
- Gesteigerte Produktivität und Effizienz
Integrierte KI-Technologie sorgt für Produktivitätssteigerungen in allen Abteilungen und bei allen Nutzern, indem sie Vorschläge auf Basis der Position und der bisherigen Handlungen personalisiert und Empfehlungen auf Grundlage spezifischer gesetzlicher Anforderungen gibt. Smart Data Inventory steigert auch die Produktivität des Teams durch die automatische, KI-gesteuerte Erkennung von persönlichen sensiblen Daten.
Die Lösung beseitigt außerdem redundante Fragen, die häufig bei PIA/DPIA-Prozessen auftreten, durch eine leistungsstarke Regel-Engine, die automatisch erkennt, ob sensible personenbezogene Daten oder gefährdete Datenschutzpersonen Teil des Geschäftsprozesses sind. Diese Funktion reduziert drastisch die Zeit, die Anwender normalerweise für eine Dateninventur aufwenden.
- Verbesserte Genauigkeit und Zusammenarbeit
Ein konsolidierter Daten-Workflow beseitigt veraltete und ineffiziente Umfragemethoden, wie zum Beispiel die manuelle Verwaltung von Fragebögen. Außerdem arbeiten Nutzer und Datenschutzbeauftragte besser zusammen. Das führt zu noch genaueren Informationen und dem Rationalisieren der Prozesse für die Datenverarbeitung, wie zum Beispiel Aufzeichnung, Überprüfung und Genehmigung.
- Vereinfachte Abläufe
Die Erstellung eines umfassenden und zuverlässigen Dateninventars ist heute aufgrund der enormen Datenmengen, die Unternehmen täglich erfassen, und der dynamischen Natur der Daten sehr komplex. Exterro Smart Data Inventory hilft Anwendern, einen Großteil dieser Komplexität zu verringern, indem es den Aufwand für Zuordnung, Organisation und Kontextualisierung aller relevanten Daten reduziert und die Pflege des Datenbestandes durch die automatische Verfolgung und Erfassung aller Änderungen innerhalb einer Umgebung erleichtert.
„Die Fähigkeit eines Unternehmens, seinen Compliance-Verpflichtungen nachzukommen, hängt direkt von dem Wissen darüber ab, welche Daten vorhanden und wo sie gespeichert sind, wie sie verarbeitet werden und wie lange sie aufbewahrt werden“, erklärt Ray Pathak, Vice President of Privacy bei Exterro.
„Ganz unabhängig davon, ob es sich um CPRA, DSGVO, PIPL oder eine andere Datenschutzverordnung handelt. Ohne einen intelligenten und automatisierten Ansatz zur Erstellung eines umfassenden Dateninventars wird dieser ohnehin schon mühsame und zeitaufwändige Prozess noch schwieriger.“
„Die Exterro Smart Data Inventory-Funktion ist die erste wirklich integrierte Lösung der Branche, die tiefgreifende Datenschutzintelligenz, Prozesssteuerung, fortschrittliche künstliche Intelligenz und Best Practices für Data Governance nahtlos in einer einzigen Plattform vereint, um viele Schwierigkeiten zu beseitigen, die mit der manuellen Erstellung und Pflege eines Dateninventars einhergehen.“