In vielen Familien stellt die Bereitstellung der technischen Ausstattung, die Kindern eine adäquate Teilnahme am Homeschooling ermöglicht, ein echtes Problem dar. Während Kinder finanziell besser gestellter Eltern beispielsweise fürs Homeschooling mit aller erforderlicher Technik ausgestattet wurden, konnten finanziell schlechter gestellte Schüler vom eigenen Notebook nur träumen.
Wie dann aber überhaupt ordentlich am Unterricht teilnehmen? Genau um diese Kinder aus sozial benachteiligten Verhältnissen kümmert sich „Die Arche“ Kinderstiftung, eine gemeinnützige Organisation mit Hauptsitz in Berlin-Hellersdorf. Bei der Verteilung von PCs - nicht nur während des Shutdowns - hilft seit Anfang 2020 das Client-Management-System von Aagon.
Sachspenden in Form von knapp 300 Notebooks zu Beginn des Shutdowns waren für das Arche-Team ein mehr als warmer Regen. Die Geräte auf schnellstem Weg an die Einrichtungen und Kinder zu verteilen, wäre für IT-Administrator Uwe Bernlöhr jedoch technisch und organisatorisch ein Ding der Unmöglichkeit gewesen.
„Das Client Management von Aagon war in dieser Situation unsere Rettung“, erklärt er. Schon allein rechtlich ist es problematisch, gespendete Notebooks einfach unkontrolliert auszugeben. Die Geräte waren nicht mit Office-Software ausgestattet und räumten beispielsweise Administrationsrechte ohne Passwort ein.
„Das erste, was geschieht“, weiß Uwe Bernlöhr, „ist, dass die Nutzer Schwarzkopien von Software aufspielen. Und dann sind wir schuld, wenn sich Kinder strafbar machen.“ Durch den Einsatz der ACMP-Suite gelang es dem IT-Fachmann, dies zu verhindern, die gespendeten Notebooks innerhalb kürzester Zeit mit offizieller Software zu bestücken und binnen weniger Tage auszuliefern.
Zum Thema Client Management kam die Arche über Umwege. Im Februar 2019 hatte sich Uwe Bernlöhr die Avira Management Console heruntergeladen. Die Sicherheitssoftware von Avira ist in der Organisation schon länger im Einsatz. Die Lösung verfügt jedoch seit einiger Zeit über keine eigene Konsole zur Softwareverteilung mehr und nutzt daher die ACMP-Konsole.
Bei deren erstmaligen Einsatz entdeckte IT-Experte Bernlöhr, dass es dort noch viele weitere Funktionen fürs Client Management gibt, die ihm seine Arbeit künftig deutlich erleichtern würden. Denn über ein größeres, festes Team verfügt er nicht, sondern muss sich allein um die IT-technischen Belange aller 27 Standorte kümmern.
Der Traum „OS Deployment“ wird wahr
Alles wurde bislang manuell erledigt: Windows per CD aufspielen, einzelne Programme herunterladen und kopieren. So ließ sich immer nur ein Rechner gleichzeitig bearbeiten und auch dies nur an Ort und Stelle in Berlin-Hellersdorf. Dorthin mussten die bundesweiten Standorte ihre Rechner schicken, wenn sie gewartet oder aktualisiert werden sollten.
Das Thema „OS Deployment“ war für Bernlöhr daher stets ein Traum gewesen, und seine Augen wurden angesichts der Möglichkeiten der ACMP-Suite immer größer. Als spendenfinanziertes Unternehmen sind die Budgets der Arche allerdings begrenzt. Trotzdem wurde eine Lösung gefunden. Im Januar 2020 stellte Aagon seine Lösung vor, die dann im März 2020 zum Einsatz kam – komplett remote.
Die anfangs bestellten 360 Lizenzen wurden im Juli noch einmal auf 500 aufgestockt. Inzwischen deckt die Arche mit dem neuen System nicht nur OS Deployment und Client Management ab, sondern nutzt auch das Helpdesk-Modul und verwaltet mit der Lösung ihre Softwarelizenzen und technischen Assets.
Keine überflüssigen Lizenzen mehr
Das Lizenzmanagement schützt davor, mehr Lizenzen zu kaufen als eigentlich benötigt werden. Als Uwe Bernlöhr 2012 zur Arche kam, gab es keine technische Dokumentation im professionellen Sinne. Mit dem Client-Management-System ist nun auf einen Blick erkennbar, was in jedem Rechner steckt, welcher Prozessor oder Arbeitsspeicher, welche Festplatte, welche Programme und Lizenzen.
Je nach Einsatzzweck sind die PCs anders ausgestattet, mit Software für die Personalverwaltung und Buchhaltung, einer speziellen Kita-Anwendung, einem CRM-System für die Spendenbetreuung. Hinzu kommen die Standard-Office- und Adobe-Programme.
Rechnerwartung und Support laufen parallel
Was das Booten von Rechnern und ihre Bestückung mit den nötigen Anwendungen angeht, so ist der Unterschied zu früher enorm. Rund sieben PCs vermochte Uwe Bernlöhr früher an einem Arbeitstag einsatzbereit zu machen; heute schafft er zehn Stück in vier Stunden. Während der eine läuft, kann er parallel schon mit dem nächsten beginnen. Und zwischendurch lassen sich sogar noch Support-Telefonate erledigen, die sonst immer wieder die Arbeit unterbrachen.
Für die Beschäftigten vor Ort war der zeitweise Verlust des defekten PC weniger dramatisch, denn sie arbeiten nicht permanent am Schreibtisch. Außerdem können sie sich von jedem beliebigen Gerät auf den zentralen Terminal-Server einwählen und von dort arbeiten. In der IT-Abteilung jedoch türmte sich der technisch-organisatorische Aufwand.
Keine Anfrage rutscht mehr nach hinten
IT-Support fand in der Vergangenheit ausschließlich über Telefon und E-Mail statt. Jetzt laufen alle Anfragen zunächst im Helpdesk-Modul des Client-Management-Systems auf. So lassen sie sich geordnet abarbeiten, und nichts geht mehr verloren. Im Ticket-System kann Uwe Bernlöhr sich Erinnerungen einrichten und Bilder anzeigen lassen. Vor allem die direkte Verbindung zum jeweiligen Rechner dank der Integration von Helpdesk und Client Management ist hilfreich.
„Auf einen Blick sieht man in der Historie, was mit dem Rechner wann passiert ist.“ Auch mit der Betreuung durch Aagon ist der IT-Chef äußerst zufrieden. Die Einrichtung des Systems dauerte keine zwei Tage, Corona-geschuldet verliefen alle Absprachen über TeamViewer. „Den Support kann ich nur loben: Er ist ständig erreichbar und äußerst kompetent. Ohne die tatkräftige Unterstützung von Aagon hätten viele Kinder deutlich länger auf die dringend benötigten Notebooks warten müssen.“