Unicode Standard, eine zertifizierte SAP ILM Schnittstelle, Microsoft 365 Integration – diese und weitere Neuerungen bringt die Enterprise Content Management (ECM) Software enaio für Anwender und Administratoren mit der neuen Version 10.0. Damit unterstützt Optimal Systems seine Kunden nicht nur bei der anstehenden Migration auf S/4HANA, sondern auch bei der internationalen und virtuellen Zusammenarbeit im Digital Office.
So erhielt enaio ein Upgrade zur gewohnt hohen Integrationsfähigkeit in die betrieblichen Kernsysteme: Die langjährige SAP-Zertifizierung wird ab Version 10.0 durch eine zertifizierte ILM-Schnittstelle erweitert. Sie erlaubt eine geordnete und systematische Archivierung und somit schlanke Überführung der zentralen Unternehmensdaten als Vorbereitung auf die in vielen Unternehmen anstehende Migration auf den ECC-Nachfolger von SAP.
enaio nutzt dafür die bewährte und langjährig zertifizierte Archivschnittstelle ArchiveLink, um relevante Daten in ein Archiv auszulagern und zugleich nach festgelegten Fristenregelungen innerhalb der Aktenstruktur des ECM-Systems verfügbar zu halten.
SAP ILM Schnittstelle – einfach, schnell, sicher
Werden archivierte Informationen zu einem späteren Zeitpunkt wieder in SAP gebraucht, stellt enaio diese in der gewohnten Ansicht zur Verfügung – ohne damit die Datenbank zu belasten. An dieser Lösung haben insbesondere die Datenschützer im eigenen Haus gesteigertes Interesse: Die enaio Schnittstelle dient auch der durch die DSGVO dringend gebotenen Umsetzung eines intelligenten Lebenszyklus-Managements (ILM) von Unternehmensdaten.
„Die in SAP ILM vorgegebenen Regeln für Aufbewahrung und Löschung behalten dabei ihre volle Gültigkeit. In enaio archivierte Informationen werden gemäß der hinterlegten Löschfristen vollständig aus allen Systemen bereinigt“, erklärt Hagen Mrowetz, SAP-Experte bei Optimal Systems. „Das hält die Datenbanken schlank und reduziert rechtliche Risiken bezüglich DSGVO.“
Daneben bietet enaio 10.0 zahlreiche neue Funktionen sowie technische Verbesserungen. Ein wichtiges Feature ist die Internationalisierung durch Unicode. Optimal Systems bietet mit seiner ECM-Lösung dadurch die Möglichkeit, Indexdaten in allen Sprachen der Welt zu verwalten. Unicode-Projekte mit fremdsprachigen Zeichensätzen lassen sich so einfach realisieren.
„Unicode ist ein wichtiger Bestandteil einer modernen Softwarelösung und ist vor allem an unsere Kunden gerichtet, die international tätig sind“, erklärt Sven Hoffmann, Leiter Produktmanagement bei Optimal Systems. Zudem bietet enaio 10.0 die Authentifizierung via Kerberos, die sichere Verschlüsselung via Transport Layer Security (TLS) 1.2 und viele neue Features im Web-Client sowie in der Desktop-App.
Clever integriert: Microsoft 365
Home Office ist in vielen Unternehmen heute kein Zugeständnis an den Arbeitnehmer mehr. Der „Digital Workplace“ ist vielmehr eine Notwendigkeit für die Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit. Er stellt aber eine Herausforderung für viele ECM-Funktionen dar. enaio 10.0 bietet dafür eine clevere Lösung, die die Office-Anwendungen von Microsoft 365 vollständig integriert.
Die neue Version ermöglicht beispielsweise die zeitgleiche Kollaboration mehrerer Nutzer bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, „inklusive Voransicht des in der Online-Anwendung erzeugten Dokuments und Konvertierung älterer Dateien“, erläutert Hoffmann.
Diese liegen nur während des Bearbeitungszeitraums in der Cloud ab und wandern zurück in den ECM Bereich, wenn der letzte Bearbeiter das Dokument schließt. „Alle Änderungen am Dokument sind damit dokumentiert – das sorgt auch bei Cloud-Anwendungen für die nötige Transparenz und geregelte Prozesse“, so Hoffmann.
Nach dem Release ist vor dem Release
Auch die Roadmap für die weitere Entwicklung von enaio steht bereits fest: „Die Vereinfachung der Administration über den Webclient, die Integration von Microsoft Teams und vor allem der Einsatz von künstlicher Intelligenz sind derzeit in Arbeit“, verrät Hoffmann.
„KI kann den Bearbeiter etwa durch eine automatische Klassifikation von Dokumenten erheblich entlasten – mit dem Ziel, die händische Eingabe von Metadaten mittelfristig überflüssig zu machen.“ Zukünftig soll die KI auch bei der Administration und Steuerung der ECM Lösung unterstützend zum Einsatz kommen.