In den letzten 20 Jahren haben sich Steuersysteme weltweit verändert. Die Steuerbehörden greifen direkt in den Transaktionsprozess ein, anstatt darauf zu warten, dass der Steuerzahler im Nachhinein Bericht erstattet. Im Berichtsmodell liegt die Beweislast für die Gültigkeit einer Rechnung bei den Unternehmen - allerdings nur direkt nach, nicht während des E-Invoicing-Prozesses.
Digitale kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTCs), die eine behördliche Freigabe und Berichterstattung in Echtzeit erfordern, nehmen weiter zu. In diesem neuen Freigabemodell hat die Regierung eine aktive Rolle zum Zeitpunkt der Transaktion und validiert die Rechnung, bevor sie an den Empfänger ausgestellt werden kann.
E-Invoicing Anforderungen der Behörden
Die meisten CTC-Länder erlauben E-Invoicing nur über ein Freigabemodell, bei dem Rechnungen in Echtzeit von einer Regierungsbehörde freigegeben werden müssen, bevor sie versendet werden können. Die neue Herausforderung für Unternehmen besteht darin, dass das Senden und Empfangen von Rechnungen in den verschiedenen CTC-Ländern recht unterschiedlich funktioniert.
Es gibt Unterschiede in der Anwendung der Methode. Beispiele sind verschiedene Rechnungsformate oder bestimmte Felder, die auf einer Rechnung vorhanden sein müssen. Einige Länder sehen die schrittweise Einführung und in einigen Fällen den Ausschluss bestimmter Sektoren, Waren und Dienstleistungen sowie unterschiedliche Steueranforderungen je nach Unternehmensgröße vor.
Die Vergabe von eindeutigen Registrierungsnummern, die in einigen Fällen einen QR-Verifizierungscode erfordern, variiert von Land zu Land. Es gibt verschiedene Firewall- und Cybersicherheitsanforderungen, die von einzelnen Ländern gestellt werden, sowie unterschiedliche Strafen bei Nichteinhaltung sowohl für den Kunden als auch für den Anbieter.
Global agierende Unternehmen müssen die speziellen Anforderungen mehrerer Steuerbehörden erfüllen. Diese Anforderungen können sich auch ändern, weil die Behörden mehr Erfahrung in der Verwaltung ihrer CTC-Systeme sammeln.
Das ist eine hohe Herausforderung: Man muss mit den Vorschriften immer auf dem letzten Stand sein, die Komplexität der verschiedenen Anforderungen bewältigen, Steuern korrekt bezahlen und Strafen vermeiden - und das so schnell und umfassend, dass sowohl der effiziente Betrieb als auch die Einhaltung von Vorschriften ermöglicht wird.
Der Einfluss von CTC auf die Finanzabteilung
Die Einhaltung von CTC ist sowohl für Einkäufer als auch für Lieferanten mit Risiken und Verantwortung verbunden. Bei Nichteinhaltung drohen hohe Geldstrafen, in einigen Ländern bis zu 50 Prozent des gesamten Transaktionswertes.
Während der Lieferant die Verantwortung für die Erstellung und Registrierung von elektronischen Rechnungen bei den Steuerbehörden trägt, ist der Käufer für die Aufrechterhaltung einer Compliance-Kette bei allen relevanten Lieferanten verantwortlich.
Unter bestimmten Umständen könnte der Käufer ebenso die Verantwortung für die Einhaltung der Steuervorschriften und die Rechnungsvalidierung tragen, unabhängig davon, ob er im eigenen Land einkauft oder aus einem anderen Land mit CTC-Regelung importiert.
Für Kreditorenbuchhaltungsabteilungen bedeutet dies, dass sie über die notwendigen Systeme verfügen müssen, um die Gültigkeit und Konformität aller erhaltenen Rechnungen zu prüfen, einschließlich Rechnungsregistrierung und QR-Codes sowie aller inhaltlichen Anforderungen der überwachenden Steuerbehörde.
Das erfordert auch die Nachverfolgung und Aktualisierung von Systemen, um über neue und sich ändernde steuerliche Compliance-Anforderungen von Land zu Land auf dem Laufenden zu bleiben.
Das Geschäftsrisiko bei Nichteinhaltung der Vorschriften geht über die Androhung potenzieller finanzieller Strafen hinaus. Nicht konforme Lieferanten können den Versand, die Logistik und die Lieferung von Waren und Materialien, die für die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität wichtig sind, deutlich beeinträchtigen.
Mit Digitalisierung Compliance-Herausforderungen erfolgreich meistern
Unternehmen, die der Digitalisierung von Kreditorenbuchhaltungssystemen bisher keine Priorität eingeräumt haben, sind gezwungen, aufzuholen, um diese Compliance-Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen. Aber sie stellen auch fest, dass die Ad-hoc-Digitalisierung der Buchhaltung für jedes einzelne Land eine kostspielige Schnelllösung darstellt und viel Zeit in den einzelnen Buchhaltungsabteilungen bindet.
Dieser Ad-hoc-Ansatz beinhaltet oft die Ausweitung des alten Konzepts der Dezentralisierung von Rechnungen und Steuererklärungen, wobei die lokalen Niederlassungen unterschiedliche Technologien und E-Invoicing-Prozesse übernehmen und in der Regel lokale Anbieter nutzen.
Dieser Ansatz steht im Widerspruch zu globalen Strategien, neue Technologien und Cloud-basierte Systeme zu nutzen, um die Finanzfunktion zu konsolidieren, kostspielige und zeitaufwändige Rechnungsfehler zu reduzieren und die und die Einhaltung der Steuergesetze in den einzelnen Ländern sicherzustellen.
Die CTC-Regelungen unterscheiden sich hinsichtlich der Verantwortlichkeit und Rechenschaftspflicht, die sowohl dem Lieferanten als auch dem Käufer auferlegt und die je nach Herkunftsort, Bestimmungsort und diversen Kategorien für Waren und Dienstleistungen definiert werden.
Das kann für Unternehmen sehr schnell sehr komplex werden. Cloudbasierte Diensten und eine schlüsselfertige Lösung für das Outsourcing der elektronischen Rechnungsstellung und des Managements der Steuerkonformität können hier eine effektive Lösung sein.
Die Tradeshift-Plattform zum Beispiel bietet ein zentralisiertes globales E-Invoicing- und Lieferantenmanagementsystem, das über eingebettete Funktionen zur Überwachung der Steuerkonformität und für das Änderungsmanagement verfügt, um sich flexibel an neue und veränderte CTC-Anforderungen anzupassen.
Unternehmen sparen Zeit und geben die Einhaltung der aktuellen CTC-Compliance in versierte Hände, was die Finanzabteilung entlastet und zur Risikominderung und den Schutz der Geschäftskontinuität beiträgt.