UC-Lösungen optimieren Kommunikationsabläufe im Rathaus

Um die Zufriedenheit seiner Bürger garantieren zu können, entschloss sich das Rathaus der Gemeinde Loßburg, die Telefoninfrastruktur zu modernisieren und so Kommunikationsprozesse und Erreichbarkeit für die Bürger entscheidend zu verbessern.

Deshalb wurde in Verbindung mit einer neuen Telefonanlage auch die Software XPhone Unified Communications von C4B in Betrieb genommen, die insbesondere im Falle der Nicht-Erreichbarkeit bedeutende Vorteile brachte.

Die Software erkennt ganz automatisch, ob ein Mitarbeiter erreichbar ist oder gerade in einer Besprechung, im Urlaub oder außer Haus ist und leitet dann, je nach individuellem Präsenzstatus, die eingehenden Anrufe zu einer Vertretung um. So wird die Erreichbarkeit für die Bürger sichergestellt. Sollte ein Bürger einen Mitarbeiter doch einmal nicht erreichen, wird im XPhone Client vermerkt, wer angerufen hat und unter welcher Nummer.

Der Mitarbeiter kann dann per Mausklick den Anrufer direkt zurückrufen. Die Anrufer-Protokollierung reicht bis 90 Tage zurück und ist eine große Hilfe beim täglichen Telefonverkehr. Ganz gleich ob Erneuerung eines Personalausweises, Zulassungen für Bauanträge oder die Namensänderung im Falle einer Heirat – die Gemeindeverwaltung ist nun stets für die Anliegen ihrer Bürger verfügbar und bei zeitlich dringenden Genehmigungen sind die Gemeindemitarbeiter telefonisch besser erreichbar und können schnell das Anliegen der Anrufer bearbeiten.

„Mit der C4B-Lösung haben wir unsere tägliche Kommunikation erheblich verbessert“, erklärt Wolfgang Sawall, IT-Leiter im Rathaus der Gemeinde Loßburg. „Wir besitzen nun eine zuverlässige UC- und CTI-Lösung, mit der wir die Erreichbarkeit der Mitarbeiter im Rathaus sicherstellen können, um den Anliegen der Bürger unserer Gemeinde schnell und unkompliziert gerecht werden.“

Die Verantwortlichen waren sich einig, dass zusätzliche zur Anschaffung der neuen Telefonanlage auch eine moderne Kommunikationssoftware eingeführt werden soll, um durch CTI- und UC-Funktionen die Telefonie für die Mitarbeiter im Rathaus effektiver zu gestalten. Für die Telefonzentrale, die Amtsleiter und die anderen Mitarbeiter waren eine praktische Handhabung und eine gute Übersicht am Bildschirm besonders wichtig.

Aus technischer Sicht sollte die neue Lösung ins Netzwerk eingebunden werden, damit die Einrichtungen im Rathaus mit den angeschlossenen Gebäuden – Schule, Loßburg-Information, Kindergarten und Bücherei – verbunden sind, damit auch die Erreichbarkeit der Mitarbeiter in diesen Gebäuden verbessert wird. Wenn ein Bürger einen speziellen Ansprechpartner beispielsweise aus dem Bauamt nicht erreicht, wird dieser Anruf direkt zur Zentrale umgeleitet.

Hilfe bei der Entscheidung für eine Unified Communications-Lösung erhielten die Loßburger von der Pforzheimer Firma MR Compact. Diese hat große Erfahrung mit der XPhone-Lösung und empfahl, mit der neuen Telefonanlage auch die Software XPhone Unified Communications von C4B zu installieren, die sämtliche Anforderungen, die die Aufgaben eines Rathauses mit sich bringen, erfüllt.

Realisiert wurde das Projekt nach kurzer Entscheidungsphase in nur 14 Tagen von MR Compact. Die 30 Mitarbeiter im Rathaus der Gemeinde Loßburg verfügen damit über eine leistungsstarke, einfach vom PC aus zu bedienende Telefonie- und Kommunikationslösung, die alle Kontaktdaten und Kommunikationskanäle, wie Telefon, Handy, Fax, Voicemail, SMS und Instant Messaging, in die Arbeitsvorgänge integriert und diese mit Präsenzinformationen erweitert.