Europaeische Unternehmen sollten ihre Kommunikationsmethoden ueberdenken

Adobe Systems hat die Ergebnisse einer europaweiten Untersuchung veröffentlicht, die Forrester Research im Auftrag des Softwareherstellers durchgeführt hat. Ziel war es herauszufinden, wie Wissensarbeiter zusammenarbeiten und mit welchen Herausforderungen sie konfrontiert werden.

Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass trotz des vorherrschenden Trends hin zu einer stärkeren Zusammenarbeit die eingesetzten Kommunikationswerkzeuge in Bezug auf Effizienz, Vertraulichkeit und Sicherheit nicht den Bedürfnissen der Wissensarbeiter entsprechen.

Forrester hat im Rahmen dieser Untersuchung insgesamt 3.000 Online-Interviews in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, den Niederlanden, Spanien und Schweden durchgeführt. Ergebnis: 99 Prozent der Befragten arbeiten regelmäßig mit anderen zusammen, 81 Prozent mit zwei oder mehr Ansprechpartnern aus verschiedenen Zeitzonen oder Regionen. Dabei sind sich die Befragten der Schwächen der eingesetzten Methoden zur Zusammenarbeit durchaus bewusst. So wünschen sich 65 Prozent eine Möglichkeit, Informationen schneller einzusammeln. 49 Prozent wollen Papier-basierte Prozesse reduzieren. 44 Prozent suchen nach überzeugenderen Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Der Studie zufolge zeigen die Umfrageergebnisse eine deutliche Tendenz europäischer Wissensarbeiter, bei der Zusammenarbeit in Teams auf etablierte Tools wie E-Mails mit Anhängen zu setzen, obwohl sie wissen, dass diese Methoden Schwächen haben und potenziell bessere Alternativen zur Verfügung stehen. Für Unternehmen besteht die Herausforderung deshalb nicht alleine darin, bessere Collaboration-Lösungen bereitzustellen, sondern ihre Mitarbeiter gleichermaßen in ihren gewohnten Arbeitsweisen zu unterstützen und sie schrittweise auf dem Weg zu neuen, besseren Methoden zu begleiten.

IT-Strategie darf Arbeitsgewohnheiten nicht ignorieren
Forrester empfiehlt IT-Verantwortlichen, die Art und Weise der Zusammenarbeit von Wissensarbeitern bei der Implementierung neuer Werkzeuge zu berücksichtigen und auf deren bestehenden Mail-basierten Workflows aufzubauen. Ziel sei es, die Lücke zwischen strukturierten Geschäftsprozessen und den ganz unterschiedlichen täglichen Kommunikationsgewohnheiten zu schließen.

"Die Untersuchung zeigt, wie wichtig es ist, die Arbeitsroutinen und Vorlieben der Mitarbeiter bei der Planung von Geschäfts- und IT-Projekten zu berücksichtigen", sagt Harald Esch, Director Central Europe bei Adobe Systems. "Die Chance für IT-Experten besteht darin, leistungsfähige Lösungen auszuwählen oder zu entwickeln, die sowohl den Anforderungen von Unternehmen als auch den Bedürfnissen von Wissensarbeitern genügen. Wir sind davon überzeugt, dass jene Kommunikationswerkzeuge am effizientesten funktionieren, die es Anwendern ermöglichen, wie gewünscht damit zu arbeiten, ohne dass eine Anleitung durch Dritte notwendig wird."

Die Untersuchung, die zwischen dem 4. und dem 22. August 2008 erhoben wurde, liefert außerdem die folgenden zentralen Erkenntnisse:

Technologie fördert die Teamarbeit – und macht sie komplizierter
Obwohl Telefon und E-Mail für europäische Wissensspezialisten die bevorzugten Methoden zur Zusammenarbeit sind, äußern diese gleichzeitig ihre Unzufriedenheit mit den genutzten Werkzeugen und würden gern mehr über mögliche Alternativen erfahren. Da Wissensarbeiter mehr denn je mit weit verteilten Teammitgliedern kommunizieren müssen, stehen IT-Verantwortliche vor zahlreichen strategischen und taktischen Herausforderungen, denen sie als Business-Partner im Unternehmen begegnen müssen. Gefragt sind die richtigen Technologien, die den Bedürfnissen der Wissensarbeiter entsprechen, gleichzeitig die Inhalte sichern und die Zusammenarbeit effektiv verbessern.

Informationserfassung als kritischer Punkt der Ad-Hoc-Zusammenarbeit
Kommunikation in Echtzeit ist zwar die bevorzugte Art der Zusammenarbeit, verursacht jedoch bei der Verarbeitung von Antworten und Informationen oftmals einen erheblichen Mehraufwand. Ohne Technologien zum Extrahieren und Zusammenfassen der relevanten Daten ist der Weg bis zur Fertigstellung einer aussagekräftigen Auswertung langwierig, ohne dass aus der investierten Zeit ein Mehrwert entsteht. Forrester empfiehlt, dass IT-Abteilungen E-Mail- oder Telefon-basierte Methoden zur Informationserfassung wie Umfragen oder Formulare um messbare, ansprechende Ansätze erweitern, mit denen sich Daten nicht nur sammeln, sondern auch zusammenfassen und aufbereiten lassen.

Höhere Anforderungen an die Qualität der Kommunikation
Da die Erwartungen an die Aufbereitung von Informationen stetig steigen, stehen Wissensspezialisten vor der Herausforderung, ihre Kommunikation möglichst hochwertig und überzeugend zu gestalten. Fast die Hälfte (49 Prozent) der Befragten gaben an, mindestens einmal pro Monat Inhalte im Team erstellen zu müssen. Der Untersuchung zufolge haben 87 Prozent der Wissensarbeiter in Europa Schwierigkeiten mit den dabei genutzten Standardwerkzeugen. Forrester regt daher an, dass IT-Abteilungen Lösungen im Sinne eines "Design For People"-Ansatzes entwickeln, die Anwendern bei der Erstellung hochqualitativer Kommunikationsinhalte helfen. Zudem sollten spätere Anpassungen möglich sein, da die Ansprüche an die Werkzeuge zur Zusammenarbeit und das Enterprise 2.0 weiter steigen werden.

Sicherheitsrisiken der aktuellen Methoden zur Zusammenarbeit werden unterschätzt
Die Studienergebnisse zeigen außerdem, dass die Arbeitsgewohnheiten von Wissensarbeitern oftmals nicht den Sicherheitsanforderungen in Unternehmen entsprechen. Forrester stellt fest, dass IT-Verantwortliche Wissensarbeiter über die Risiken aufklären und Werkzeuge sowie Prozesse entwickeln müssen, um die Gefährdung sensibler Informationen auf ein Minimum zu reduzieren. Die Untersuchung der Kommunikationspräferenzen zeigt dabei, dass ein möglichst wirksamer Schutz auf Dokumenten-Ebene angesiedelt sein sollte.