In einer von Cisco WebEx in Auftrag gegebenen Studie des Forschungsunternehmens Opinion Matters wurden rund 1.000 Büroangestellte in Deutschland nach ihrer Zufriedenheit mit Kommunikationstools befragt. 45% gaben an, ihre Werkzeuge seien sehr effizient. 31% hielten ihre Tools für effizient, sahen aber Verbesserungsbedarf beim Zugriff und der Integration der Kommunikationstools. 21% waren nur mit einigen Tools zufrieden, mit anderen jedoch nicht. 2% hielten die Tools für gar nicht effizient; ein Prozent setzte diese Tools nicht ein.
Dabei war die Zufriedenheit der Mitarbeiter umso geringer, je größer das jeweilige Unternehmen war: Während sich in kleinen Unternehmen noch 57% und in mittleren noch etwa 44% mit ihren Kommunikationstools sehr zufrieden zeigten, waren es in großen Unternehmen nur noch 39%. (1)
Die Untersuchung von Opinion Matters ergab außerdem, dass E-Mails die bevorzugte Art und Weise sind, um Aufgaben an andere weiterzugeben. 38% der Arbeitnehmer sagten, dass ihnen in der vergangenen Woche Aufgaben per E-Mail delegiert wurden, während nur 33% Aufgaben mündlich erhielten. Per Telefon waren es gar nur 16%.
Ergebnisse der Studie von Mindlab International
In einer weiteren Studie zum Thema Bürokommunikation im Auftrag von Cisco WebEx untersuchte Mindlab International die Hirnaktivität von 24 Mitarbeitern während des Einsatzes der vier Kommunikationsmittel Telefon-Konferenz, Instant Messaging, Videokonferenzen und Web-Conferencing. Dabei wurden Genauigkeit, Effizienz und Aufnahmevermögen ermittelt, basierend auf einem Bio-Feedback aus Hirnaktivität (EEG) und Hautleitfähigkeit (EDA), wobei Stresslevel und Konzentrationsvermögen gemessen wurden.
In der Mehrzahl der Fälle stellten die Forscher fest, dass im Büroumfeld visuelle Kommunikationsmittel am wirksamsten sind, darauf folgten Telefonkonferenzen und Instant Messaging. Untersucht wurden drei Arten von geschäftlichen Aufgaben, die visuelle Daten, sachbezogene und numerische Informationen sowie die Zusammenarbeit in Gruppen einbezogen. Dabei ergaben sich folgende Ergebnisse:
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Instant Messaging ist ein gutes Werkzeug für die Vermittlung einfacher numerischer Daten, sollte aber in der Gruppen-basierten Kommunikation vermieden werden.
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Telefon-Konferenzen eignen sich gut für Daten-basierte Aufgaben, bei denen es auf Genauigkeit ankommt.
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Videokonferenzen konnten bei der Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer punkten; sie eignen sich für die Zusammenarbeit in Gruppen und sind auch effizient für den Datenaustausch, allerdings nicht unbedingt bei Texten.
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Web-Conferencing eignet sich gut für die Vermittlung von Daten und für die Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe, sowohl hinsichtlich Genauigkeit und Effizienz als auch des Aufnahmevermögens, weil die Teilnehmer hier Dokumente gemeinsam in Echtzeit bearbeiten können.
"Video-unterstützte Tools wie Web- und Videokonferenzen tragen dazu bei, das Vertrauen in die Arbeitsumgebung zu stärken, weil die Kommunikation damit interaktiver, verbindlicher und persönlicher wird", erklärt Peer Stemmler, Country Manager Germany bei Cisco WebEx in Düsseldorf. "Durch die Möglichkeit, Körpersprache oder Augenkontakt einzubeziehen, wird das Business-Umfeld automatisch mehr auf Collaboration ausgerichtet. Auf diese Weise lassen sich dann auch Entscheidungen schneller treffen. Darüber hinaus sollte man berücksichtigen, dass eine der Stärken der Kommunikation in der Kombination von Werkzeugen besteht."
(1) Kleine Unternehmen: bis 10 Mitarbeiter; mittlere Unternehmen: von 10 bis 500 Mitarbeiter; große Unternehmen: mehr als 500 Mitarbeiter