Moderne Kommunikationsmittel wie etwa Telepresence werden als Alternative hingegen kaum genutzt. Dies belegt eine neue Studie von Tata Communications, weltweiter Anbieter von Kommunikationslösungen, unter Entscheidungsträgern in Unternehmen in den Großräumen Frankfurt am Main und München.
Demnach ist fast die Hälfte der über 100 befragten Führungskräfte (49 Prozent) im Jahr bis zu 60 Tage unterwegs. Dies entspricht fast drei kompletten Arbeitsmonaten. Doch oftmals kann aufgrund von langen Wartezeiten bei An- und Abreise gerade einmal ein Bruchteil der beanspruchten Zeit zum produktiven Arbeiten genutzt werden. Dennoch bevorzugt die überwiegende Mehrheit der Befragten (91 Prozent) das persönliche Zusammentreffen. Ausschlaggebend hierfür ist die Bedeutung des persönlichen Kontakts, aber auch die bessere Vertrauensbasis, die durch das direkte Aufeinandertreffen geschaffen wird.
Ständig auf Achse zu sein, wirkt sich auch deutlich auf die Reisekosten aus: Jeder fünfte Manager (22 Prozent) gibt im Jahr mehr als 36.000 Euro alleine für Geschäftsreisen aus. Gerade in wirtschaftlich kritischen Zeiten können durch den Einsatz von virtuellen Collaboration-Werkzeugen als Alternative effektiv Kosten eingespart werden. Bei der Umfrage kristallisierte sich allerdings ein deutliches Informationsdefizit heraus: Viele Führungskräfte kennen aktuelle verfügbare Technologien nicht und verschenken somit wertvolle Einsparpotenziale.
Blickkontakt wird bevorzugt
Ein virtuelles Collaboration-Tool sind Videokonferenzen. Generell werden Treffen mit Blickkontakt besser bewertet als "anonymere" Formen. So bestätigt die überwiegende Mehrheit der Teilnehmer (84 Prozent), eher Konferenzen per Video an Stelle von Telefonaten durchführen zu wollen, wenn man den Kosten- und Zeitfaktor nicht berücksichtigen müsste. Ebenso ist fast die Hälfte der Befragten (46 Prozent) der Meinung, dass Videokonferenzen genauso förderlich für die Kommunikation und Pflege von Geschäftsbeziehungen sind, wie persönliche Treffen von Angesicht zu Angesicht. In der Realität werden trotz allem nur wenige durchgeführt. Die Befragten nennen meist technische Gründe: der Aufwand, Probleme sowie Bild- und Tonqualität, Sicherheit und die Verfügbarkeit der Technologie bei Kunden und Partnern wurden als Gründe genannt, warum eine Videokonferenz nicht genutzt wird.
Hier zeigt sich eine große Wissenslücke bezüglich der neuesten Entwicklungen von virtuellen Collaboration-Werkzeugen. So gaben beispielsweise 90 Prozent der Befragten an, innovative verfügbare Services wie etwa Telepresence nicht zu kennen. Telepresence ist ein Collaboration-Tool in HD-Qualität der nächsten Generation, dass Treffen mit Kunden, Partnern oder Mitarbeitern an einem virtuellen Konferenztisch ermöglicht. Die Vorteile der Lösung reichen dabei von Zeit- und Kostenersparnis über den direkten Blickkontakt mit dem Gesprächspartner bis hin zum möglichen Einsatz von Präsentationstechniken und Umweltbewusstsein.
Von München und Frankfurt zum Rest der Welt
"Die Umfrage zeigt deutlich, dass die deutschen Führungskräfte für technologische Neuheiten offen sind, um die Arbeitszeit außerhalb des Büros zu reduzieren und gleichzeitig die globale Zusammenarbeit zu fördern. Was sie zurückhält, ist mangelnde Kenntnis zu den aktuellen Entwicklungen virtueller Collaboration-Werkzeuge, die ein realitätsnahes Echtzeiterlebnis ermöglichen", erklärt Claude Sassoulas, Managing Director Europe and Africa bei Tata Communications. "Wir haben diese Marktlücke erkannt und arbeiten mit Partnern wie der Starwood Hotelgruppe zusammen, um Unternehmen in Deutschland über Telepresence-Einrichtungen in München und Frankfurt einen virtuellen Zugang zu weltweiten Geschäftspartnern zu ermöglichen."
Le Méridien Parkhotel Frankfurt und Le Méridien München gehören zu den ersten europäischen Starwood-Standorten, die in Zusammenarbeit mit Tata Communications neue Meeting-Einrichtungen mit der Cisco Telepresence-Technologie eingeführt haben.
Die beiden öffentlichen Räume sind via Global Meeting Exchange mit dem großflächigen Tata Communications Telepresence-Netzwerk verbunden. Der Tata Communications Exchange ermöglicht, dass Treffen zwischen jedem privaten oder öffentlichen Räumen innerhalb des Netzwerks stattfinden können, sowie mit Räumen in den Netzwerken der Partner BT und Telefonica sowie dem National Lamda Rail Netzwerk, das mehrere führende Universitäten in den USA miteinander verbindet. Durch dieses breitgefächerte Netzwerk wird Telepresence zu einem mächtigen globalen Collaboration-Tool.
Teilnehmer an Telepresence-Meetings wird das Gefühl vermittelt, mit ihren Gesprächspartnern im gleichen Raum zu sein - egal, wo auf der Welt sie sich gerade befinden. Dies birgt wertvolles Potenzial, um Geschäftsabläufe durch regelmäßige Treffen zu verbessern. Hierdurch entstehen eine stärkere Kundebindung sowie verbesserte Prozesse und die engere Integration von Geschäftsstellen.
Zur Methodik der Umfrage
Die Umfrage wurde im Auftrag von Tata Communications vom unabhängigen Meinungsforschungsinstitut Info GmbH aus Berlin im Dezember 2010 durchgeführt. Dabei beteiligten sich über 100 Personen in leitenden Positionen in den Großräumen Frankfurt am Main und München. 49 Prozent der Befragten gaben an, Mitglied der Geschäftsführung oder Leitender Angestellter zu sein, 30 Prozent waren Abteilungs- oder Bereichsleiter und 21 Prozent Geschäftsführer, Vorstand oder Inhaber. Befragt wurden Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen.
Mit rund 23 Prozent war das verarbeitende Gewerbe am stärksten vertreten, gefolgt von der Informations- und Kommunikationsbranche und wirtschaftlichen Dienstleistern (jeweils 11 Prozent) sowie das Gesundheits- und Sozialwesen, Handel mit Kfz-Instandhaltung und -Reparatur (jeweils 9 Prozent). Die Teilnehmer wurden zu ihren Gewohnheiten und Präferenzen bezüglich Meetings und Geschäftsreisen befragt und gaben Auskunft, über angewandte Collaboration-Technologien.