Neben den üblichen Groupware-Funktionen wie E-Mail, Kontakte und Kalender arbeiten die Mitarbeiter jetzt über Lotus Quickr gemeinsam an Dokumenten und knüpfen über Lotus Connections soziale Netzwerke. Der Erfolg: Die Zusammenarbeit der weltweit verteilten virtuellen Teams läuft effizienter und kostensparender, die Informationsflut wird für den einzelnen Mitarbeiter überschaubarer und leichter zu bewältigen. Dadurch können sie Geschäftsentscheidungen schneller und auf präziserer Grundlage treffen.
Sennheiser ist eines der weltweit führenden Unternehmen der Elektroakustik. Über die Hälfte der Mitarbeiter des mittelständischen Unternehmens arbeitet außerhalb Deutschlands, 83 Prozent des Umsatzes erwirtschaftet es auf internationalen Märkten. Um die Zusammenarbeit der vielen räumlich getrennten, virtuellen Teams zu verbessern, nutzt das Unternehmen die umfassende IBM Lotus Collaboration-Plattform. Die Plattform ist in ein ausgeklügeltes Sicherheitssystem eingebettet und unterstützt sowohl klassisches Arbeiten am Desktop-Client, als auch online in Form von Cloud-Services. Bestandteil der Lösung sind Lotus Quickr für die Zusammenarbeit an Dokumenten sowie Lotus Connections für Social Networking. Zu den Vorteilen zählen unter anderem die Reduzierung von Reise- und Kommunikationskosten sowie die Eindämmung der E-Mail-Informationsflut. Unterstützt wurde Sennheiser bei der Einführung von dem IBM Business Partner GIS Gesellschaft für InformationsSysteme.
„Quickr und Connections machen den Lotus Notes Client zu einer wirklich fortschrittlichen Collaboration-Plattform: Die Abstimmung über Projektinhalte geht heute wesentlich effizienter. Auch tauschen die Mitarbeiter Informationen viel schneller und sicherer aus. Damit verfügen Projektleiter beispielsweise immer rechtzeitig über die richtigen Fakten als Grundlagen für Entscheidungen“, so Klaus Höling, IT-Leiter und Group CIO, Sennheiser Electronic.
Eine dedizierte Einführung der neuen Collaboration-Funktionen auf die individuellen Arbeitsrollen führte sehr schnell zu einer hohen Mitarbeiter-Akzeptanz. Eine der ersten Anwender war der Bereich „Global Relationship Management“, der u a. für die Betreuung der VIP Pop-Stars bei großen Konzerten/Tourneen zuständig ist. Für diese Teammitglieder ist der schnelle Wissensaustausch besonders wichtig, um schnell und kompetent auf Anfragen oder Probleme reagieren zu können. Der Nutzen, den die Mitarbeiter aus den Collaboration-Möglichkeiten zogen, führte dazu, dass auch andere Kollegen mit den Tools arbeiten wollten.
Zu den weiteren Vorteilen der Collaboration-Plattform zählt die höhere Qualität der Informationen. Durch Lotus Quickr erstellen und speichern die Mitarbeiter ihre Dokumente konsistenter und können besser gemeinsam an ihnen arbeiten. Das bekannte Versionschaos bei Dokumenten gibt es nicht mehr, weil die Anwendungen nahtlos in die tägliche Arbeitsumgebung wie MS Office und Windows integriert sind. Zugleich finden die Mitarbeiter Informationen leichter und können sie schneller verteilen – auch über internationale Standorte.
„Immer mehr Mittelständler entdecken den hohen Wertbeitrag, der in einer smarten Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, aber auch mit den Partnern und Kunden steckt“, so Harald Kiehle, Leiter Smarter Work, IBM Deutschland. „Denn wo Zeit und Ressourcen ausgereizt sind, lässt sich die Produktivität von Menschen und Prozessen nur noch durch intelligenteres Arbeiten steigern – ganz im Sinne unseres Smarter Work Gedankens.“ Laut der IBM CIO-Studie 2009 ist es für 71 Prozent der CIOs eine Top-Priorität, für effiziente Zusammenarbeit mit Partnern und Kollegen zu sorgen.
Darüber hinaus treibt Sennheiser auch in Zukunft den Wandel zu einem Enterprise 2.0 voran: So evaluiert das Unternehmen den Aufbau eines externen Business-Netzwerks mit dem IBM Cloud-Service LotusLive, um Partner und Kunden in die Online-Zusammenarbeit mit einzubeziehen. Zudem plant Sennheiser Pilotprojekte zur Erweiterung der Collaboration-Funktionen auf Mobilgeräte und die Einführung der IBM Office-Suite Lotus Symphony.