Laut einer Studie von Berlecon Research haben mehr als 35 % der Unternehmen in Deutschland heute einen dedizierten Unified Communications-Server für die Kommunikation im Einsatz. Die Entwicklung wird sich in den nächsten Jahren fortsetzen.
Auch das Klinikum Landsberg am Lech (Bayern) erkannte, dass geschäftliche Prozesse erheblich verbessert werden können. Die Landsberger implementierten deshalb die aktuelle Version der XPhone Unified Communications Software des UC- und CTI-Spezialisten C4B Com For Business.
In Verbindung mit dem Verzeichnisdienst XPhone Virtual Directory gelang es der Klinik, die gesamte Anrufsteuerung und Adressverwaltung zu optimieren. Mit der aktuellen Lösung können die Landsberger nun noch effizienter mit CTI (Computer Telefonie Integration), Fax und Voicemail arbeiten und so die internen Prozesse für Mitarbeiter und Patienten beschleunigen. Auch verfügen die Mitarbeiter der Klinik nun über eine zentrale Schnittstelle für den Zugriff auf verteilte Unternehmenskontaktdaten.
Der Klinikvorstand zeigt sich sehr zufrieden mit der neuen Lösung: „Die Schaffung eines zentralen Adressbuchs ermöglicht nun unseren Mitarbeitern den Zugriff auf alle Kontaktdaten des Klinikums, auch für die Kollegen, die keinen eigenen PC-Arbeitsplatz oder ein persönliches Telefon haben, zum Beispiel für unser Pflegepersonal. Die Integration von Telefonie, Fax und Voicemail in unsere täglichen Arbeitsabläufe sorgte für eine spürbare Verbesserung unserer Kommunikationsprozesse - was letztlich unseren Patienten zu Gute kommt“, erklärt Christof Maaßen vom Vorstand des Klinikums.
Die neue Lösung ermöglicht den Klinikangestellten erheblich straffere Prozesse bei der täglichen Kommunikation. Dazu gehört beispielsweise die Vermeidung unnötiger Anrufversuche durch Anzeigen des Präsenzstatus. Aber auch eine schnelle Übersicht über alle eingegangenen Anrufe bei Abwesenheit, Anruferinnerungsfunktionen oder Anrufe mit so genannten „Shortcuts“ aus beliebigen Anwendungen (Webseite, MS-Office etc.) sowie eine Teamfunktion, das heißt: Weiterverbindung und Anrufübernahme mit einem Klick.
Dank des Verzeichnisdiensts XPhone Virtual Directory können rund 500 Mitarbeiter der Klinik alle verteilten Kontaktdaten abrufen. Auch Mitarbeiter, die Outlook nicht nutzen, können nun schnell und einfach Ruf- oder Faxnummern finden. Die Suchfunktion bietet den Mitarbeitern eine einheitliche Suche über alle Adressbücher aus unterschiedlichen Quellen. Auch eine Rückwärtssuche ist möglich, so dass anhand der Telefonnummern nach der Firma und dem Namen gesucht werden kann. „Das Tool bietet ein unglaubliches breites Anwendungsspektrum und die zentrale Verwaltung erleichtert uns die Administration, die auch für Nicht-IT-Experten problemlos ist “, erklärt Jörg Schmid, EDV-Leiter des Klinikums Landsberg
Die Umstellung auf XPhone Unified Communications 2011 inklusive dem Roll-Out der Clients für die wichtigsten Funktionsbereiche gelang innerhalb von nur einem halben Tag. Dies war besonders wichtig, denn das System durfte nicht über einen längeren Zeitraum stillgelegt werden und den Klinikablauf behindern. Die neue UC-Lösung wurde beim Klinikum Landsberg in die bestehende Avaya-Telefonanlage integriert. Dabei liefert die Anwendung eine für das Display von Bürotelefonen optimierte Ansicht und bereitet die Daten so auf, dass Kontakte direkt angerufen werden können. Klinikmitarbeiter, die Microsoft Outlook nutzen, profitieren ebenfalls stark von der neuen Lösung.
Durch Einsatz von XPhone Virtual Directory können Anwender direkt aus der gewohnten Suchmaske ihres Outlook-Clients in allen angebundenen Unternehmensdaten suchen. Eine deutliche Optimierung erfuhr das Klinikum Landsberg durch die Verknüpfung mit dem CTI-Client, denn es bestehen nun bessere Suchmöglichkeiten und gleichzeitig eine sofortige Anzeige des Präsenz- und Gesprächsstatus eines Kollegen. Das erspart zeitraubende vergebliche Anrufversuche und unerwünschte Störungen bei den Kollegen. Dank der Transparenz und Flexibilität der Komplettlösung konnte die gesamte Anrufsteuerung deutlich verbessert und die Kommunikationsprozesse gestrafft werden. Das Klinikum Landsberg plant künftig seine Unified Communications-Lösung auszubauen und somit den Kommunikationsfluss weiter zu verbessern.