Webkonferenzen und Online-Meetings erfreuen sich in Unternehmen wachsender Beliebtheit. Kein Wunder: Gerade für Firmen mit mehreren Niederlassungen oder in größeren Arbeitsgruppen stellen sie eine zusätzliche Möglichkeit zur Abstimmung und Zusammenarbeit dar.
Auch Mitarbeiter, die nicht am Firmensitz präsent sind, sondern beispielsweise aus dem Home Office oder im Außendienst arbeiten, können so in alle wichtigen Prozesse eingebunden werden.
Doch was gilt es zu beachten, um das Medium "Webkonferenz" wirklich sinnvoll und zielführend einzusetzen? Die Experten der TeamViewer GmbH, Anbieter der gleichnamigen Software für Fernwartung, Web-Präsentationen, Teamarbeit und Online-Meetinge haben sechs goldene Regeln für Unternehmen zusammengestellt.
- Gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg
Eine vorab erstellte und (mit ausreichend zeitlichem Vorlauf) verteilte Agenda stellt sicher, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Wissensstand sind und sich optimal auf das Meeting vorbereiten können. Gleichzeitig dient die Agenda dem Präsentierenden auch als Leitfaden während des Meetings und macht Sitzungen produktiver und effizienter. - In der Kürze liegt die Würze
Genau wie bei einer normalen Besprechung, lässt auch innerhalb eines Online-Meetings die Aufmerksamkeit der Teilnehmer mit der Zeit nach. Stundenlange Marathon-Sitzungen ermüden und führen selten zu guten Ergebnissen. Sind besonders komplexe Sachverhalte zu besprechen, sollten diese so aufgeteilt werden, dass die Einzelsitzungen möglichst nicht länger als etwa 45 Minuten dauern. - Interaktivität fördern und Teilnehmer einbinden
Die fehlende physische Nähe kann dazu führen, dass sich Teilnehmer während des Online-Meetings ablenken lassen und sich zum Beispiel parallel mit ihrem E-Mail-Posteingang beschäftigen. Dieser Problematik kann der Leiter des Online-Meetings begegnen, indem die Teilnehmer aktiv eingebunden werden, beispielsweise durch gezieltes Nachfragen während der Sitzung.
Teilnehmer, die das Gefühl haben, wirklich am Meeting zu partizipieren, anstatt lediglich passiv eine Online-Präsentation zu konsumieren, neigen weitaus weniger dazu, zwischendurch "abzuschalten" oder sich anderen Aufgaben an ihrem Rechner zu widmen. - Auf Aus- und Körpersprache achten
Eine eher langsame, ruhige und klare Sprechweise mit regelmäßigen Pausen trägt erheblich zur besseren Verständlichkeit bei. Ganz besonders gilt dies in international tätigen Unternehmen, in denen Webkonferenzen häufig auf Englisch abgehalten werden. Vortragende sind gut beraten, dabei stets im Hinterkopf zu behalten, dass nicht jeder Teilnehmer über gleich gute Sprachkenntnisse verfügt.
Um nicht zu monoton oder langweilig zu wirken, sollten Gesten und Körpersprache genau wie bei einem normalen Meeting eingesetzt werden. Denn auch sie haben unmittelbaren Einfluss auf die Sprechweise. Sofern es die örtlichen Gegebenheiten zulassen, kann es für den Präsentierenden sinnvoll sein, während der Sitzung zu stehen. - Weniger ist manchmal mehr
Ein Webinar hier, eine Online-Präsentation dort und anschließend am besten gleich noch eine Webkonferenz: Die ständige Verfügbarkeit und der einfache Einsatz des Mediums verleiten manche Unternehmen dazu, Online-Meetings inflationär zu verwenden.
Ähnlich wie etwa bei der E-Mail-Nutzung kann aber auch hier ein "zu viel" schnell "zu viel des Guten" sein. Nicht jedes Thema eignet sich wirklich für ein Online-Meeting. Und wenn die Teilnehmer nur wenige Büros voneinander entfernt arbeiten, ist eine klassische Besprechung vor Ort zwar altmodischer, führt aber mitunter noch schneller zum Ziel. - Die richtige technische Basis einsetzen
Erfolgreiche Online-Meetings setzen eine entsprechende technische Basis voraus. Im Vorteil sind Meeting-Lösungen, die nicht nur qualitativ hochwertig sind, sondern sich zudem einfach bedienen lassen und auch Teilnehmer ohne tiefere IT-Kenntnisse nicht vor Probleme stellen. Gerade Kernfunktionen wie das Aufsetzen eines Meetings und die Einladung von Teilnehmern sollten schnell und unkompliziert ausgelegt sein. Der Einsatz von Headsets während des Meetings sorgt für mehr Ruhe und erhöht gerade in Großraumbüros die Konzentration der Teilnehmer.