Welche Voraussetzungen müssen Technologien erfüllen, damit Arbeitnehmer sie tatsächlich einsetzen? Laut Sir Cary Cooper, Professor für Organisationspsychologie und Gesundheit an der Manchester Business School, sind Flexibilität, Autonomie und Bedienungsfreundlichkeit die drei Hauptkriterien, die Technologien für Arbeitnehmer am Arbeitsplatz der Zukunft erfüllen müssen. Wenn IT-Verantwortliche das berücksichtigen, können sie die Nutzerakzeptanz deutlich erhöhen, das Potential der Lösungen voll ausschöpfen und so schneller den ROI erreichen.
„Technologien wie Video – ob mobil, vom Desktop oder raumbasiert - sind ein wichtiger Treiber für effizientere Zusammenarbeit im Arbeitsalltag und unterstützen eine Vielzahl an Geschäftsprozessen und Anwendungen“, sagt Marco Landi, President EMEA bei Polycom. „Um von den Vorteilen zu profitieren sollten Unternehmen ihre Lösungen nicht nur auf ihre Geschäftsprozesse, sondern auch auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausrichten, um so die Nutzung zu erhöhen. Bedienungsfreundlichkeit, Flexibilität und Autonomie sind hierfür entscheidend.“
- Bedienungsfreundlichkeit
Technologien wie Video Collaboration waren früher oft auf fixe Meetingräume beschränkt, kompliziert in der Handhabung und teilweise von schlechter Qualität. Das ist längst Vergangenheit: Videomeetings können mittlerweile schnell und selbsterklärend von jedem Gerät aus gestartet werden – mithilfe neuer Anwendungen einfach per Klick auf einen Kontakt aus dem Adressbuch.
Eingebaute Automatismen erleichtern zudem die Durchführung: Lösungen wie Polycom NoiseBlock unterdrücken unerwünschte Hintergrundgeräusche automatisch, Lösungen wie der Polycom EagleEye Producer erfassen alle Teilnehmer im Raum und passen den Bildausschnitt automatisch daran an, so dass manuelles Einstellen entfällt. Zudem bestehen einzelne UCC-Lösungen wie Video nicht mehr als Insel - Integration in die gesamte UC-Umgebung ist entscheidend.
Möglich macht das Technologien wie beispielsweise Polycom Real Connect: Anwender können damit einen Video Call direkt aus ihrer gewohnten Lync-Umgebung starten, mit der sie vertraut sind –so werden sie diese Möglichkeit viel wahrscheinlicher nutzen. Zusätzliche Möglichkeiten wie integriertes Content Sharing über alle „Welten“ hinweg und die Möglichkeit, VC in Anwendungen und Geschäftsprozesse zu integrieren, steigern darüber hinaus den Mehrwert.
- Flexibilität
Für 92% der Generation Y ist Flexibilität sehr wichtig bei der Wahl einer Arbeitsstelle. Dabei geht es nicht nur darum, wann man arbeitet, sondern auch wo und wie. Sir Cary Cooper von der Manchester Business School sagt: „Technologie macht die Flexibilität am Arbeitsplatz erst möglich.“
Nur mit Hilfe von Video Collaboration können Arbeitnehmer sich von überall her und jederzeit mit ihren Kollegen verbinden und gemeinsam an Projekten arbeiten und dabei gleichzeitig ihr Privatleben, wie beispielsweise die Kinderbetreuung oder die Pflege von Angehörigen, einfacher mit dem Beruf verbinden. Laut einer Studie von Virgin Media Business werden 2022 bereits 60% aller Büro-Mitarbeiter in Großbritannien regelmäßig von zuhause aus arbeiten.
- Autonomie
Mitarbeiter erwarten mehr und mehr Kontrolle und Wahlfreiheit darüber, wie und mit welchen Geräten und Technologien sie arbeiten, um wirklich produktiv sein zu können. Die Arbeit mit eigenen, vertrauten Geräten steht dabei hoch im Kurs. Viele Unternehmen kommen dem Wunsch nach mehr Autonomie entgegen: 54% der Unternehmen weltweit ermöglichen bereits BYOD (Bring Your Own Device).
Wichtig auch: die Verfügbarkeit von Technologien wie Video auf Desktops und mobilen Geräten, damit Mitarbeiter jederzeit Zugriff haben. In der jüngsten Studie von Polycom und Quocirca gab ein Drittel der Befragten an, dass ein besserer Zugang zu Videolösungen, beispielsweise auf mobilen Geräten, deren Nutzung erhöhen würde.