Mit Polycoms RPX HD extrem nah an der Realitaet

Wer so etwas sagt – weiß schlicht die Vorzüge eines hochwertigen Videokonferenzsystems zu schätzen. Im beschriebenen Fall handelt es sich um einen großen deutschen Autokonzern mit einer für die heutigen Zeit typischen Struktur: Das Unternehmen agiert global, viele miteinander verknüpfte Einheiten sind aber weiterhin räumlich voneinander getrennt. Heißt: Die Unternehmensbereiche in den verschiedenen Ländern sind auf globale Prozesse angewiesen. Der Know-how-Transfer muss also weltumspannend stattfinden, räumliche Grenzen dürfen keine Rolle mehr spielen, Abteilungssitzungen finden manchmal zeitgleich auf zwei Kontinenten statt.

Internationales Teamwork ist die Regel
Dass diese Theorie der globalen Zusammenarbeit stichhaltig ist, beweist ein Blick in die Zahlen des renommierten Verbandes deutsches Reisemanagement (VDR). Vergangenes Jahr veranlassten allein deutsche Unternehmen und Behörden 157,8 Millionen Geschäftsreisen, das sind fünf Prozent mehr als im Vorjahr. Die Ausgaben stiegen insgesamt um drei Prozent auf 47,4 Milliarden Euro. Das ist allerdings nur die eine Seite der Medaille.

Die andere lautet, dass angesichts der hohen Kosten für Geschäftsreisen viele Unternehmen auch verstärkt auf Telefon- und Videokonferenzen setzen, um diese enormen Kosten zu mindern. 65 Prozent der Unternehmen würden diese Form der „Reisevermeidung praktizieren“, im öffentlichen Sektor betrage dieser Anteil aber nur 40 Prozent. „Das sollte ein deutliches Signal an die Politik sein, dieses Sparpotenzial unter die Lupe zu nehmen“, fordert der Präsident des VDR, Michael Kirnberger die öffentlichen Einrichtungen zu mehr Umweltbewusstsein auf. Denn bei der Reduzierung der Kohlendioxidemissionen im Geschäftsreisebereich besteht noch erheblicher Nachholbedarf.

Zu diesem Ergebnis kommt auch eine weltweite Studie der Association of Corporate Travel Executives (ACTE) und des Unternehmens KDS. Bei der im Zeitraum von Dezember 2006 bis Januar 2007 realisierten Studie wurden mehr als 200 Travel Manager und Geschäftsreisende weltweit befragt. Die Ergebnisse zeigen, dass nur ein Drittel der Unternehmen über Richtlinien im Bereich nachhaltiges und umweltfreundliches Reisen verfügt. Weitere 30 Prozent gaben an, die Einführung solcher Vorgaben zumindest bereits in Planung zu haben. Deutlich macht die Studie zudem, dass es den schon implementierten Unternehmensrichtlinien häufig an Biss fehlt: lediglich 20 Prozent der Umfrageteilnehmer erklärten, dass ihr Unternehmen Mitarbeiter aktiv dazu auffordert, Geschäftsreisen bei Anbietern abzuschließen, die geringere Kohlendioxidemissionen ausweisen oder eine richtige Umwelt-Charta vorweisen können.

Innovative Telepresence senkt Kosten und steigert Effizienz
Was die Studie allerdings nicht ausweist und Reiseveranstalter verständlicherweise verschweigen: Die Informationstechnologie bietet heutzutage Möglichkeiten, das Reisen deutlich einzuschränken. Das Schlagwort hierzu lautet „Telepresence“. Hierbei wird den Teilnehmern einer internationalen Diskussion oder den Projektbeteiligen an weit voneinander entfernten Orten das Gefühl vermittelt, dass sie alle gemeinsam in einem Raum sitzen. Die Technik hilft dabei, dass sie sich real im Raum wahrnehmen und – besonders wichtig – auch fühlen, dass sie von ihrem Gegenüber real wahrgenommen werden.

Welche Ergebnisse sich durch Telepresence mittlerweile erzielen lassen, beweist jetzt das US-amerikanische Unternehmen Polycom. Der Clou hinter seiner Lösung steckt in dem Kürzel „RPX HD“. Diese Abkürzung steht für „RealPresence Experience High Definition“ und bedeutet, dass man mit hochmoderner Informationstechnologie der realen Situation so nahe wie möglich kommt (siehe „RealPresence Experience High Definition: die Technologie“). Das Prinzip dabei ist, dass sich die Technik so gut es geht im Raum „versteckt“ und einzig und allein das Ziel hat, eine authentische Situation zu schaffen. Die HD-Videoqualität liefert so gestochen scharfe Bilder, dass man meint, der räumlich entfernte Konferenzteilnehmer sitzt gegenüber, der Blickkontakt ist nahezu lebensecht, der Raumton ist wie der Umgebungston in einem topmodernen Kino.

High-tech wird von Mitarbeitern akzeptiert
Dabei ist diese Hochtechnologie nicht High-tech als Selbstzweck, denn eine Qualität im Stile von RPX HD führt zu einer hohen Akzeptanz von Videokonferenzen seitens der Mitarbeiter. Das beweist auch die Erhebung des deutschen Autoherstellers: instabile Verbindungen, Audioprobleme, mangelnde Bedienungsfreundlichkeit, schlechte Videosteuerung, und schlechte Videoqualität standen hier im Fokus der Kritik und nicht etwa die Tatsache, dass man sich nicht in Fleisch und Blut gegenübersitzt.

Solche Mängel hat Polycom bei RPX HD komplett ausgemerzt. Vielmehr wurde einzig und allein darauf Wert gelegt, dass sich die Konferenzteilnehmer ohne störende Ablenkungen auf das Gespräch konzentrieren können. „Wer einen RPX HD Telepresence-Raum betritt, fühlt sich an einen anderen Ort versetzt. Dieses Erlebnis und die Collaboration-Möglichkeiten sind beispiellos“, so Polycom-CEO Robert Hagerty. Ein kompetenter Wartungsservice sorgt dafür, dass das System an sieben Tagen in der Woche zur Verfügung steht. Vorbeugend überprüft ein zertifizierter Techniker alle sechs Monate die Anlage vor Ort. Ebenso stellt Polycom sicher, dass Unternehmen ihre Telepresence-Meetings immer pünktlich abhalten können.

Aber: Lohnt sich der Aufwand, einen herkömmlichen Konferenzraum in einen hochmodernen Meetingraum in High Definition-Qualität zu verwandeln? Definitiv, sagen unabhängige Experten: „Geschäftsbeziehungen werden zwar immer globaler, aber die Flugreisen von Mitarbeitern sind weder kosteneffizient noch produktiv“, so Nora Freedman, Senior Research Analyst of Enterprise Networking bei IDC. „Hier kann die Telepresence-Technik einen wichtigen Beitrag leisten, da sie das gesamte Spektrum der menschlichen Interaktionen eines persönlichen Meetings realistisch wiedergibt.“ Lösungen wie RPX HD bieten die Detailtiefe, die erfolgreiche geschäftliche Anwendungen brauchen. Sensible Verhandlungen bei Firmenübernahmen und Fusionen gehören zum Einsatzszenario ebenso wie intensive Managementkurse, Vertragsverhandlungen, Einstellungsgespräche, Schulungen oder etwa Forschungsdiskussionen.

Senkt erheblich Opportunitätskosten
Keine Frage: Das vertrauliche Vieraugen-Prinzip oder engagierte Kontroversen im Unternehmen über Ziele und Strategien sind nicht immer durch eine Telepresence-Diskussion zu ersetzen. Aber die Technologie kann dazu beitragen, grundsätzlich das Reisevolumen zu senken, erheblich Kosten zu sparen, die Prozesse im Unternehmen zu beschleunigen und – diese Erkenntnis wird bei der Geschäftsreisediskussion oftmals außen vor gelassen – den Reisestress der Mitarbeiter zu mindern. Dabei kann allein die Ersparnis bei den Opportunitätskosten als Argument für die Implementierung gelten: In der Fallstudie des Autokonzerns errechnete man als Preis für 1.000 herkömmliche Konferenzen mit fünf reisenden Teilnehmern einen Opportunitätskosten-Gesamtpreis von 4.110 Euro. Und das auch nur, wenn die Mitarbeiter mindestens die Hälfte der Reisezeit sinnvoll nutzen und via Laptop oder Blackberry mobil arbeiteten. Besteht diese Möglichkeit nicht, kam die Untersuchung gar auf 5360 Euro. Dem gegenüber standen Opportunitätskosten für 1000 Videokonferenzen mit einer Stunde Dauer und mit fünf Teilnehmern von gerade einmal 665 Euro.

RealPresence Experience High Definition: die Technologie
RPX HD bietet Videoqualität mit 3820x720 Pixeln (zum Vergleich: ein gängiger Flachbildschirm im Büro schafft gerade 1280x1024 Pixel). Die Meetingteilnehmer werden lebensgroß auf einer besonderen HD-Videowand (2,40 Meter x 1,07 Meter oder 4,87 Meter x 1,07 Meter) plastisch abgebildet. Zudem haben die Videowände nahtlose Übergänge, die eine komplette Vollbildwiedergabe des anderen Raumes gestatten.

Die Audioqualität beträgt StereoSurround mit 22khz, das ist Kino-Klasse, zudem sorgt die hoch entwickelte Tonanlage für eine exakte Positionierung des Sprechers im Raum. Kameras, Lautsprecher und Fernbedienungen sind versteckt, sie sieht der Anwender nicht. An der Decke montierte Digitalmikrofone sorgen für eine Abdeckung von 360O. Je nach Umfang des Systems sind Internetbandbreiten von 10 respektive 20Mbit für RPX HD notwendig, ansonsten ist der Betrieb nicht an die Wahl eines speziellen Internetproviders gebunden.

Die reine Ton/Bildübertragung lässt sich darüber hinaus multimedial aufpeppen, dafür sind in die Konferenztische Flachbildschirme eingelassen, über die alle Teilnehmer auf digitale Inhalte wie Präsentationen und Dokumente zugreifen können. Zudem haben sie die Möglichkeit, während des Gesprächs ein LAN oder das Internet zu nutzen. Zusätzlich ist jeder zweite Arbeitsplatz mit einem VGA-Kabel versehen, das einen Laptopanschluss ermöglicht. Polycom setzt außerdem auf die Standards der International Telecommunication Unit (ITU), so dass sich auch Teilnehmer mit Lösungen anderer Hersteller in die Diskussion einklinken können. Insgesamt bietet Polycom zehn verschiedene RPX HD-Konfigurationen an, baut den Konferenzraum auf Kundenwunsch um und lässt sogar eine Modifikation der verwendeten Möblierung zu.