Neue Web Conferencing Lösungen bzw. verbesserte Versionen und Upgrades zu existierenden Tools werden mittlerweile mehrmals pro Monat angekündet. In dieser Lawine von Angeboten ist es schwierig die Spreu vom Weizen zu trennen.
Hier 10 Tipps die Ihnen bei der erfolgreichen Auswahl einer für Sie geeigneten Conferencing Lösung helfen:
1) Was wollen Sie mit dem Einsatz eines entsprechenden Tools erreichen?
Oder anders formuliert: Welches Ziel verfolgen Sie? Können Sie die Ziele aufzeigen? Fokussieren Sie sich auf die Resultate; vergessen Sie die technischen Eigenschaften der Tools.
2) Was wollen Sie tun?
Wollen Sie Ideen diskutieren und Probleme lösen oder einen Vortrag mit Präsentation und einem anschließenden Q&A Lernabschnitt durchführen? Bewerten Sie die vielen verfügbaren technischen Alternativen und wählen Sie die passendste Lösung aus die zu Ihrem gewünschten Endresultat führt.
3) Wie viele Personen wollen Sie gleichzeitig miteinander verbinden?
Zwischen einem Meeting mit einer Gruppe von wenigen Personen und einer Präsentation vor einer großen Zahl von Zuhörern besteht auch im realen Leben durchaus einen beträchtlicher Unterschied. Genauso verhält es sich mit den verschiedenen Tools. Diejenige Lösung, die für die eine Anwendung gut geeignet ist, ist möglicherweise gar nicht so gut für ein anderes Szenario geeignet.
4) Welche Art von Computer besitzen die Personen, die Sie online treffen möchten?
Sind alle Teilnehmer PC-Benutzer? Verwenden einige User Macs oder Linux- Rechner? Welche Betriebssysteme sind installiert? Alt oder neu? Können Sie das herausfinden? Wenn nicht, ist das auch kein Problem. Das bedeutet nämlich, dass Sie entscheiden welche Art von Benutzer Sie erreichen wollen. Oder Sie wählen eine Lösung, welche die "größte" Zahl von Computertypen /Betriebssystemen unterstützt.
5) Welche Art von Internet-Anschluss nutzen Ihre online Partner?
Versuchen Sie zu spezifizieren ob gleichzeitig Breitband- und Dialup- User verbunden werden müssen oder nur einer dieser beiden Typen. Viele Video- und Web Conferencing Lösungen funktionieren nur über Breitband-Internetverbindungen. Diese Lösungen schließen möglicherweise eine große Zahl von Personen aus, die nur über auf Dialup Verbindungen zu erreichen sind.
6) Möchten Sie eine Lösung kaufen oder für einen entsprechenden Service bezahlen?
Sie werden sich wahrscheinlich fragen, worin der Unterschied besteht und warum Sie sich für diese Fragen interessieren müssen. Wenn Sie eine dedizierte PC-Client SW verwenden wollen, müssen Sie dafür sorgen, dass die SW bei jedem Teilnehmer so installiert wird dass sie korrekt funktioniert. Wenn das Tool auf einem Server installiert wird, was im Allgemeinen eine einmalige Sache ist, brauchen Sie den Benutzern nur den Zugang zu einer Standardwebseite ermöglichen. Noch einfacher ist es, wenn die Lösung von einem Third -Party Provider (ASP) "gehostet" wird.
7) Nutzen Sie Voice over IP (VoIP).
Textchat ist kein Ersatz für eine Video bzw. Webkonferenz und all die Geschichten über die Vorteile der asynchronen Zusammenarbeit treffen nur auf wenige ausgewählte Anwendungen zu. Besprechungen, Präsentationen, Diskussionen und Brainstorming Sitzungen in Echtzeit erfordern VoIP. Anbieter, die noch auf telefonbasiertes Conferencing setzen, haben eine begrenzte und mäßige Lösung in den Händen. Zudem es Sie kostspielig. Es gibt keinen Grund auf der Welt, heute kein zuverlässiges VoIP zu verwenden. Wer Ihnen erklärt, dass dies nicht geht, weiß nicht wovon er spricht.
8) Wählen Sie Anbieter mit internationaler Ausrichtung
Ist der Anbieter ein US-Unternehmen, der auch in Deutschland präsent ist? Ist die Firma in der Lage, auf Ihre Anfragen schnell zu reagieren? Ist das Tool in länderspezifischen Versionen verfügbar? Besteht die Möglichkeit die Lösung auf Ihre Bedürfnisse anzupassen?
9) Verlangen Sie nach umfangreicher Dokumentation und Service
Prüfen Sie, ob schon vor dem Kauf bzw. der Buchung des Service ein online Zugang zur kompletten Dokumentation zur Verfügung steht. Bietet der Anbieter ein Forum in dem die Leute öffentlich Fragen stellen und diese auch beantwortet werden? Unterzeichnet der Kunden Support E-mails mit dem Namen einer Person oder mit einer generischen Unterschrift?
10) Kaufen Sie nur eine Lösung, die Sie uneingeschränkt testen können.
Stellen Sie sicher, dass Sie längere Zeit Zugang zu der Lösung erhalten und probieren Sie alle Funktionen mit einigen Teilnehmern aus. Wenn Ihnen nicht erlaubt wird eine Technologie zu testen, dann ist die Bedienung vermutlich zu kompliziert, oder aber es funktioniert nicht alles so wie es die Verkaufsbroschüren versprechen.