Dokumente, die sensible Informationen enthalten, dürfen seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht mehr ungesichert über das Internet ausgetauscht werden. Firmen und Institutionen suchen daher nach einer Lösung, die es ihren Mitarbeiter ermöglicht, Dateien auf einfache und sichere Weise mit Kollegen und Kunden auszutauschen. Genau dies macht FileCap möglich.
FileCap besteht aus einem Server, der nicht in einer öffentlichen Cloud gehostet wird, sondern bei dem Kunden oder Reseller. Mitarbeiter, die sensible Informationen verschicken möchten, melden sich dafür über ein Internetportal an oder nutzen ein spezielles Plug-in für Outlook. Der Empfänger kann die Dokumente nur mit dem von dem Absender eingerichteten Passwort öffnen. Für zusätzliche Sicherheit kann der IT-Administrator Anforderungen festlegen, die das Passwort erfüllen muss.
Darüber hinaus bietet FileCap auch eine sehr praktische Option für Nutzer, die gelegentlich einen Fehler machen: So ist es möglich, einen bereits verschickten Anhang zurückzuziehen. Nutzer, die versehentlich eine E-Mail mit Anhang an den verkehrten Empfänger verschickt haben, können den Fehler schnell rückgängig machen – ohne unangenehme Folgen. Da die Daten lokal gespeichert werden, behält der Kunde die Kontrolle über alle Dateien, die verschickt oder empfangen werden.
Viele Organisationen wie Einrichtungen im Gesundheitswesen und Versicherer verschicken regelmäßig E-Mails mit vertraulichen Informationen. FileCap bietet eine Option für E-Mail-Verschlüsselung, damit diese Daten nicht an die Öffentlichkeit gelangen können. Nutzer können in Outlook auf die FileCap-Schaltfläche klicken. Dann wird die E-Mail-Nachricht vollständig mit der Betreffzeile und eventuellen Anhängen verschlüsselt und an den Empfänger verschickt.
Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einer URL. Wenn er auf den Link klickt, erhält er über SMS einen speziellen Einloggcode oder ein Passwort. Der Link führt den Empfänger anschließend zu einem Internetportal, in dem er sich mit dem SMS-Code oder dem Passwort einloggen kann und dann auf die verschlüsselte E-Mail und eventuelle Anhänge zugreifen kann.