Der Übergang zum mobilen Arbeiten bietet einserseits mehr Flexibilität und Chancen für jeden Einzelnen, andererseits bringt er aber auch völlig neue Herausforderungen für eingespielte Teams mit sich. Dropbox Spaces 2.0 unterstützt - zusätzlich zu vielen neuen Features - diese Teams dabei, die Arbeit zu optimieren und stets vernetzt zu bleiben: Vom Projektstart bis hin zur Durchführung.
Dropbox Spaces 2.0 sorgt für verbesserte Zusammenarbeit im Team
Spaces 2.0 führt die beliebtesten Collaboration-Features von Dropbox in einer Oberfläche zusammen. Die wichtigsten Neuerungen sind:
- Projekträume: Ab sofort lässt sich ein Projektraum erstellen, um das interne Team, externe Kunden, Inhalte, Zeitrahmen sowie Projektaufgaben an einem organisierten Ort zusammenzubringen. Das gesamte Projekt ist über eine intuitive Oberfläche verfügbar, damit Teams gemeinsam daran arbeiten können.
- Aufgaben: Mit diesem Feature können Nutzer die relevanten Aufgaben priorisieren und Projekte smart auf Kurs halten. Zusätzlich können sie Aufgaben über mehrere Projekte hinweg erstellen, verwalten und kommentieren. Außerdem lassen sich Projektdateien an relevante Aufgaben anhängen und persönliche To-do-Listen verwalten.
- Inhalte: Relevante Projektinformationen sind jetzt schneller aufzufinden, hinzuzufügen und zu verwalten. Nutzer können ganz einfach Dateien (darunter Cloud-Inhalte wie zum Beispiel Google Docs genauso wie viele andere Dateiformate) direkt zu Spaces hinzufügen und die Dateien projektübergreifend durchsuchen.
- Meetings: Dank Spaces sind Meetings besonders einfach zu organisieren und nachzubereiten. Wichtige Informationen wie Agenda, Aktionspunkte oder Teilnehmer lassen sich in individuell anpassbaren Meeting-Vorlagen zentralisieren und inklusive Dokumente direkt in einen Projektraum integrieren. Die Meeting-Dokumente können außerdem automatisch mit Kalendereinladungen synchronisiert werden, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
- Updates: Eine gemeinsame Ansicht mit aktuellen Aufgaben und Projektupdates hält das gesamte Team auf dem Laufenden. Dateien können an Beiträge im Updatefeed angehängt werden und Kommentare lassen sich so mit Text, Emojis oder auch einem Dateilink beantworten.
Mit Dropbox Business produktiv arbeiten, egal von welchem Ort
Dropbox erweitert Features und Verfügbarkeit für Nutzer von Dropbox Business. Unter anderem sind folgende Features enthalten:
- App Center: Über 30 neue Apps wurden zum Dropbox App Center hinzugefügt, um Teams dabei zu unterstützen, mehr als 70 praktische Tools von Dropbox Partnern zu entdecken und zu nutzen (jetzt als Beta für ausgewählte Nutzer von Business Standard und Advanced verfügbar).
- Freigabe mit Branding: Neue Verbesserungen machen es Unternehmen jetzt noch leichter, ihre Marken voranzubringen, und Administratoren können ihren Team-Mitgliedern ganz einfach die Möglichkeit bieten, die Markenidentität zu stärken (jetzt mit Business Advanced und höher verfügbar).
- Traffic und Statistiken: Hiermit können Nutzer alle Interaktionen nachverfolgen, wenn sie Inhalte teilen (jetzt mit Business Advanced und höher verfügbar).
- Abonnieren: So können sich Nutzer über die Aktivitäten wichtiger freigegebener Ordner auf dem Laufenden halten (jetzt für alle Nutzer verfügbar).
- Computer-Backup: Mit diesem Feature können Teams lokale Desktops, Dokumente und Downloads automatisch in Dropbox sichern, von unterwegs sicher darauf zugreifen und Inhalte selbst dann einfach abrufen, wenn die Hardware einmal ausfällt oder verloren geht (jetzt für alle Business-Abos verfügbar).
- Dropbox Passwords (Beta): Hierüber können Team-Mitglieder Passwörter an einem sicheren Ort speichern, sie geräteübergreifend synchronisieren und von überall aus darauf zugreifen (jetzt für Dropbox Business Teams mit bestimmten Dropbox Business-Abos verfügbar, die den frühzeitigen Zugriff auf dieses Feature umfassen).
Noch schneller und komfortabler zur elektronischen Signatur
Ab heute erleben alle HelloSign Nutzer den gesamten eSignatur-Prozess vom Hochladen, Vorbereiten und Senden von Dokumenten bis zum Unterschreiben neu. Dank dieser Verbesserung ist es für virtuelle Teams jetzt noch leichter und zeitsparender möglich, wichtige Geschäftsdokumente mit elektronischen Signaturen auszutauschen.
Neue Sicherheitsfeatures: Sicherheit im Homeoffice auf Enterprise-Niveau
Dropbox hat darüber hinaus verschiedene neue Sicherheitsfeatures vorgestellt, mit denen Unternehmen den Datenschutz und die Sicherheit ihrer Mitarbeitenden gewährleisten und gleichzeitig komplexe virtuelle Teams managen können. Unter anderem sind folgende Features dazugekommen:
- Warnmeldungen und Benachrichtigungen lassen Administratoren verdächtiges Verhalten, riskante Aktivitäten und potenzielle Datenlecks in Echtzeit erkennen.
- Die Datenklassifizierung gibt Administratoren die Möglichkeit, persönliche und vertrauliche Daten als solche zu kennzeichnen, um diese Informationen besser zu schützen.
- Berichte zu externen Freigaben zeigen Administratoren, wie Daten außerhalb des Unternehmens geteilt werden – darunter die freigebende Person, der Zeitpunkt der Freigabe und die Art der geteilten Dateien.
- Die Datenaufbewahrung wurde zu den Daten-Governance-Features von Dropbox hinzugefügt, damit Nutzer in Zukunft das versehentliche Löschen von Inhalten verhindern können. Das ist wichtig in Fällen, in denen die Aufbewahrung von Inhalten über bestimmte Zeiträume gesetzlich vorgeschrieben ist (jetzt für alle Dropbox Business Teams als zusätzliche kostenpflichtige Option verfügbar).
Darüber hinaus hat Dropbox verschiedene neue Sicherheitszertifizierungen bekanntgegeben, darunter ISO 27701, der DSGVO-Verhaltenskodex der Cloud Security Alliance, NIST 800-171 sowie FDA 21 CFR Part 11. Diese neuen Compliance-Zertifizierungen gewährleisten, dass Dropbox die strengsten Sicherheitsnormen für Unternehmen einhält.