Laut einer Bitkom-Studie sind ganze acht Meetings pro Tag der Durchschnitt für Arbeitnehmer in Deutschland und die Anzahl der Videokonferenzen steigt stetig an. Doch um zielführende und effiziente Meetings abzuhalten, ist ein Bewusstsein für die möglichen Fallstricke und Erfolgsfaktoren essenziell – und zwar sowohl in Sachen Technik als auch Softskills.
Denn sind wir ehrlich: Fast jeder von uns kennt ermüdende und langweilige Meetings, die niemanden weiterbringen. Vor allem im Zeitalter hybrider Zusammenarbeit ist es wichtig, alle Teilnehmer von Videokonferenzen abzuholen. Denn die Versuchung ist groß, nebenbei etwas anderes zu machen, wenn das Meeting langweilig wird.
Doch wie sieht das perfekte Meeting aus? Im Optimalfall stellt es eine Symbiose aus Technik und fokussierter, kreativer Zusammenarbeit dar. Und dafür gibt es zahlreiche Möglichkeiten, um aus jedem Meeting das Beste herauszuholen.
- Das Ziel im Auge behalten
Eine klare Zielsetzung ist der Grundstein für erfolgreiche Meetings. Denn wer sein Ziel vor Augen hat, arbeitet konzentriert in eine Richtung. Vor allem in größeren Gruppen ist ein klarer Prozess, um Ideen zu generieren, erforderlich. Ein erster Schritt ist die Aufklärung der Teilnehmer über die Bedeutung der einzelnen Aufgaben, um die nötige Relevanz aufzuzeigen und schlussendlich das Engagement dafür zu fördern.
Der Meeting-Leiter kann durch die Wahl des richtigen Namens schon von Anfang an Klarheit schaffen: Ein „Status-Update-Meeting“ unterscheidet sich schon im Titel von einem „Brainstorming-Meeting“. Eine Zielsetzung in Form einer Agenda sorgt zusätzlich für einen flüssigen Arbeitsablauf und verhindert Abschweifungen.
Durch die Bereitstellung der richtigen Tools, der Integration von Videoequipment und dem Einsatz von Apps wie beispielsweise Kalender- oder Projektmanagement Apps, garantiert die IT-Abteilung eine reibungslose Umsetzung ohne Zeitverzögerung. Eine einheitliche Benutzererfahrung mit erstklassiger Audio- und Videoqualität ist enorm wichtig. Denn nur wenn Besprechungen natürlich und intuitiv ablaufen, können sich kreative Gedanken frei entfalten und Teilnehmer sich aktiv einbringen.
- Routine vermeiden – Kreativität fördern
Meetings sind prädestiniert dafür, Kreativität zu fördern, denn sie stellen einen sozialen Prozess dar, in dem Teilnehmer laufend verpflichtet sind, sich zu engagieren und einzubringen. Oft ist aber genau das Gegenteil der Fall, weil eintönige Routine zu Ermüdung führt und unzureichende Technik den Kreativitätsprozess hindert.
Der Meeting-Leiter sollte versuchen, immer neue Impulse zu setzen, um der Monotonie entgegenzuwirken. Einfache Maßnahmen, wie ein Ortswechsel, kürzere Meetings oder die abwechslungsreiche Verwendung von Technologie führt effektiv zu einem verbesserten Informationsaustausch.
Die IT-Abteilung unterstützt den Prozess durch Meeting Räume, die den verschiedenen Ansprüchen gerecht werden und mit der jeweils richtigen Technik eingerichtet sind. So steht für verschiedene Meeting-Formate stets ein passender Raum bereit. In den Räumen sollte jeder Teilnehmer stets für alle hör- und sichtbar sein, damit sich jeder einbringen kann, auch wenn er per Videokonferenz zugeschaltet ist. Denn vielfältige Perspektiven führen zu kreativen Lösungen.
- Kreative Ideen festhalten
Ein klar definiertes Vorgehen, um Ideen und Ergebnisse festzuhalten, ist ein weiterer wichtiger Aspekt für effektive Meetings. Abgesehen von klaren Absprachen, wer für die Aufzeichnung des Meetings verantwortlich ist, sind mögliche Maßnahmen beispielsweise, den Teilnehmern zu erlauben eigene Laptops mitzubringen oder integrierte Lösungen zum Teilen und Aufzeichnen von Meetings bereitzustellen.
Eine hochwertige Whiteboard Kamera macht hier zum Beispiel natürliches Brainstorming am klassischen Whiteboard auch in hybriden Meetings möglich. Durch die Symbiose der situationsgerechten, qualitativen Technik und dem Fokus auf effektiver Zusammenarbeit steht dem perfekten Meeting nichts mehr im Wege.