An sechs Standorten in verschiedenen Ländern wurde die Polycom Telepresence-Lösung installiert. Sie ergänzt die umfangreiche Implementierung von Polycom Videokonferenz- systemen, die derzeit bereits in der NATO-Zentrale sowie an rund um den Globus verteilten Außenstellen im Einsatz sind. Die auf Standards basierenden Systeme gewährleisten eine nahtlose und sichere Kommunikation mit anderen Videokonferenzsystemen, die von Bündnispartnern der NATO betrieben werden.
Durch den Einsatz der Polycom-Lösungen konnte die NATO beispielsweise eine Reihe von vierteljährlich anstehenden Meetings durch Telepresence-Sitzungen ersetzen und auf diese Weise nicht nur schätzungsweise 51.000 Dollar und mehr als 500 Stunden Reisezeit einsparen, sondern auch einen CO2-Ausstoß von 2,1 Tonnen vermeiden, der bereits bei einem einzigen vierteljährlichen Meeting angefallen wäre.
Die Implementierung der Telepresence-Lösungen von Polycom erfolgte im Rahmen eines gemeinsamen Projekts der NATO-Agenturen NCSA (NATO Communications and Information Systems) und NC3A (NATO Consultation, Command and Control Agency). Um die Arbeitsabläufe der NATO effizienter zu gestalten, erhielt die NC3A den Auftrag, entsprechende technologische Lösungen zu implementieren, und initiierte daraufhin ein Projekt, in dessen Rahmen virtuelle Besprechungsräume - so genannte VMRs (Virtual Meeting Rooms) - in Brüssel, Den Haag, an der ACT-Leitkommandostelle in Norfolk (Virginia/USA) sowie an den Standorten des europäischen NATO-Hauptquartiers (SHAPE - Supreme Headquarters Allied Powers Europe) eingerichtet wurden. Dabei arbeitete die NC3A-Agentur eng mit der NATO-Agentur für Informationssysteme (NCSA) zusammen, die das Projekt vollständig unterstützte und in ihrer belgischen Zentrale ein System bereitstellte.
Nach umfangreichen Tests und einer sorgfältigen Evaluation von Lösungen verschiedener Hersteller aus mehreren Ländern entschied man sich bei der NC3A dafür, mit Polycoms Polycom® Telepresence Experience™ (TPX™) 306M ein immersives VMR-Netzwerk aufzubauen.
Im Rahmen der täglichen Arbeit wird die Technologie bei einer Vielzahl von Aufgaben eingesetzt. Neben der zentralen Befehlskommunikation und dem Notfallmanagement gilt dies für die Krisenkommunikation, die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen NATO-Agenturen sowie die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen und das Projektmanagement. Durch die Reduzierung des Reiseaufwands leistet die Technologie bei der NATO auch einen Beitrag zur Einsparung von Kosten und zur Steigerung der Produktivität.
Die TPX 306M bei der NATO
Mit einer Bilddarstellung in Lebensgröße und Surround-Sound in höchster Qualität geben Polycoms TPX-306M-Lösungen Konferenzteilnehmern die Möglichkeit, Nuancen im Gesichts- ausdruck und andere Aspekte der nonverbalen Kommunikation so klar und deutlich wahrzunehmen, dass die Benutzer das Gefühl haben, sich in ein und demselben Raum aufzuhalten. Um dieses Benutzererlebnis eines gemeinsamen virtuellen Konferenzraums weiter zu verstärken, wurden alle VMRs mit den gleichen Farben, Beleuchtungseinrichtungen und multifunktionalen Konferenztischen ausgestattet. Darüber hinaus enthalten die Lösungen persönliche Content-Bildschirme, die in die Tische eingelassen sind und den Benutzern die Möglichkeit geben, im Rahmen einer Konferenz praktisch alle Arten von Multimedia-Inhalten auszutauschen, wodurch die Interaktion und Zusammenarbeit zwischen Teams weiter erleichtert wird.
In der Zeit, in der die TPX-Systeme nicht für Telepresence-Meetings eingesetzt werden, können die entsprechenden Einrichtungen als multifunktionale Konferenzräume genutzt werden, so dass eine optimale Auslastung von Raumressourcen sichergestellt werden kann und wertvoller Büroraum für herkömmliche Meetings zur Verfügung steht. Die HD-Bildschirme können genutzt werden, um Content (beispielsweise von Laptops oder Web-Konferenzen) lokal darzustellen. Darüber hinaus kann das System für Audiokonferenzen mit hoher Sound-Qualität verwendet werden.