Ein Erfolgsrezept, das seit fast 170 Jahren funktioniert – warum sollte sich der Feinkost-Hersteller Develey überhaupt Gedanken über Veränderung machen? Warum sollten das die Sektkellerei Schlumberger, deren Handelspartner REWE und Maresi oder der Rohstofflieferant Eriks? Weil die Digitalisierung wertvolle Potenziale freisetzt – und eine fundierte, zukunftsfähige Strategie braucht.
Das Erfolgsrezept vieler Genussmarken ist ihre Tradition: Ein unverkennbarer Geschmack, der Erinnerungen oder ein bestimmtes Lebensgefühl wachruft. An einer beliebten Rezeptur festzuhalten, schließt aber nicht aus, althergebrachte Prozesse auf den Prüfstand zu stellen: Die Digitalisierung hält zunehmend auch in der Lebensmittelindustrie Einzug.
Allerdings folgt sie dabei zu selten einer ganzheitlichen Strategie, wie Karsten Renz, Gründer und CEO von Optimal Systems, beobachtet hat: „Vielfach dominieren Insellösungen, etwa in Logistik, Produktion oder Warenwirtschaft. Bereichsübergreifende Anwendungen sind eher die Ausnahme – und mehr als die Hälfte der Unternehmen arbeitet selbst im Umfeld ihrer Software-Lösungen noch nicht papierfrei.“
Herzstück des digitalen Unternehmens
Dabei ist jede Materialbestellung oder Reklamation, jede ausgelieferte Charge und jede E-Mail vordergründig vor allem eines: Information. Dass sie durchgängig digital und ohne Bereichsgrenzen im passenden Kontext einfach zu finden und nachvollziehbar zu bearbeiten ist sowie revisionssicher archiviert wird, dafür sorgt im Idealfall eine Enterprise Content Management (ECM) Lösung. Sie bildet das Herzstück des digitalen Unternehmens und sollte mit seinen Anforderungen wachsen.
Develey entschied sich deshalb für enaio von Optimal Systems: Die ECM-Lösung sorgt nicht nur dafür, dass alle Rechnungen und Dokumente unternehmensweit digital such- und verfügbar sind, sondern archiviert dank passender Schnittstellen auch dazu gehörige E-Mails und die Ausgangsbelege aus dem Develey ERP-System.
Wer nun den Verbleib einer bestimmten Produkt-Charge recherchiert, findet nicht nur Lieferscheine und alle weiteren mit dem Vorgang verbundenen Dokumente, sondern auch die gesamte Korrespondenz mit Kunden, Partnern und Lieferanten, unabhängig von der Quelle, in der diese erzeugt oder bearbeitet wurden. Perspektivisch wird enaio so zur konzernweiten Informationsplattform.
Informationen im Fluss
„Speziallösungen, etwa für die Warenwirtschaft, sind in der Branche heute vielfach Standard“, sagt Karsten Renz von Optimal Systems. Die Erfahrung zeigt aber auch: Standard ist eben kein Maßanzug. Deshalb ist nicht nur für Andreas Blank, Projektleiter bei Develey, neben „der einfachen Bedienung in Verbindung mit einer Vielfalt an Funktionen“ die Offenheit seiner ECM-Lösung für eine Integration mit anderen Systemen deren größte Stärke.
So nutzen auch Unternehmen wie Schlumberger, REWE oder der Multiproduktspezialist Eriks enaio, um die Digitalisierung interner Prozesse und den Einsatz gewisser Standard-Anwendungen stärker auf eigene Anforderungen auszurichten. Rechnungen werden bei Eriks heute in einem digitalen Freigabeprozess durch das Unternehmen geleitet. Am Ende steht die Übergabe der Fakturen an das ERP-System proAlpha.
Die Maresi-Gruppe wiederum reduziert mit enaio zusätzlichen manuellen Buchungsaufwand aus SAP: Eine Rechnungseingangslösung mit Freiformerkennung verarbeitet bei Maresi rund 25.000 Rechnungen pro Jahr, die heute mit wenigen Klicks digitalisiert, erkannt und mit Drittsystemen abgeglichen werden. Dank der Integration mit SAP gehören Buchungsfehler so der (analogen) Vergangenheit an.
Standard ist nicht maßgeschneidert
Diese Beispiele veranschaulichen, welche Vorteile eine ganzheitliche Strategie bietet: Wer die Digitalisierung nur zur Optimierung eines bestimmten Prozesses nutzt, verpasst die Chance, das Unternehmen als Ganzes auf eine digitale Zukunft hin auszurichten.
Insellösungen, Medienbrüche und ein nicht vollständig zugängliches Unternehmenswissen sind und bleiben Innovationsbremsen – auch dann, wenn in einzelnen Bereichen leistungsfähige Software-Anwendungen genutzt werden.