Vielen Verantwortlichen ist klar: Aufgaben, die aktuell noch Tage und Wochen dauern, könnten mit einer zentralen Plattform für Daten und Dokumente in Sekundenschnelle erledigt sein. Die Chancen, hiervon auch die Vorgesetzten zu überzeugen, stehen durch den Trend zur Digitalisierung so gut wie nie. Voraussetzung ist allerdings oft ein solider Business Case.
Veeva Systems beschreibt am Beispiel einer Regulatory-Affairs-Plattform, was zu tun ist:
- Taskforce bilden
Da Fachabteilungen meist nicht über eigene Budgets verfügen, müssen sie in ihrem Business Case aufzeigen, welche Unternehmensprozesse die neue Softwarelösung verbessert. Am einfachsten gelingt das mit einem kleinen, interdisziplinären Team – idealerweise aus einem Business Process Owner, einem erfahrenen Mitarbeiter des Fachbereichs, einem IT-Ansprechpartner sowie einem Vertreter des Einkaufs. Um das Anliegen auf höherer Ebene voranzutreiben, kann es außerdem sinnvoll sein, schon früh ein Mitglied der Geschäftsführung ins Boot zu holen.
- Recherchieren
Es ist hilfreich, zunächst kurze Interviews mit denjenigen Mitarbeitern zu führen, die von einer zuverlässigen, gemeinsamen Informationsplattform am meisten profitieren würden. Im Fall Regulatory Compliance könnten dies das Qualitätsmanagement, die Product Stewards oder die Rechtsabteilung sein. Im Dialog gilt es, Abläufe zu identifizieren, die sich negativ auf den Geschäftsbetrieb auswirken und somit Potenzial für schnelle Verbesserung bieten. Das kann die langwierige Suche nach Informationen sein oder das wiederholte Eingeben von Daten in verschiedene Systeme. Parallel empfiehlt es sich, den Leistungsumfang der am Markt etablierten Anwendungen zu recherchieren und sie hinsichtlich der identifizierten Herausforderungen abzuklopfen.
- Status quo dokumentieren
So vorbereitet, geht es an den Business Case. Die Ergebnisse der Recherche werden nun weiterentwickelt zu klar formulierten Einsatzmöglichkeiten. Ein Beispiel: „Ein Regulatory Affairs Manager sollte proaktiv die Compliance von Produkten sicherstellen. Stattdessen erhält er pro Woche 20 interne Anfragen zum Zulassungsstatus verschiedener Produkte in verschiedenen Märkten. Deren Bearbeitung erfordert 6 Arbeitsschritte in 4 Systemen. Gesamtaufwand: 1 bis 3 Stunden pro Anfrage.“ Daran schließt sich eine Beschreibung der wirtschaftlichen Folgen an, beispielsweise: „Ineffiziente, verteilte und veraltete Tools erschweren Registrierungsprozesse. Nach unserer Recherche kostet uns das im Jahr 2.550 Arbeitsstunden und damit circa 150.000 Euro.“
- Umfeld des Unternehmens und der Branche beschreiben
Damit die Argumentation ihre volle Wirkung entfaltet, sollte die Darstellung alle relevanten Rahmenfaktoren beinhalten – auch diejenigen, die außerhalb des Einflusses des eigenen Unternehmens liegen. Dazu zählen häufig Vorschriften externer Behörden und Anforderungen von Kunden. Auch der Umgang des Mitbewerbs mit diesen oder ähnlichen Themen dürfen nicht fehlen.
- Risiken benennen
Um zu prüfen, was auf dem Spiel steht, lassen sich zwei Aspekte betrachten: Zum einen die Kosten des „Nichtstuns“: Was würde es finanziell und strategisch bedeuten, wenn so weitergemacht würde wie bisher? Zum zweiten lohnt es sich, verpasste Chancen zu beleuchten. Möglicherweise verlieren wertvolle Experten durch veraltete Tools viel Zeit oder das Unternehmen vergibt sich die Chance, qualifizierte Mitarbeiter anzuziehen oder ein Produkt schneller auf den Markt zu bringen. Wichtig ist hier, Risiken klar zu benennen.
- Vision beschreiben
Der nächste Abschnitt richtet den Blick nach vorne: Um die Bedeutung für das Unternehmen zu unterstreichen, muss der Business Case zunächst das „Big Picture“ in Form einer Vision zeigen. Genauso wichtig ist es, das Projekt in die Unternehmensstrategie einzubetten: Unterstützt es die digitale Transformation oder eine Initiative zur weltweiten Prozessharmonisierung? Hier anzudocken erhöht die Erfolgschancen! Fallbeispiele, Studien oder Zitate von Autoritäten der Branche untermauern die Machbarkeit. Dabei sollten die im Unternehmen üblichen Kenngrößen genutzt werden. Das könnten bei Software zum Beispiel die Gesamtkosten des Betriebs, Total Cost of Ownership oder der Produktionsgewinn durch eingesparte Zeit sein.
- Lösungsweg aufzeigen
Ein Maßnahmenkatalog inklusive realistischer Aktions- und Zeitplanung rundet die Darstellung ab. Auch die nötigen Ressourcen aus den Bereichen Personal, Budget und technische Lösungen sind aufzuführen. Ein Blick auf die kurzfristigen Verbesserungen, die sogenannten Quick Wins, schließt den Business Case ab. Schließlich wollen Vorgesetzte schnelle Resultate, an denen sie sich messen lassen können. Kleinere Pilotprojekte sind zwar am besten geeignet, um Praktikabilität und Nutzen zu demonstrieren, der Business Case darf hier aber nicht stehen bleiben. Es gilt auch, den Horizont für das Management zu weiten und zu zeigen, wie ein erfolgreicher Proof of Concept auf die Gesamtorganisation ausgedehnt werden kann.
- Das richtige Format wählen
In einigen Unternehmen füllen Business Cases mehrseitige Dokumente, in anderen ist es üblich, das Anliegen auf einer knappen Seite zu präsentieren. Daran sollten sich Projektinitiatoren halten. Denn nichts wäre ärgerlicher, als wenn ihr Vorhaben durch einen Formfehler ausgebremst würde.
Fazit
„Fachverantwortliche, die lästigen Excel-Tabellen und Serverlaufwerke durch eine zentrale Plattform ersetzen wollen, sind mit einem solchen Business Case bestens präpariert“, weiß David E. Maher, Director Strategy Regulatory Transformation bei Veeva Systems. „Darüber hinaus empfehlen sie sich durch ihr Engagement, durch ihr lösungsfokussiertes Vorgehen und erhalten im Erfolgsfall die investierte Zeit gleich mehrfach zurück. Und das ist angesichts überzeugender Argumente schließlich mehr als wahrscheinlich.“