Vor allem in der IT stehen Projektmanager unter weit größerem Druck, als „nur“ das fertige Produkt „in time and budget“ abliefern zu müssen. Wirtschaftliche Aspekte dürfen Verantwortliche ebenso wenig missachten, wie die vom Unternehmen gesetzten Rahmenbedingungen und Zielvorstellungen. Projektmanager müssen zudem Mitarbeiter und Kunden betreuen sowie eventuell Konflikte innerhalb des Teams lösen.
Daher ist es nötig, dass sie als Allrounder mehrere Fähigkeiten in sich vereinen. Der IT-Dienstleister Consol formuliert die vier wichtigsten Anforderungen an IT-Projektmanager:
- Kompetenz – organisatorisch, fachlich, kommunikativ
Jedes IT-Projekt braucht jemanden, der den Überblick behält. Um diese Hauptaufgabe zu erfüllen, müssen Projektmanager sachlich, fachlich, sozial und methodisch kompetent sein. Sie benötigen ein hohes Maß an kommunikativen Fähigkeiten, denn sie sind in allen technischen und organisatorischen Problemsituationen die Ansprechpartner. Auch für die Motivation der Mitarbeiter sind Projektmanager verantwortlich und müssen zusehen, dass die benötigte Leistung innerhalb des Zeitplans erbracht wird.
Gegenüber Kunden und der Geschäftsführung übernehmen Projektmanager die Rolle des Sprachrohrs. Sie erläutern technische Herausforderungen in einfachen Worten und vermitteln den Stand des Projektes sowie eventuelle Bedürfnisse des Teams – etwa ein erweitertes Budget oder Zeitkontingent. Gleichzeitig müssen Projektverantwortliche die Anforderungen des Kunden und der Geschäftsführung innerhalb des Teams kommunizieren. All dies unter einen Hut zu bringen, ist auch eine Sache guter Planung.
- Priorisieren und vorausschauend planen
Im Vergleich zu vielen anderen Bereichen sind Projekte in der IT deutlich komplexer. Das liegt an der großen Dynamik der Anforderungen, ihrer technischen Natur und den oftmals vielen Stakeholdern. Daher sollten zu Beginn alle beteiligten Parteien Geschäfts- und Qualitätsziele klar kommunizieren. Projektmanager müssen die Fähigkeit besitzen, auf dieser Basis wichtige Architekturentscheidungen zu treffen. Zur vorausschauenden Planung gehört auch, dass die Verantwortlichen den zu erwartenden Zeitdruck im Auge behalten.
In jedem IT-Projekt muss Zeit für Tests und Anforderungen vorhanden sein. Diese einzuplanen ist Aufgabe der Projektmanager. Trotz all dieser Erwägungen ist es auch wichtig, agil zu bleiben und sich nicht zu sehr an starre Pläne zu halten. Vorausschauende Planung bedeutet, einen Rahmen zu schaffen, ohne dass die Agilität darunter leidet.
- Agil vorgehen
Ein agiles Mindset ist zwar nicht nur für Projektmanager wichtig, dennoch sollten sie mehr als jeder andere darüber verfügen und sozusagen Botschafter der agilen Softwareentwicklung im Projekt und im Unternehmen sein. Das agile Manifest stellt die Grundprinzipien vor. Praktisch bedeutet Agilität allgemein, Software in kleinen iterativen Zyklen zu entwickeln. Am Ende jedes Zyklus liefert das Team ein neues „Inkrement“. Dieses Inkrement ist ein Stück lauffähiger, potenziell releasefähiger Software, welches auf dem vorherigen Inkrement aufbaut und es durch neue Features ergänzt.
Diese Vorgehensweise bietet Flexibilität, da die Entwickler das Produkt nach jeder Iteration noch besser an die Geschäfts- und Qualitätsziele anpassen können. Projektmanager, die agil vorgehen, liefern dem Auftraggeber am Ende mit ihrem Team das Produkt, das er braucht – nicht wie bei klassischen Methoden nur genau das Produkt, das er bestellt hat.
- Wirtschaftlich denken und handeln
Neben fachlicher und sachlicher Kompetenz, Agilität und Planungstalent gehört in den Werkzeugkasten für gute Projektmanager auch die Fähigkeit, wirtschaftlich zu denken. Egal wie schön die Lösung aus technischer Sicht sein mag, am Ende muss sie auch ökonomisch vertretbar sein. Agile Festpreise, bei denen die Vertragspartner zum Projektstart eher eine grobe Beschreibung des angestrebten Ziels vereinbaren, eignen sich für IT-Projekte besser als klassische Werkverträge.
Ein weiterer Ansatz sind agile Gewerke. Hierbei wird jede User Story, also die in verständlicher Sprache formulierte Anforderung an die Software, als eigener Vertragspunkt definiert und am Ende seiner Entwicklung abgenommen. Ein guter Projektmanager hat, unabhängig von den vertraglichen Übereinkünften, immer die Kosten und das Budget im Blick, denn davon hängt der wirtschaftliche Erfolg eines Projektes letztlich ab.
„Projektmanager haben im technischen Bereich anspruchsvolle Aufgaben zu erfüllen, denn die große Dynamik der Anforderungen und die hochentwickelte Technik führen zu einem komplexen Problemfeld“, berichtet Dr. Christoph Ehlers, Leiter Software Engineering bei Consol.
„Durch ihre jahrelange Erfahrung haben unsere Projektmanager eine große Expertise in der erfolgreichen Durchführung von agilen Entwicklungsprojekten. Fehlt diese umfassende Projekterfahrung, kann das Management auf die Hilfe externer Dienstleister zurückgreifen, die das entsprechende Wissen ins Unternehmen einbringen.“