Der Einsatz von RPA und Hyperautomation bringt Vorteile wie Zeit- und Kosteneinsparung, Reduzierung manueller Tätigkeiten oder höhere Qualität. Eine erfolgreiche Nutzung ist aber nur dann gewährleistetet, wenn die Geschäftsprozesse zunächst analysiert, anschließend optimiert und erst dann automatisiert werden.
Jede Automatisierung – sei es RPA (Robotic Process Automation) oder Hyperautomation – zielt letztlich nicht auf einzelne Aufgaben, sondern auf ganze Prozesse ab. Das heißt: Der Prozess muss im Mittelpunkt jeder Automatisierungsinitiative stehen. Automatisierungslösungen entfalten ihren größten Nutzen immer erst in Kombination mit Prozessverbesserungen.
Sie sind eine Grundvoraussetzung, denn eine reine Automatisierung suboptimaler Prozesse kann kaum das gewünschte Ergebnis erzielen. Ein ineffizienter Prozess bleibt auch automatisiert ineffizient. Sind die Prozesse fehlerhaft, werden im schlimmsten Fall diese Fehler noch schneller umgesetzt.
Das A und O für einen RPA- oder Hyperautomations-Erfolg lautet also: Erst optimieren, dann automatisieren. Es ist entscheidend, dass auf der richtigen Grundlage, also auf Basis optimaler Prozesse automatisiert wird. Reibungslose Prozesse sind die Voraussetzung, damit sich anvisierte Erfolge einstellen, der angestrebte Mehrwert erzielt wird und keine Mehrkosten entstehen.
Für die Optimierung der Prozesse ist eine Lösung im Bereich Business Process Intelligence (BPI) erforderlich. Eine BPI-Lösung unterstützt die Analyse, Verbesserung und Überwachung von Prozessen und sollte folgende Leistungsmerkmale aufweisen:
- die Erkennung ineffizienter Abläufe
- die Bereitstellung von faktenbasierten Einblicken in potenzielle Risiken und kontinuierliche Verbesserungsmöglichkeiten durch Process Mining
- die Transformation von Geschäftsprozessmodellen in standardisierte Workflows, die unternehmensweit nutzbar sind
- die Verknüpfung von Prozessen und Daten durch die Kombination von Customer Experience und Operational Excellence
- die Etablierung einer zentralen, teamübergreifenden Wissensbasis und Datenquelle.
Erst wenn diese „Vorarbeiten“ unter Nutzung einer BPI-Lösung geleistet sind, sollten Unternehmen den Einstieg in RPA beziehungsweise Hyperautomation starten.
Mit RPA-Software können einfache manuelle oder standardisierte Prozesse automatisiert werden. Es betrifft vor allem repetitive, regelbasierte Tätigkeiten. Die gängigsten Varianten sind Attended und Unattended RPA Bots. Attended RPA läuft auf dem Desktop-PC. Der Bot fungiert dabei als Software-Assistent für den menschlichen Benutzer und interagiert mit einer Desktop-Anwendung.
Mit Unattended RPA können Prozesse durch den Einsatz von Bots, die in Server-Clustern installiert sind, vom Anfang bis zum Ende automatisiert werden. Autonome Software-Bots arbeiten hier eigenständig im Kern eines Informationssystems.
Um die Vorteile von RPA zu maximieren, können Unternehmen einen komplementären Ansatz wählen. Dabei beginnen sie mit Attended RPA auf dem Desktop und fokussieren zunächst auf diejenigen Prozesse, die einen repetitiven Charakter haben und sehr zeitaufwändig sind. Ein schneller ROI ist so garantiert.
Anschließend können Unternehmen ihre RPA-Journey ausweiten, indem Sie Unattended RPA auf Servern für die Bearbeitung komplexer Prozesse implementieren. Mit diesem hybriden RPA-Ansatz treiben Unternehmen die Prozessautomatisierung sukzessive voran.
Der nächste Schritt in der Automatisierung ist dann die Hyperautomation, die die dynamische Ermittlung, Gestaltung und Steuerung von Geschäftsprozessen ermöglicht. Sie basiert auf einer intelligenten und effizienten Kombination von RPA, Künstlicher Intelligenz und Maschinellem Lernen sowie Low-Code- oder No-Code-Entwicklung.
Auf dieser technologischen Grundlage können auch sehr komplexe Arbeitsabläufe umfassend verwaltet und optimiert werden: von der Ermittlung und Bewertung über die Vereinfachung und Automatisierung bis hin zur Messung und Überwachung. Hyperautomation geht damit weit über die Möglichkeiten einer reinen RPA-Anwendung hinaus – und zwar in Richtung einer intelligenten Prozessautomatisierung.
Gerade eine solche intelligente Prozessautomatisierung erfordert eine nahtlose Integration mit einer BPI-Lösung. Hyperautomation bedeutet schließlich immer auch eine durchgehende Business-Process-Transformation. Und dafür sind die klassischen BPI-Komponenten wie Analyse, Design und Modellierung, Simulation, Change Management oder Monitoring unverzichtbar.
„Schlägt ein Unternehmen den Weg der Prozessautomatisierung ein, sollte es auf jeden Fall mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Prozesse starten und anschließend die Optimierung in Angriff nehmen. Dann steht einer erfolgreichen Prozessautomatisierung mit RPA oder auch Hyperautomation nichts mehr im Wege“, erklärt Pierre Col, Senior Director, Product Communications bei SAP.
„Und Unternehmen profitieren von der Sicherstellung der Einheitlichkeit ihrer Arbeitsabläufe, der Reduzierung der Durchführungszeiten von Aufgaben und der Entlastung der eigenen Mitarbeiter, die sich dann auf ihre Kerntätigkeiten fokussieren können.“