Die expert Warenvertrieb GmbH eröffnet für alle ihr angehörenden Gesellschaften auch Synergien in betriebswirtschaftlichen Belangen: Schon vor Jahren rollte expert dafür eine digitale Dokumentenmanagement-Lösung mit enaio von Optimal Systems aus. Sie hat seither nicht nur viele Nutzer gewonnen, sondern wurde auch kontinuierlich um neue Funktionen erweitert.
Dabei ist das System noch längst nicht am Ende seiner Möglichkeiten: Nach über zehn Millionen digital verarbeiteten Belegen soll deren Erfassung künftig mithilfe künstlicher Intelligenz fast ganz ohne manuelles Zutun erfolgen. „Das wird der Autopilot für die Eingangsrechnungsbearbeitung“, freut sich Michael Reinhardt, Abteilungsleiter der Gesellschafter-IT von expert.
Ähnlich wie beispielsweise der Lebensmittelhändler Edeka ist die expert Warenvertrieb GmbH kein zentral gesteuertes Handelsunternehmen, sondern eine Einkaufskooperation: Über sie beziehen rund 200 rechtlich selbstständige Unternehmer für insgesamt 402 Standorte Elektro- und Elektronikprodukte zum Verkauf an ihre Kunden.
Diese Struktur gibt den Händlern viel Freiraum, sorgt aber auch für aufwendige Abrechnungsprozesse im Innenverhältnis: „Wir verarbeiten rund 220.000 Belege pro Monat, das sind pro Woche mehrere tausend Rechnungen, die früher alle einzeln gestempelt, kopiert, gescannt und abgelegt werden mussten“, berichtet Michael Reinhardt, Abteilungsleiter der Gesellschafter-IT von expert. „Das verursacht eine Menge – wie ich es gern nenne – Papiergeraschel.“
Suchen, Stempeln, Ablegen kostet Zeit
So gingen die Überlegungen in der Zentrale in Langenhagen, die als Dienstleister für die Gesellschafter agiert, schon vor über zehn Jahren dahin, diese Aufwände mithilfe einer modernen, digitalen Dokumentenmanagement-Lösung zu reduzieren.
Legt man eine Studie der Uni Leipzig zugrunde, nach der die Bearbeitung eines einzigen Belegs vom Eingang bis zur Ablage rund drei Minuten braucht, ist die Zeitersparnis des digitalisierten Prozesses für alle Beteiligten offensichtlich: Bei inzwischen rund 10,5 Millionen Belegen, die seit dem Start der ausgewählten Enterprise Content Management (ECM)-Lösung archiviert wurden, entspräche sie der ungeheuren Menge von rund 65.000 Arbeitstagen.
„Oscar“ weckte hohe Nachfrage
expert entschied sich damals für enaio von Optimal Systems, weil die ECM-Lösung eine hohe Integrationsfähigkeit mit Blick auf die bereits eingeführten Software für Buchhaltung und Warenwirtschaft von Microsoft sowie ein leistungsstarkes Langzeitarchiv mitbrachte – und der Software-Partner sich auf eine Strategie der kleinen Schritte einließ: Im Pilotbetrieb testeten zunächst eine Handvoll Gesellschafter das neue digitale Angebot.
Die Lösung konnte mit zunehmender Nachfrage von anderen Standorten Zug um Zug skalieren. „Wir sind mit enaio gleich gut aus den Startlöchern gekommen und haben das Leistungspaket parallel ständig weiterentwickelt“, erzählt Reinhardt.
Das war für expert nicht nur ein kaufmännisch attraktives Modell, sondern sorgte auch für die nötige Akzeptanz bei den Nutzern: Sie selbst forderten die Teilnahme an der intern liebevoll „Oscar“ (Optimal Systems Content Management Archiv) genannten Lösung ein, sobald sie von ihren Vorteilen aus eigener Anschauung überzeugt waren.
Einfach, digital – und rechtskonform
Obwohl das Ziel, Eingangsrechnungen auf Papier zu scannen und als Datensatz im Warenwirtschaftssystem zu erfassen, schnell umgesetzt war, bestand vor 2016 noch das Problem des Rücklaufs von Rechnungsoriginalen in die einzelnen Gesellschaften.
„Da haben wir eine leistungsfähige ECM-Lösung, und dann schicken wir die Belege per Post oder Fax wieder zurück? Wir wollten das unbedingt anders lösen“, berichtet der Abteilungsleiter der Gesellschafter-IT von expert. Entscheidend dafür war, dass die Bereitstellung der Belege in digitaler Form nach Handels- und Steuerrecht akzeptiert wird.
Hierfür wurden der Prozess und die Langzeitarchivierung von namhaften Wirtschaftsprüfern unter die Lupe genommen – und für gut befunden. „Heute kann man – etwa bei der Erstellung einer BWA oder Kosten-Ergebnisrechnung – in jedes Detail direkt hineinschauen, Beispiel Reisekosten: Man sieht, da gab es eine Hotelbuchung, klickt drauf und sieht sofort den Beleg dazu. Das Gleiche bei der Warenwirtschaft.“
„Geräuschlos, performant und stabil“
Michael Reinhardt kommt fast ins Schwärmen, wenn er vorrechnet, wie viel Zeit und Mühe die Digitalisierung den Mitarbeitenden Monat für Monat erspart hat: „Manchmal kann ich selbst nicht glauben, welche Massen an Belegen wir da verarbeiten, denn alles läuft im Hintergrund einfach völlig geräuschlos mit, performant und stabil.“
Der einzige Wunsch, den er in Bezug auf die expert ECM-Lösung enaio – oder im internen Sprachgebrauch „Oscar“ – noch hat, ist, dass noch mehr Gesellschafter auf den Zug aufspringen. Da diese für den Service bezahlen müssen, lohnt es sich erst ab einem bestimmten Belegaufkommen. Aber: Die Services werden nach wie vor ausgebaut – und mit ihnen wachsen auch die Vorteile der Gesamtlösung.
So startete Anfang des Jahres der neue digitale Zahlungsfreigabeprozess: Nach Eingang digital erfasste Rechnungen werden automatisiert an Markt- und kaufmännische Leitung ausgespielt, die mit einem Klick die Zahlung freigeben können.
Das beschleunigt die Abwicklung und sorgt für transparent dokumentierte Prozesse. Davor wurde die automatisierte E-Mailarchivierung für den Belegversand per E-Mail und damit eine Auflage des Gesetzgebers für den digitalen Austausch von Rechnungen realisiert.
In Zukunft sollen noch weitere Funktionen dazukommen: Reinhardt wünscht sich etwa eine automatisierte Rechnungserfassung, mit der bei der Verarbeitung des Belegs direkt Klassifizierungen vorgenommen und Buchungsvorschläge erzeugt werden. „Das wäre der Autopilot für die Eingangsrechnungsbearbeitung, da möchte ich gerne hin. Gedanklich sind wir hier bereits in den ersten Schritten.“