Audio-, Web- und Videokonferenzen aus der Cloud werden demnach von mehr als 13 Prozent der Unternehmen als Services, die von externen Dienstleistern bereitgestellt werden, eingesetzt. Bei reinen Audio-Konferenzlösungen liegt dieser Anteil noch wesentlich höher.
Der Bedarf an Konferenzanwendungen steigt kontinuierlich
Durch die fortschreitende Digitalisierung und die zunehmenden Bedeutung von Wissensarbeit in einer global vernetzten Wertschöpfung legt die Nachfrage an virtuellen, cloudbasierten Konferenzlösungen weiterhin zu. Schließlich benötigen Unternehmen jeder Größenordnung innovative Werkzeuge für ihre Mitarbeiter, um mit Kollegen, Kunden und externen Partnern effektiv zusammenzuarbeiten. Hinzu kommt, dass bereits heute drei Viertel der Mitarbeiter in deutschen Unternehmen einen signifikanten Teil ihrer Arbeitszeit außerhalb ihrer Büroumgebung verbringen.
Bei der Wahl der Cloud-Konferenzlösung ist eine Strategie gefordert
Die Ergebnisse der Studie zeigen auch auf, dass Audio-, Web- und Videokonferenzen aus der Cloud noch kein Massenprodukt darstellen, das sich nur im Preis unterscheidet – auch wenn dies angesichts der zunehmenden Anzahl an Angeboten und des damit einhergehenden Preiswettbewerbs auf den ersten Blick so erscheint.
Kriterien wie Sicherheit, Qualität, Integrierbarkeit, Skalierbarkeit oder Usability sind erfolgskritisch. Allerdings weisen die untersuchten Lösungsangebote in diesen Punkten entscheidende Unterschiede auf. PAC empfiehlt deshalb, entsprechende Lösungen langfristig und strategisch auszuwählen.
In drei Schritten zu einer strategischen Entscheidung für die richtige Lösung:
- Ermittlung des aktuellen und zukünftigen Bedarfs
Entscheidend dafür, welche Lösung in Betracht gezogen wird, sind die konkreten Einsatzszenarien. So spielt es eine maßgebliche Rolle, ob eine Konferenzlösung als Ergänzung zu anderen Collaboration Tools einzelner Mitarbeiter oder zur Durchführung von strategischen Meetings im gesamten Unternehmen benötigt wird. - Spezifikation und Gewichtung von Auswahlkriterien
Die Aufstellung der relevanten Use Cases bildet den Ausgangspunkt für die Spezifikation und Gewichtung der Auswahlkriterien. - Angebotsvergleich und Tests
Anhand der Kriterien lassen sich relevante Lösungsangebote bewerten. Ein ausführlicher Test der Lösung ist dabei empfehlenswert. Sicher verursacht eine solche strategische Auswahl kurzfristig zusätzlichen Aufwand. Dieser wird jedoch langfristig durch höhere Produktivität und Motivation der Mitarbeiter sowie zufriedene Kunden und Partner mehr als wettgemacht.
Hintergrund zur Studie:
Das Spotlight „Audio-, Web- und Videokonferenzen in der Cloud“ basiert auf der Studie „Arbeitsplätze in der Wolke“. Für diese repräsentative Studie, deren Erstellung von mehreren Sponsoren, darunter Telekom Deutschland, finanziell unterstützt wurde, wurden branchenübergreifend 200 IT-Verantwortliche aus kleinen, mittleren und großen deutschen Unternehmen (ab 20 Mitarbeitern) befragt.