Unter den ungezählten Lösungen, die derzeit im Kontext der Arbeit aus dem Homeoffice verwendet werden, nimmt Microsoft Teams eine besondere Stellung ein. Von Oktober 2019 bis März 2020 stiegen die Zahlen von 32 auf 44 Mio. Nutzer weltweit an. Von Universitäten über die vielen mittel-ständischen Unternehmen bis zum Handwerksbetrieb oder Start-up – sie alle nutzen Teams.
Nicht zuletzt Microsofts Ankündigung, Unternehmen Teams für die nächsten 6 Monate kostenlos zur Verfügung zu stellen, befeuert die Teams-Adaption massiv. Ob ein spontaner Umzug ins Homeoffice oder der Brexit - Szenarien, die eine Migration über Nacht erfordern, laufen nie reibungslos ab.
Auch wenn die Nutzung von Microsoft Teams sich denkbar einfach erschließt, kann bei der unstrukturierten Einführung eines neuen Tools einiges schief gehen. Situationen wie diese kennt der Hamburger IT-Dienstleister Layer2 collaboration works nur zu gut.
Standardmäßig hat zunächst jeder einzelne Nutzer in Teams die Möglichkeit, ein neues Team zu erstellen. Und das tut er in aller Regel auch! Kurzerhand beginnt jeder, aus allen erdenklichen Gründen Teams anzulegen. Die meisten Teams haben am Ende nur einen Nutzer, weil diese zum Beispiel zu Testzwecken erstellt wurden.
Der Anbieter Panopto hat in einer Studie von 2018 ermittelt, dass große US-Firmen 47 Mio. US Dollar durch mangelhaftes Wissensmanagement verlieren, weil Mitarbeiter im Schnitt 5,3 Stunden pro Woche mit dem Warten auf Informationen oder dem Reproduzieren von bereits vorhandenen Ergebnissen verbringen. Dies führt nicht selten zu Frustration und sinkender Motivation.
Genau hier beugt der LinkUp Cube Collaboration von Layer2 vor, der die flexible Migration von unstrukturierten Altdaten − egal ob lokal oder in der Cloud − in eine neue, aufgeräumte SharePoint-Umgebung automatisiert und ein zentrales, vereinfachtes Management von Teams über den Standard hinaus ermöglicht. SharePoint dient dabei als zentrales Intranet, von dem aus alle relevanten Elemente der täglichen Arbeit erreichbar sind.
Durch die nahtlose Integration mit Teams können die Mitarbeiter multimedial kommunizieren und gemeinsam an Projekten arbeiten. Das Stichwort für ein effizientes Management von Teams lautet Teams Lifecycle Management. Jedes projektbezogene Team folgt einem bestimmten Lebenszyklus, von der Gründung zu Beginn eines Projekts, über die Laufzeit des Projekts bis zum Abschluss und dem Vorhalten wichtiger Ergebnisse im Nachhinein.
Genau diesen Lebenszyklus managt der LinkUp Cube, indem er die Channel-Struktur und die Gestaltung der SharePoint-Seite vereinheitlicht. Somit wird ein strukturierter Prozess für die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Teams eingeführt. Die Umgebung ist von Anfang an aufgeräumt und bleibt es auch.
Der LinkUp Cube Collaboration bei innogy Consulting im Einsatz
Für das international tätige Beratungsunternehmen innogy Consulting führte Layer2 seinen LinkUp Cube Collaboration ein, der den Standard von Microsoft sinnvoll ergänzt. Das Projektvorgehen setzte wie in jedem modernen Software-Projekt auf Workshops, in denen mögliche Lösungen vorgestellt und die Anforderungen von innogy Consulting erfasst wurden.
Bei innogy Consulting ist die Zahl an Projekten, die parallel laufen, groß. Zentrale Herausforderung des Projekts war also die Abbildung der vorhandenen, bibliotheksartigen Ablage und die projektbezogene Verschlagwortung von Dokumenten, um deren Auffindbarkeit zu verbessern.
Wie innogy Consulting mit Teams arbeitet
Teams hat sich längst zur zentralen Office-App von Microsoft entwickelt. Teams ermöglicht durch fortlaufend hinzugefügte Features völlig neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und lässt sich dennoch flexibel an die wandelnden Anforderungen eines dynamischen Unternehmens anpassen.
Dazu Inga Schmidt, Head of Knowledge Management and Research bei innogy Consulting: „Im Moment konzentrieren wir uns auf interne Teams, das heißt, 95% unserer Teams werden intern genutzt und nur 5% der Teams für die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Das liegt vor allem daran, dass wir uns bei der Einführung für ein zweistufiges Modell entschieden haben.”
„Wir sind uns bewusst, dass dieser neue digitale Arbeitsplatz nicht nur technische Veränderungen mit sich bringt, sondern auch einen kompletten Mindshift hinsichtlich der generellen Arbeitsweise braucht, um erfolgreich zu sein. Nur, wenn bei unseren Beratern die Nutzung von Teams für die Projektarbeit zur Selbstverständlichkeit geworden ist, kann auch die Einbindung von Partnern und Kunden nahtlos klappen.”
Diese grundsätzlichen Regelungen beugen einem Chaos bei der für Teams-Einführung vor:
- Wer darf ein Team anlegen?
Empfehlenswert ist zum Beispiel, diese Berechtigung nur Abteilungsleitern oder der Projektleitung zuzuweisen.
- Wie sollte das Team benannt werden?
Benennungsrichtlinien können erst mit einer Azure AD Premium P1 Lizenz festgelegt werden. Trotzdem helfen ganz simple Namenskonventionen schon enorm, zum Beispiel Projektteams mit einem P beginnen zu lassen und Abteilungsteams mit einem A.
- Dürfen Gäste eingeladen werden?
Dieses Feature ist nur grundsätzlich zu regeln, also entweder oder! Sobald Externe eingeladen werden dürfen, ergeben sich Fragen zum Datenschutz und zur Compliance, die unbedingt beantwortet werden müssen. Der LinkUp Cube Collaboration erlaubt ein granulares Management von externen Teammitgliedern pro Teamraum.
- Wie ist der Teams-Lifecycle?
Ein Team durchläuft verschiedene Phasen: Gründung und Einrichtung, Nutzung, Inaktivität – in jedem Fall sollte festgelegt werden, wann die Inhalte eines Teams archiviert und das Team möglicherweise gelöscht werden sollte. Im Standard von Office 365 geht das leider nur manuell, eine Lücke, die der LinkUp Cube schließt.