Mit einer professionellen Enterprise Search-Lösung können Unternehmen ihren ständig wachsenden Fundus an Daten, Dokumenten und Texten effizient erschließen. Durch den erleichterten Zugang zu Informationen verschaffen sie sich einen erheblichen Wettbewerbsvorteil. Die Einführung einer solchen Lösung ist aber ein Projekt, das auch Herausforderungen mit sich bringt - und sollte deshalb gut durchdacht sein.
Der Search-Spezialist IntraFind erläutert acht Aspekte, die es zu beachten gilt.
- Alle Nutzergruppen und Stakeholder berücksichtigen. Unternehmen sollten von Anfang an verschiedene Suchszenarien für die unterschiedlichen Nutzerkreise auf dem Schirm haben. So gibt es etwa Power User, die die Suche jeden Tag verwenden und sich ihr Such-Dashboard vielleicht sogar als Startseite im Browser einrichten. Andere Anwender dagegen werden die Suche weniger oft aufrufen. Zudem gilt es, abteilungsspezifische Unterschiede abzudecken. Als wichtiger Stakeholder sollte außerdem auch der Betriebsrat mit seinen Themen frühzeitig eingebunden werden.
- Externe Quellen nicht vergessen. Unternehmen sollten sicherstellen, alle für die Mitarbeiter relevanten Datenquellen abzudecken. Dabei können auch externe Quellen sinnvoll sein wie Social Media-Plattformen oder die Inhalte von Fachinformationsanbietern.
- Komplexität nicht unterschätzen. Je mehr Datenquellen eingebunden werden, desto komplexer wird die technische Seite des Projekts. Die verschiedenen Datensilos müssen angebunden werden und der indizierungs- und suchseitige Zugriff auf ihre Inhalte muss schnell, rechtegeprüft und updatefähig erfolgen. Das erfordert eine entsprechende Konzeption.
- Klein anfangen. Am besten implementieren Unternehmen die Lösung deshalb erst einmal in einem kleinen Rahmen und binden zunächst nur wenige Datenquellen an. Dafür bietet sich besonders das Dateisystem an. Hier schlummert in der Regel ein nicht unerheblicher Teil des Unternehmenswissens und eine performante Suche schafft dadurch bereits für viele Mitarbeiter einen großen Mehrwert. Die Unternehmen können dann Erfahrungen sammeln und die Lösung Schritt für Schritt auf weitere Datenquellen ausweiten.
- Projekt intern vermarkten. Um einen erfolgreichen Produktivstart zu unterstützen, sollten Unternehmen aktiv für die neue Lösung werben. Dafür bieten sich etwa Anzeigen und Erklärvideos im Intranet oder Beiträge in internen Newslettern und Videos an, aber auch Preisausschreiben, bei denen die User bestimmte Suchfunktionen ausprobieren müssen. Die beste Suche ist sinnlos, wenn sie von den Mitarbeitern nicht genutzt wird.
- „Peer User“ installieren. Zudem ist es ratsam, zusätzlich zum IT-Support, pro Abteilung einen „Peer User“ zu benennen, der als direkter Ansprechpartner für anfängliche Fragen von vielleicht eher nicht IT-affinen Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung steht. Diese Peer User können dafür sorgen, dass die Nutzer die Möglichkeiten und Potenziale der neuen Lösung „hands on“ schnell kennenlernen. Damit leisten sie einen wichtigen Beitrag für die Anwenderakzeptanz und -zufriedenheit.
- „Search Competence Center“ aufsetzen. Darüber hinaus hat es sich bewährt, ein unternehmensweites „Search Competence Center“ einzurichten. Oft reicht hierfür bereits eine einzige Person aus, die sich um die fachliche Administration kümmert. Indem sie beispielsweise zentral Suchanfragen analysiert, die keine Treffer liefern, und gegebenenfalls Synonyme einpflegt, muss das „Such-Rad“ nicht in jeder Abteilung neu erfunden werden.
- Landesgesellschaften einbeziehen. Was ebenfalls nicht vergessen werden darf, sind gegebenenfalls die spezifischen Anforderungen internationaler Standorte. Zum einen sollten die Suchoberflächen natürlich in den jeweiligen Sprachen angeboten werden. Zum anderen sind aber auch Reiseszenarien zu berücksichtigen. Bei einem deutschsprachigen Anwender etwa, der sich in der japanischen Niederlassung mit seinem Rechner anmeldet, sollte die deutsche Suchmaske erscheinen.
„Bei der Einführung einer Enterprise Search-Lösung sollten immer die Anwender im Mittelpunkt stehen“, fasst Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG, zusammen. „Je besser Unternehmen ihre Anwender kennen und je mehr sie über ihre tägliche Arbeit wissen, desto besser können sie auch die Anforderungen abschätzen, die sie an die neue Unternehmenssuchmaschine stellen. Die erhöhte Sucheffizienz, schnellere Reaktionszeiten und der erweiterte Zugriff auf den Wissensschatz des Unternehmens sorgen dann für messbare finanzielle Vorteile sowie einen schnellen Return on Investment der Suchlösung.“