Mit dem Eintritt der Generation Z in den Arbeitsmarkt wird der Digital Workplace im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter entscheidend sein. Die GenZ setzt voraus, an ihrem Arbeitsplatz Technologien vorzufinden, mit denen sie problemlos kommunizieren, sich vernetzen und Informationen beschaffen kann.
IntraFind definiert fünf Aspekte, die den Digital Workplace ausmachen:
1. Zentrale Arbeitsplattform bündelt die einzelnen Programme
Der ideale Digital Workplace ist eine zentrale Informations- und Arbeitsplattform, die Daten aus allen eingesetzten Software-Systemen zusammenführt. Durch zusätzliche Applikationen kann die Plattform an die individuellen Anforderungen der Unternehmen angepasst werden.
Gleichzeitig erhält jeder Mitarbeiter ein personalisiertes Dashboard, in dem er alle relevanten Funktionen findet. Die Arbeiten erledigt er direkt aus dem Dashboard, das umständliche Wechseln zwischen den Programmen entfällt.
Damit Mitarbeiter bei der aktiven Suche nach Informationen und Dokumenten nicht jede Quelle separat durchsuchen müssen, ermöglichen Enterprise-Search-Lösungen, vom Portal ausgehend, alle angebundenen Applikationen und Datenquellen zu durchsuchen.
2. Abteilungsübergreifendes Arbeiten statt Silodenken
Der Digital Workplace rückt die Zusammenarbeit von Menschen in Teams, Projekten oder Gruppen im virtuellen Raum ins Zentrum. Social-Collaboration-Tools sorgen dabei für eine übersichtliche Gestaltung und Organisation der Kommunikation. Hier können auch Dokumente mit den berechtigten Kollegen geteilt werden.
Es geht hier jedoch nicht nur um die technische Plattform, sondern um die Art und Weise, wie Mitarbeiter zusammenarbeiten. Erfolgreiche Pilotprojekte, automatisierte Hilfesysteme oder Erklärvideos etwa tragen dazu bei, Vorbehalte abzubauen. Zudem muss das Management den Wandel vorleben, dient den Mitarbeitern als Vorbild.
3. Ergebnisse sind wichtiger als physische Präsenz
Der Digital Workplace unterstützt flexible Arbeitsweisen wie Home Office durch Zentralisierung der Informationen. Mitarbeiter können auf diese Weise dort arbeiten, wo sie sich wohl fühlen und produktiv sind. Das steigert sowohl die Zufriedenheit als auch die Motivation.
Unternehmen profitieren nicht nur von den Vorteilen im Wettbewerb um die vielversprechendsten Talente, sondern auch von der gesteigerten Effizienz und Produktivität der Angestellten. Damit rückt der digitale Arbeitsplatz das Ergebnis der Arbeit statt die physische Präsenz in den Fokus.
4. Künstliche Intelligenz unterstützt den Mitarbeiter
Künstliche Intelligenz kann im Digital Workplace Routineaufgaben übernehmen, indem sie Informationen aus Dokumenten, Nachrichten und weiteren Quellen ausliest und eigenständig weiterverarbeitet, beispielsweise indem sie eingehende E-Mails aus einem Sammelpostfach an den zuständigen Kollegen weiterleitet. Aus dem Verhalten und den Entscheidungen der Mitarbeiter lernt sie dazu und reagiert im Wiederholungsfall automatisch.
Mitarbeiter werden so entlastet und können sich stärker auf ihre eigentlichen Arbeiten fokussieren. Enterprise-Search-Anwendungen setzen darüber hinaus beispielsweise auf Natural Language Processing (NLP), reichern die Suchergebnisse automatisch mit weiterführenden Informationen an oder organisieren die Trefferliste auf Grundlage von nutzungsbasierter Relevanz.
5. Datensicherheit ist entscheidend
Ein ganzheitliches Sicherheitskonzept ist im Digital Workplace unerlässlich. Bei einer Enterprise-Search-Lösung können Mitarbeiter beispielsweise durch Rechteprüfung nur die Informationen einsehen, auf die sie Zugriffsrechte haben. Darüber hinaus helfen Lösungen wie Identity-and-Access-Management-Lösungen (IAM) Unternehmen bei der Verwaltung der Zugriffsrechte auf Daten, sodass sie nachvollziehen können, wer wann auf welche Informationen zugreift.
Zudem müssen sie die Daten auf dem Server selbst und auch während des Transports verschlüsseln. Des Weiteren sorgen etwa Container-Lösungen für die Sicherheit auf mobilen Endgeräten. Diese Vorgehensweise sichert Unternehmen vor Datenlecks oder vorsätzlichem Datendiebstahl ab.